Datenschutzerklärung für app.skillent.de

Stand: 04.11.2026

1. Verantwortlicher

SoftwareGenie24 UG (haftungsbeschränkt)
Mauernstraße 33
38100 Braunschweig
Deutschland

Vertreten durch den Geschäftsführer Julien Giesemann. Amtsgericht Braunschweig, HRB 211248.

Datenschutzanfragen: support@softwaregenie24.de
Sicherheitsmeldungen: security@softwaregenie24.de
Telefon: +49 531 42879479

2. Wofür diese Erklärung gilt

Skillent ist eine Anwendung für die Verwaltung der Berufsausbildung: Berichtsheft, Ausbildungsnachweise, Aufgaben, Bewertungen, Abwesenheiten und Zeugnisse. Je nach Tarif und eingeschalteten Modulen kommen Einsatz- und Schichtplanung, die Erfassung von Arbeitszeiten, Nachrichten zwischen den Benutzern eines Mandanten, das Onboarding neuer Auszubildender, das Prüfungspaket für die Kammer, automatisierte Abläufe und Auswertungen, die Übermittlung an Systeme des Betriebs über Schnittstellen und Webhooks sowie die Verwaltung von Bewerbungen hinzu. Unter app.skillent.de betreiben wir eine gemeinsame Installation, in der jeder Betrieb in einem eigenen, getrennten Bereich arbeitet. Wir nennen diesen Bereich Mandanten; in der Anwendung heißt er Organisation.

Diese Erklärung gilt für app.skillent.de. Für andere Adressen gilt sie nicht: Was wir auf der Produktseite skillent.de verarbeiten, steht in der Datenschutzerklärung dieser Seite.

Es gibt zwei Arten von Mandanten, und davon hängt ab, wer für ihre Inhalte verantwortlich ist.

Für die Inhalte des Mandanten eines Betriebs ist der Betrieb verantwortlich, der ihn registriert hat. Wir verarbeiten sie nur im Auftrag des Betriebs und nach seiner Weisung; Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Über die Verarbeitung in seinem Mandanten informiert der Betrieb selbst, dafür gilt seine Datenschutzerklärung.

Legt eine Auszubildende oder ein Auszubildender ohne Betrieb einen eigenen Mandanten an, gibt es dort keinen Betrieb. Für die Inhalte dieses Mandanten sind wir selbst verantwortlich, und dafür gilt diese Erklärung; Der Abschnitt zu den Inhalten, die Sie in Skillent eintragen, beschreibt diese Verarbeitung. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt es dafür nicht.

Für unsere eigenen Zwecke verarbeiten wir die Anmeldung eines Mandanten, das Vertrags- und Abrechnungsverhältnis mit dem Betrieb, die Angaben in unserer Verwaltungsplattform, die technischen Protokolle des Aufrufs und die Maßnahmen gegen Missbrauch. Dafür sind wir verantwortlich, und dafür gilt diese Erklärung.

Im Auftrag des Betriebs verarbeiten wir die Konten in seinem Mandanten mit ihren Rollen und Anmeldevorgängen, das Auditprotokoll des Mandanten und die E-Mails, die aus den Funktionen des Mandanten heraus versendet werden. Verantwortlich dafür ist der Betrieb. Die Abschnitte zum Konto und zur Anmeldung, zum E-Mail-Versand und zu den Protokolldaten beschreiben diese Verarbeitungen trotzdem, damit Sie wissen, was in der Anwendung geschieht; die Information nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO schuldet Ihnen dafür der Betrieb.

Arbeiten Sie im Mandanten eines Betriebs, zeigt die Anwendung an, welcher Betrieb dafür verantwortlich ist, mit seinem Namen; Anschrift, Kontakt und seine Datenschutzerklärung, soweit er sie dort hinterlegt hat. Sind Sie unsicher, an wen Ihre Anfrage gehört, oder finden Sie die Angaben nicht, wenden Sie sich an uns; wir sagen Ihnen, an welchen Betrieb sie geht, und leiten sie weiter. Diese Angabe erscheint auch auf der Karriereseite eines Betriebs und im Bewerberportal.

3. Registrierung

Für die Anmeldung eines Mandanten verarbeiten wir die Angaben, die im Registrierungsformular erhoben werden: den Namen, den die registrierende Person angibt, ihre E-Mail-Adresse und das gewählte Passwort, bei der Anmeldung eines Betriebs dessen Namen und bei der Anmeldung ohne Betrieb den Ausbildungsberuf sowie Beginn und Ende der Ausbildung. Freiwillig können Sie dabei Ihren Ausbildungsbetrieb, den Namen Ihrer Ausbilderin oder Ihres Ausbilders und Ihre Berufsschule angeben. Dazu kommen der Zeitpunkt und die Netzadresse der Anmeldung. Das Passwort speichern wir nur als Prüfwert, nie im Klartext.

Wer sich ohne Betrieb als Auszubildende oder Auszubildender anmeldet, wird gefragt, ob er 18 Jahre oder älter ist. Diese Selbstanmeldung setzt Volljährigkeit voraus: Wird die Frage verneint, kommt keine Anmeldung zustande, und die eingegebenen Angaben werden nicht gespeichert. Wird sie bejaht, bewahren wir die Antwort mit den Vertragsunterlagen auf; sie ist unsere Grundlage für die Annahme, dass der Vertrag wirksam geschlossen ist. Einen Nachweis des Alters verlangen und prüfen wir nicht. Geben Sie einen Ausbildungsbetrieb an, wird dieser dadurch nicht selbst Mandant und erhält keinen Zugang; die Angabe steht allein in Ihrem Mandanten.

Die Registrierung findet in der Anwendung statt. Ein Link auf der Produktseite führt dorthin; die Registrierungsangaben werden nicht über die Produktseite erhoben und nicht von ihr an uns weitergegeben.

Wir senden an die angegebene Adresse eine Nachricht mit einem Bestätigungscode. Ein Mandant entsteht erst, wenn die Adresse mit diesem Code bestätigt ist. Wird sie nicht innerhalb von sieben Tagen bestätigt, löschen wir die Registrierung mit allen dazu erhobenen Angaben.

Damit niemand über dieselbe Adresse, dieselbe Netzadresse oder denselben Betrieb beliebig viele Registrierungen anlegen kann, zählen wir die Versuche. Dafür speichern wir nicht diese Angaben selbst, sondern nur einen Prüfwert daraus. Ist der Mandant angelegt, löschen wir die Angaben aus der Registrierung; die Prüfwerte löschen wir spätestens 24 Stunden danach. Ausbildungsberuf, Beginn und Ende der Ausbildung und die freiwilligen Angaben werden dabei nicht gelöscht, sondern als Ausbildungsgang in Ihren Mandanten übernommen; dort können Sie sie ändern. Wird die Adresse nicht bestätigt, verschwinden sie mit der Registrierung nach sieben Tagen.

Erhalten bleibt, welchen Text Sie angenommen haben: der Zeitpunkt und ein Prüfwert der Fassung der Nutzungsbedingungen und, bei der Anmeldung eines Betriebs, des Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Jede angenommene Fassung bleibt abrufbar. Erhalten bleiben außerdem der Kalendertag, an dem die Registrierung abgesendet wurde, und der Zeitpunkt, an dem die Adresse bestätigt wurde. Vom Tag des Absendens hängt ab, wie lange ein Betrieb den Dienst zum Einstieg im größten Umfang testen kann. Diese Angaben gehören zu den Vertragsunterlagen; wie lange wir sie aufbewahren, steht im Abschnitt zur Speicherdauer.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO, weil die Registrierung der Begründung des Nutzungsverhältnisses dient. Für die Bestätigung der Adresse und die Begrenzung von Missbrauch stützen wir uns zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht daran, dass keine Mandanten mit fremden oder erfundenen Adressen entstehen.

Für die freiwilligen Angaben stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO, soweit sie Ihren eigenen Ausbildungsgang betreffen. Geben Sie den Namen Ihrer Ausbilderin oder Ihres Ausbilders an, verarbeiten wir die Angaben dieser Person auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO: Unser berechtigtes Interesse und Ihres bestehen darin, dass Ihr Ausbildungsnachweis die Angaben trägt, die er nach den Anforderungen der zuständigen Stelle enthalten muss. Wir verwenden den Namen allein dafür, geben ihn nicht weiter und führen ihn nicht über Ihren Mandanten hinaus zusammen. Diese Person kann der Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen; eine Nachricht an support@softwaregenie24.de genügt.

Die Pflichtangaben des Formulars sind erforderlich; ohne sie können Sie die Registrierung nicht absenden. Die freiwilligen Angaben können Sie weglassen, und Sie können sie später in der Anwendung ergänzen, ändern oder entfernen. Eine Anschrift wird dabei nicht erhoben; sie kommt erst hinzu, wenn ein bezahlter Tarif bestellt wird.

Wer einen Betrieb registriert, muss dazu berechtigt sein. Wir verarbeiten die Angaben zu dieser Person als Ansprechpartner des Betriebs. Ist der Betrieb selbst unser Vertragspartner, ist Rechtsgrundlage dafür Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht daran, für das Nutzungsverhältnis eine erreichbare und bestätigte Ansprechstelle zu haben. Ist die Person selbst unser Vertragspartner, etwa bei einem Einzelunternehmen, gilt Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO.

4. Konto und Anmeldung

Für Ihr Konto verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Berechtigungen und die Angaben, die Sie selbst ergänzen. Das Passwort speichern wir nicht im Klartext, sondern als Prüfwert nach dem Verfahren Argon2. Richten Sie eine Anmeldung in zwei Schritten ein, speichern wir das dafür nötige Geheimnis verschlüsselt oder, bei einem Passkey, den zugehörigen öffentlichen Schlüssel.

Die Anmeldung über den eigenen Anmeldedienst einer Organisation ist derzeit nicht freigeschaltet. Sobald sie es ist und Ihre Organisation sie eingerichtet hat, melden Sie sich dort an. Wir erhalten von diesem Dienst die Kennung Ihres Kontos bei ihm, Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Anzeigenamen, bei Microsoft Entra zusätzlich die Objekt- und Verzeichniskennung Ihres Kontos und bei Google die Domänenangabe. Daraus speichern wir die Verknüpfung Ihres Kontos mit dieser Kennung. Zugriffs- oder Erneuerungstoken dieses Dienstes speichern wir nicht, und einen Abgleich des Verzeichnisses Ihrer Organisation gibt es nicht. Verknüpfen Sie ein bestehendes Konto zum ersten Mal, verlangen wir dafür Ihr Passwort und, wenn eingerichtet, Ihren zweiten Faktor. Die Verknüpfung löschen wir zusammen mit Ihrem Konto. Gehört diese Anmeldung nicht zum Tarif Ihrer Organisation oder ist sie abgeschaltet, melden Sie sich mit dem Passwort an.

Bei jeder Anmeldung entstehen Zeitpunkt, Ergebnis und Netzadresse. Wir nutzen diese Angaben, um fehlerhafte Anmeldeversuche zu begrenzen und unberechtigte Zugriffe zu erkennen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b und Buchstabe f DSGVO.

5. Inhalte, die Sie in Skillent eintragen

Dieser Abschnitt gilt nur für den Mandanten einer Auszubildenden oder eines Auszubildenden ohne Betrieb. Für die Inhalte eines Betriebsmandanten ist der Betrieb verantwortlich; dazu steht alles im Abschnitt, wofür diese Erklärung gilt.

Wir verarbeiten die Einträge Ihres Berichtshefts, die Zeiten, die Tätigkeitsbeschreibungen, die hochgeladenen Dateien und die daraus erzeugten Nachweise ausschließlich, um Ihnen die Anwendung bereitzustellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO.

Wir sehen Ihre Inhalte nicht an, um sie auszuwerten. Ein Zugriff zur Unterstützung findet nur statt, wenn Sie ihn freigeben; er ist befristet und wird protokolliert.
Wir geben Ihre Inhalte nicht von uns aus an einen Betrieb, an Ihre Schule oder an Ihre Kammer weiter. Wollen Sie Ihre Nachweise dort vorlegen, exportieren Sie sie selbst. Eine Ausnahme machen Sie selbst: Laden Sie Ihre Ausbilderin oder Ihren Ausbilder zum Abzeichnen ein, sieht diese Person die eingeladenen Wochen. Was dabei passiert, steht im Abschnitt zur Abzeichnung durch Ihre Ausbilderin oder Ihren Ausbilder.
Wir verwenden Ihre Inhalte nicht für Werbung, nicht für Marktforschung und nicht, um damit Modelle künstlicher Intelligenz zu trainieren. Die Anwendung enthält keine Funktion künstlicher Intelligenz.
Bitte tragen Sie über andere Personen nur das ein, was für Ihren Nachweis nötig ist, und keine Angaben zu Gesundheit, Religion oder Herkunft.

Für Angaben zur Gesundheit ist in dieser Installation kein Feld vorgesehen. Eine Krankmeldung trägt nur Art, Zeitraum und Status; ein Freitextfeld für den Grund, für einen Prüfvermerk oder für eine Rücknahme gibt es dort nicht, und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen können nicht hochgeladen werden.

Neben dem Berichtsheft stehen in Ihrem Mandanten weitere Bereiche offen, in denen Sie selbst eintragen: Ihr Kalender, Ausbildungsaufgaben, die Prüfungsplanung mit Termin, Ergebnis, Punkten und Note, Ausbildungsgespräche, Schulungen und Wissenschecks. Dazu kommen die Angaben zu Ihrem Ausbildungsgang – Ausbildungsberuf, Beginn und Ende der Ausbildung, Ausbildungsbetrieb, Name Ihrer Ausbilderin oder Ihres Ausbilders und Berufsschule –, die auf dem Deckblatt Ihres Berichtshefts erscheinen und die Sie in Ihrem Profil ändern können. Was Sie dort eintragen, verarbeiten wir wie die Einträge des Berichtshefts: nur, um Ihnen die Anwendung bereitzustellen.

Funktionen, die ein Ausbildungsverhältnis in einem Betrieb voraussetzen, stehen in Ihrem Mandanten nicht zur Verfügung: Beurteilungen, Beurteilungskriterien, Noten, das Feedback aus mehreren Perspektiven, das Modul zum Jugendarbeitsschutz, Ausbildungszeugnisse und die Verwaltung von Bewerbungen. Daten dieser Art entstehen dort also nicht. Die Note, die Sie selbst zu einem Prüfungstermin eintragen können, bleibt bei diesem Termin; in das Notenmodul wird sie nicht übernommen.

Wie lange wir Ihre Inhalte aufbewahren, steht im Abschnitt zur Speicherdauer.

6. Abzeichnung durch Ihre Ausbilderin oder Ihren Ausbilder

Dieser Abschnitt gilt für Mandanten von Auszubildenden ohne Betrieb. Für die Durchsicht Ihrer Wochen durch die Person, die Ihre Ausbildung betreut, gibt es zwei Wege: Sie laden sie zum Abzeichnen ein, ohne dass sie ein Konto bei uns braucht, oder Sie lassen eine Woche auf Papier unterschreiben und vermerken das in der Anwendung.

Was Sie dafür angeben. Den Namen und die E-Mail-Adresse dieser Person und ihre Rolle, die Sie aus einer festen Liste wählen — ein Freitextfeld gibt es dafür nicht. Wir senden an diese Adresse einen Link, der nur die von Ihnen eingeladenen Wochen zeigt, nur für eine begrenzte Zeit gilt und an die Fassung dieser Wochen gebunden ist. Ändern Sie eine Woche nach der Einladung, verfällt der Link für diese Woche.

Was dabei entsteht. Wird abgezeichnet, speichern wir die Rolle, den Namen, den die abzeichnende Person einträgt, den Zeitpunkt, einen Prüfwert über die abgezeichnete Fassung und die Netzadresse des Aufrufs, dazu die E-Mail-Adresse, an die der Link gegangen ist. Wird eine Woche mit Kommentar zurückgegeben, speichern wir diesen Kommentar. Die Abzeichnung erscheint in Ihrem Ausbildungsnachweis, dort mit dem Zusatz, dass sie über einen Link erteilt wurde.

Rechtsgrundlage. Für den Versand des Links und die Abzeichnung ist das Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Das berechtigte Interesse ist Ihres und unseres: Sie brauchen die Durchsicht Ihres Ausbildungsnachweises, und nach § 14 Absatz 2 des Berufsbildungsgesetzes hat die ausbildende Seite den Nachweis durchzusehen. Für Sie selbst ist die Grundlage Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO, weil die Funktion Teil des Nutzungsverhältnisses ist.

Was wir nicht prüfen. Wir prüfen nicht, wer den Link tatsächlich benutzt. Die Abzeichnung belegt, dass der Link an die angegebene Adresse gegangen ist und von dort benutzt wurde — nicht die Identität der Person. Geben Sie die Adresse deshalb richtig an und leiten Sie den Link nicht weiter.

Was die eingeladene Person erfährt. Die eingeladene Person bekommt die Information über diese Verarbeitung mit der Einladung und beim Aufruf des Links. Sie sieht nur die eingeladenen Wochen, nicht Ihr übriges Berichtsheft, nicht Ihr Konto und keine anderen Mandanten.

Wenn Sie zum Abzeichnen eingeladen wurden. Dann gilt dieser Abschnitt für Sie, und dieser Absatz betrifft Sie unmittelbar. Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse haben wir nicht von Ihnen, sondern von der auszubildenden Person; Art. 14 DSGVO verlangt, dass wir Sie darüber informieren, und das tun wir mit der Einladung und auf der Seite, die der Link öffnet. Verantwortlich sind wir, nicht die auszubildende Person; unsere Anschrift steht im Abschnitt zum Verantwortlichen. Ein Nutzungsverhältnis mit uns entsteht dadurch nicht, und ein Konto brauchen Sie nicht. Sie können den Link einfach nicht benutzen — dann zeichnen Sie nicht ab, und wir löschen Ihre Adresse mit dem Ablauf des Links. Sie können der Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen und uns unter support@softwaregenie24.de bitten, Ihre Adresse zu entfernen und keine weitere Einladung zu schicken; dem kommen wir nach. Damit das auch für künftige Einladungen wirkt, ohne dass wir eine Liste Ihrer Adresse führen, tragen wir in der Anwendung nur einen Prüfwert Ihrer Adresse ein; weitere Einladungen an sie scheitern dann. Die Adresse selbst steht in keinem Protokoll. Möchten Sie später wieder eingeladen werden können, genügt eine Nachricht an dieselbe Adresse; dann nehmen wir den Prüfwert von der Liste. Was mit dem Widerspruch gelöscht wurde, kommt dadurch nicht zurück. Ihre Nachricht an uns bleibt dagegen in unserem E-Mail-Verkehr; was damit geschieht, steht im Abschnitt zum E-Mail-Versand. Eine Abzeichnung, die Sie erteilt haben, nehmen wir dagegen nicht zurück: Sie ist der Nachweis, dass die Woche durchgesehen wurde, und der Ausbildungsnachweis der auszubildenden Person wäre ohne sie unvollständig. Das ist der zwingende schutzwürdige Grund, den Art. 21 Absatz 1 DSGVO dafür verlangt.

Wie lange das bleibt. Einen nicht benutzten Link und die dazu gespeicherte Adresse löschen wir, wenn er abgelaufen ist. Eine Adresse für weitere Einladungen bewahren wir nicht auf: Jede Einladung verlangt die Adresse neu. Eine erteilte Abzeichnung bleibt dagegen bestehen, solange Ihr Ausbildungsnachweis besteht — sie ist der Nachweis, dass die Woche durchgesehen wurde, und ohne sie wäre er unvollständig. Mit der Löschung Ihres Mandanten verschwindet auch sie. Die Netzadresse eines solchen Aufrufs löschen wir nach sieben Tagen; für den Nachweis genügen Rolle, Name, Zeitpunkt und Prüfwert.

Nach einem Widerspruch. Widerspricht die eingeladene Person, entfernen wir ihre E-Mail-Adresse auch an einer erteilten Abzeichnung. Dort bleiben dann die Rolle, der Name, der Zeitpunkt, der Prüfwert über die abgezeichnete Fassung und ein Prüfwert der Adresse. Aus dem Prüfwert lässt sich die Adresse nicht zurückrechnen; wird sie uns genannt, können wir damit noch bestätigen, dass der Link an sie gegangen ist. Das ist der Nachweis, auf dem die Abzeichnung beruht, und ohne diesen Rest wäre der Satz oben — die Abzeichnung belegt, dass der Link an die angegebene Adresse gegangen und von dort benutzt worden ist — nicht mehr belegbar.

Unterschrift auf Papier. Statt einzuladen können Sie eine Woche ausdrucken, auf Papier unterschreiben lassen und die Unterschrift in der Anwendung vermerken. Wir speichern dafür Ihren Namen aus Ihrem Konto, den Zeitpunkt des Vermerks und die Fassung der Woche, die Sie ausgedruckt haben; die Woche ist danach gesperrt. Das unterschriebene Blatt können Sie einscannen und zu dem Vermerk legen — das ist freiwillig, und der Vermerk gilt auch ohne. Einen hochgeladenen Scan prüfen wir wie jeden Anhang auf Schadsoftware und speichern ihn wie die übrigen Dateien Ihres Berichtshefts. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO. Nehmen Sie den Vermerk mit einer Begründung zurück, wird die Woche wieder ein Entwurf; der zurückgenommene Vermerk bleibt mit Ihrer Begründung und dem Scan im Verlauf der Woche, damit nachvollziehbar bleibt, was vorher galt. Mit der Woche und mit Ihrem Mandanten verschwindet beides, der Scan auch aus unserem Dateispeicher.

Wenn Sie auf Papier unterschrieben haben. Dann enthält der Scan Ihre Unterschrift und den Namen, den Sie darauf geschrieben haben, und dieser Absatz betrifft Sie unmittelbar. Diese Angaben haben wir nicht von Ihnen, sondern von der auszubildenden Person, und wir haben keinen Weg, Sie selbst zu erreichen — deshalb informieren wir Sie an dieser Stelle; Art. 14 Absatz 5 Buchstabe b DSGVO sieht das so vor. Verantwortlich sind wir, nicht die auszubildende Person; unsere Anschrift steht im Abschnitt zum Verantwortlichen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO: Das berechtigte Interesse der auszubildenden Person und unseres besteht darin, dass sie die Durchsicht ihres Ausbildungsnachweises belegen kann, und nach § 14 Absatz 2 des Berufsbildungsgesetzes hat die ausbildende Seite den Nachweis durchzusehen. Wir werten Ihre Unterschrift nicht aus und vergleichen sie mit nichts; wir prüfen auch nicht, ob und von wem unterschrieben wurde — der Vermerk ist die Erklärung der auszubildenden Person. Der Scan ist nur in ihrem Mandanten abrufbar, und wir geben ihn von uns aus an niemanden weiter. Sie können der Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen; eine Nachricht an support@softwaregenie24.de genügt. Den Scan entfernen wir dann aus dem Mandanten und aus unserem Dateispeicher; der Vermerk selbst bleibt, weil er der Nachweis der Durchsicht ist. Dass er auf einen Widerspruch hin entfernt wurde, halten wir am Vermerk fest und zeigen es der auszubildenden Person mit der Bitte, ihn nicht erneut hinzuzufügen; ohne diesen Hinweis würde sie ihn erneut hochladen. Geschieht das doch, genügt eine weitere Nachricht.

7. Tarif, Nutzungsumfang und Abrechnung

Zu jedem Mandanten verarbeiten wir in unserer Verwaltungsplattform seinen Status, den Tarif, die Gültigkeit der Lizenz, die Zahl der Benutzer und Auszubildenden, den belegten Speicher und die Angabe, ob ein Sperrvermerk im Mandanten die Beendigung verhindert — ja oder nein, ohne Einzelheiten dazu. Dazu kommen drei Zeitangaben: der Kalendertag, an dem die Registrierung abgesendet wurde, der Zeitpunkt, an dem die Adresse bestätigt wurde, und der Zeitpunkt, an dem der Mandant angelegt wurde. Läuft eine Beendigung, kommt hinzu, ob sie aus dem Mandanten selbst ausgegangen ist und ab welchem Tag physisch gelöscht wird. Dazu kommt die Art des Mandanten — für einen Betrieb oder für eine Auszubildende oder einen Auszubildenden ohne Betrieb. Bei einem Mandanten eines Betriebs kommen dessen Name und die bestätigte Kontaktadresse der registrierenden Person hinzu; bei einem Mandanten ohne Betrieb werden weder der Name des Mandanten noch eine Kontaktadresse dorthin übertragen.

Für die Abrechnung kommen hinzu: je Kalendermonat die höchste Zahl aktiver Auszubildenden-Konten an einem Tag, der Tag dieses Höchststands und die Angabe, ob der Monat abgeschlossen ist — für den laufenden und den vorangegangenen Monat. Wird die faire Nutzung des Speichers überschritten, kommen der Zeitpunkt der Überschreitung und der Zeitpunkt hinzu, von dem an keine neuen Uploads mehr angenommen werden. Ist die Zusatzbuchung für Bewerbungen gebucht, kommen ihr Stand, der Tag ihres Endes, der Tag der Löschung der Bewerbungen und der Zeitpunkt dieser Löschung hinzu. Bei einem Mandanten eines Betriebs kommen außerdem der Prüfwert, die Bezeichnung der Fassung und der Zeitpunkt des bei der Registrierung angenommenen Auftragsverarbeitungsvertrags hinzu.

Weitere Angaben aus einem Mandanten werden in die Verwaltungsplattform nicht übertragen; Inhalte des Berichtshefts enthält diese Übersicht nicht.

Wir brauchen diese Angaben, um den Tarif zuzuweisen, die Grenzen durchzusetzen, Sie bei Erreichen einer Grenze zu benachrichtigen und das Nutzungsverhältnis abzuwickeln. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO.

Bestellen Sie einen bezahlten Tarif, verarbeiten wir zusätzlich die Angaben, die für Vertrag, Rechnung und Zahlung erforderlich sind: den Namen des Betriebs mit seiner Rechtsform, seine Anschrift, das Land, bei einer Anschrift außerhalb Deutschlands die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Namen und E-Mail-Adresse der bestellenden Person sowie die gewählte Zahlungsart. Diese Angaben geben Sie auf der Bestellseite ein, nicht in der Anwendung. Zu jedem Abonnement halten wir fest, welcher Tarif bestellt wurde, für wie viele Auszubildende er gilt, welche Zusatzbuchungen dazugehören und welcher Preis vereinbart ist; das brauchen wir, um abzurechnen und später belegen zu können, was bestellt war. Die Bestätigung einer Bestellung, eines Tarifwechsels und einer Kündigung senden wir an die bestätigte Kontaktadresse des Mandanten und, wenn sie davon abweicht, zusätzlich an die bei der Bestellung angegebene Adresse; die Nachricht nennt beide Empfänger. Den Link, mit dem eine Bestellung bestätigt wird, senden wir nur an die Kontaktadresse, weil nur diese bestätigt ist. Von diesem Link speichern wir einen Prüfwert, die Kennung des Mandanten, das Kundenkonto und die Zahl der Auszubildenden, für die bestellt werden soll, und löschen das längstens zwei Stunden nach der Anforderung; der Link selbst und die Adresse, an die er ging, stehen in keinem Protokoll. Eine Bestellung geben Sie nicht in der Anwendung auf, sondern über den Bestellweg von SoftwareGenie24. Die Anwendung übergibt dafür die Kennung Ihres Mandanten, den Namen des Betriebs, seinen laufenden Tarif und die Zahl der Auszubildenden, für die der Tarif gelten soll, damit die Seite anzeigen kann, was bestellt oder geändert wird. Inhalte Ihres Mandanten und Angaben zu einzelnen Personen werden dabei nicht übergeben. Weil die Kennung in der aufgerufenen Adresse steht, erscheint sie im Zugriffsprotokoll des Webservers von softwaregenie24.de; wem sie gehört, lässt sich dort nur zusammen mit den Angaben aus unserer Verwaltungsplattform feststellen. Was dort verarbeitet wird, wie lange die Protokolle dort aufbewahrt werden und welche Dienstleister daran beteiligt sind, steht in der Datenschutzerklärung auf softwaregenie24.de. Der bestellte Tarif erreicht Ihren Mandanten anschließend als Lizenz. Rechnungen bewahren wir nach den handels- und steuerrechtlichen Fristen auf; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO.

8. E-Mail-Versand

Wir versenden E-Mails, die für den Betrieb nötig sind: Bestätigung der Registrierung, Bestätigung einer Bestellung und einer Änderung des Tarifs, Zurücksetzen des Passworts, Hinweise zu Tarif, Speicherplatz und Mandanten, Benachrichtigungen, die Sie oder Ihr Betrieb eingeschaltet haben, sowie Antworten im Support. In einem Mandanten ohne Betrieb kommt die Einladung einer betreuenden Person zum Abzeichnen hinzu; sie geht an eine Adresse, die Sie angegeben haben, und ist im Abschnitt zur Abzeichnung durch Ihre Ausbilderin oder Ihren Ausbilder beschrieben. Werbung versenden wir darüber nicht.

Verarbeitet werden dabei Absender- und Empfängeradresse, Betreff, Inhalt, Zeitpunkt und technische Zustellinformationen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO, für die Kommunikation im eigenen Geschäftsbetrieb Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO.

Push-Benachrichtigungen auf Endgeräte bieten wir in dieser Installation nicht an.

9. Protokolldaten beim Aufruf

Beim Aufruf der Anwendung entstehen technische Protokolle mit Netzadresse, Zeitpunkt, aufgerufener Adresse, Statuscode, übertragener Datenmenge und Angaben des Browsers. Wir brauchen sie, um den Dienst bereitzustellen, Störungen zu finden und Angriffe zu erkennen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO.

Diese Protokolle löschen wir nach sieben Tagen, es sei denn, ein Eintrag wird zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls noch gebraucht.

Davon zu unterscheiden ist das Auditprotokoll Ihres Mandanten. Es hält fest, wer wann welchen Vorgang ausgelöst hat, mit Netzadresse und Browserangabe, und ist über eine Hashkette gegen nachträgliche Änderung gesichert. In einem Betriebsmandanten entscheidet der Betrieb über die Nutzung dieser Einträge und über ihre Aufbewahrung; ohne seine Entscheidung bestehen sie, solange der Mandant besteht. In einem Mandanten ohne Betrieb halten wir das Auditprotokoll 60 Tage; danach liegt es noch 30 Tage in einem Archiv und wird dann gelöscht. Mit dem Mandanten wird es in jedem Fall gelöscht.

10. Schutz vor Missbrauch

Vor dem Absenden des Registrierungsformulars löst Ihr Browser eine Rechenaufgabe. Sie läuft in Ihrem Browser und ohne einen Dienst eines Drittanbieters. Die Zahl der Registrierungen und der Anmeldeversuche begrenzen wir nach Netzadresse und E-Mail-Domäne. Dafür speichern wir Zähler mit kurzer Lebensdauer. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der Schutz des Dienstes und der übrigen Nutzer.

11. Cookies und Speicher im Browser

Wir setzen nur die Cookies und Browserspeicher, die für die Anmeldung, die Sitzung, den Schutz vor Anfragenfälschung und für Ihre Anzeigeeinstellungen nötig sind. Sie dienen ausschließlich dazu, den von Ihnen gewünschten Dienst bereitzustellen; eine Einwilligung ist dafür nach § 25 Abs. 2 TDDDG nicht erforderlich.

Cookies zur Reichweitenmessung, zur Werbung oder zur Wiedererkennung über verschiedene Websites setzen wir nicht. Deshalb fragen wir auch nicht nach einer Einwilligung.

12. Keine Weitergabe an Dritte für eigene Zwecke

Wir geben Ihre Daten nicht zur Nutzung für eigene Zwecke Dritter weiter und verkaufen sie nicht. Eine Weitergabe findet nur statt

an die im Abschnitt zu den Auftragsverarbeitern genannten Dienstleister,
an Empfänger, die Sie oder Ihr Betrieb selbst festlegen, etwa eine hinterlegte Adresse für Benachrichtigungen oder ein eigenes System, an das Ihr Betrieb Daten über eine Schnittstelle übermitteln lässt; einen eigenen Mailserver kann ein Betrieb in der geteilten Installation nicht hinterlegen,
bei einer Bestellung an die Stellen, die Rechnung und Zahlung abwickeln, und an unsere steuerliche Beratung; welche das sind, steht in der Datenschutzerklärung auf softwaregenie24.de,
soweit wir dazu gesetzlich verpflichtet sind.

Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall oder ein Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

13. Auftragsverarbeiter und Speicherort

Die Anwendung, die Datenbank, die hochgeladenen Dateien und die Sicherungen liegen in Deutschland. Für die in dieser Erklärung beschriebene Verarbeitung und für die hier genannten Auftragsverarbeiter findet eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums nicht statt. Was bei einer Bestellung für Rechnung und Zahlung gilt, steht in der Datenschutzerklärung auf softwaregenie24.de.

Für den Betrieb setzen wir Dienstleister als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein:

die Server-, Datenbank- und Speicherinfrastruktur der Anwendung sowie die Infrastruktur unserer Verwaltungs- und Supportplattform stellt Host-Unlimited.de, betrieben von der Bieber IT GmbH, Braunschweiger Straße 22, 38518 Gifhorn;
die E-Mails der Anwendung laufen über den E-Mail-Dienst, den die GieMedia UG (haftungsbeschränkt), Dorfstraße 24, 38319 Remlingen-Semmenstedt, für uns betreibt. Deren Server stehen im Rechenzentrum der Keyweb AG, Neuwerkstraße 45/46, 99084 Erfurt; sie ist als weitere Stufe eingebunden;
die verschlüsselte Sicherungskopie der Instanz liegt auf einem Speicher der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Deutschland.

Die vollständige Liste mit Leistung und Verarbeitungsort ist in der Anwendung verlinkt und wird aktuell gehalten.

14. Speicherdauer und Löschung

Unbestätigte Registrierungen löschen wir nach sieben Tagen.
Technische Protokolle löschen wir nach sieben Tagen.
Eine Sitzung endet sieben Tage nach ihrer letzten Verlängerung, mit der Abmeldung sofort; die dafür ausgestellten Token sind danach ungültig und werden entfernt. Der Zugriffsschlüssel einer laufenden Sitzung gilt 15 Minuten. Melden Sie sich über den Anmeldedienst Ihrer Organisation an, endet die Sitzung spätestens zwölf Stunden nach der Anmeldung.
Einen Link zum Zurücksetzen des Passworts können Sie 30 Minuten verwenden; danach wird er ungültig und die Angaben dazu werden entfernt.
Die Zähler, mit denen wir Anfragen und Anmeldeversuche begrenzen, liegen in einem flüchtigen Speicher und nur so lange, wie die jeweilige Grenze gilt; bei anhaltenden Versuchen entsprechend länger. Die Prüfwerte der Registrierung löschen wir nach den Fristen im Abschnitt zur Registrierung.
Die Angaben zu einem Bestätigungslink für eine Bestellung löschen wir längstens zwei Stunden nach der Anforderung, auch wenn der Link nicht benutzt wurde.
Einen Link zum Abzeichnen und die dazu gespeicherte Adresse löschen wir mit seinem Ablauf. Die Netzadresse eines Aufrufs, mit dem abgezeichnet wurde, löschen wir nach sieben Tagen; eine erteilte Abzeichnung selbst bleibt, solange Ihr Ausbildungsnachweis besteht.
Die Inhalte eines Mandanten bewahren wir auf, solange das Nutzungsverhältnis besteht. Innerhalb eines Mandanten entscheidet über die Löschung einzelner Daten der jeweils Verantwortliche: bei einem Betrieb der Betrieb, in einem Mandanten ohne Betrieb Sie selbst. Was dort gelöscht wird, ist sofort nicht mehr zugänglich und wird unverzüglich, spätestens nach sieben Kalendertagen, endgültig entfernt. Länger bleibt es nur, soweit ein Sperrvermerk des Betriebs gilt oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
Endet eine Zusatzbuchung, schließt die dazugehörige Funktion. Bei der Zusatzbuchung für Bewerbungen bleiben die vorhandenen Bewerbungen mindestens 30 Kalendertage lesbar und exportierbar — wir nennen dem Betrieb dafür den letzten Abruftag und den Tag der Löschung und erinnern sieben Tage vorher —, danach löschen wir sie mit den hochgeladenen Unterlagen unverzüglich. Wird die Zusatzbuchung vorher erneut bestellt, entfällt die Löschung. Gilt für einzelne Datensätze ein Sperrvermerk des Betriebs, löschen wir sie erst nach dessen Ende, frühestens am siebten Tag danach, und nennen auch dafür den letzten Abruftag und den Tag der Löschung.
Nach dem Ende des Nutzungsverhältnisses bleibt der Datenbestand 30 Kalendertage zur Ansicht und zum Export abrufbar. Danach beenden wir den Mandanten — damit endet der Zugang — und löschen ihn mit seinen Daten, Dateien und Protokollen physisch, sobald weitere 30 Tage abgelaufen sind. Wer früher gelöscht werden will, sagt es uns; dann entfallen beide Fristen für den aktiven Bestand. Eine Sicherung, die die Daten noch enthält, läuft auch dann erst nach ihrem Aufbewahrungszeitraum aus. Von der Erklärung bis zum Ablauf der letzten Sicherung sind das rechnerisch bis zu 90 Tage; wer früher löschen lässt, verkürzt die ersten 60 davon.
Beenden Sie Ihren Mandanten ohne Betrieb selbst in der Anwendung, endet der Zugang sofort, und es gibt keinen Abrufzeitraum; laden Sie das Archiv Ihrer Daten deshalb vorher herunter. Gelöscht wird nach Ablauf von 30 Tagen unverzüglich. Bis dahin können Sie die Beendigung über support@softwaregenie24.de zurücknehmen; in der Anwendung ist das nicht möglich.
Erzeugt ein Betrieb ein Archiv seines Mandanten, halten wir die Datei zum Herunterladen bereit und entfernen sie spätestens nach sieben Kalendertagen. Länger bleibt sie nur, solange ein Sperrvermerk des Betriebs gilt; das ist auch dann so, wenn er nur einzelne Personen betrifft, denn ein Archiv enthält den ganzen Mandanten. Der Eintrag, dass ein Archiv erzeugt und wann die Datei entfernt wurde, bleibt für das Auditprotokoll erhalten; die Inhalte des Archivs stehen darin nicht.
Erhalten bleibt in der Anwendung der Vermerk, dass ein Mandant gelöscht wurde, mit Kennung und Datum; damit können wir belegen, dass gelöscht wurde. Ihr Name und Ihre Adresse stehen darin nicht. Hatte der Mandant eine öffentliche Karriereseite, bleibt deren Adresse gesperrt und wird keinem anderen Betrieb zugeteilt; sonst würde ein alter Link später auf einen fremden Betrieb zeigen.
Im Anschluss an die Löschung räumen wir unsere Verwaltungsplattform auf. Name, Kontaktadresse, Status und Verbrauchszahlen des Mandanten entfernen wir dort; übrig bleiben Kennung und Löschdatum. Kundenkonto und Lizenzhistorie bleiben bestehen: Sie gehören zu den Vertrags- und Abrechnungsunterlagen und unterliegen den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.
Den E-Mail-Verkehr mit Ihnen können wir nicht in jedem Fall mitlöschen: Nachrichten, die den Abschluss oder die Durchführung des Nutzungsverhältnisses betreffen, unterliegen handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Wir prüfen das bei einer Löschanfrage und sagen Ihnen, was bleibt.
Ein kostenloser Mandant, in dem zwölf Monate lang keine Anmeldung stattgefunden hat und in dem auch sonst keine Nutzung erkennbar war, kann beendet werden. Wir kündigen das vorher per E-Mail an und lassen mindestens drei Monate und die Exportfrist dazwischen.
Sicherungen, die gelöschte Daten noch enthalten, laufen nach 30 Tagen aus; das gilt auch für die Kopie bei einem zweiten Anbieter. Bis dahin sind sie verschlüsselt und gegen Zugriff geschützt.
Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen auf: Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Abschlüsse zehn Jahre, die geschäftliche Korrespondenz zum Abschluss und zur Durchführung des Vertrags sechs Jahre, jeweils gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Vorgang liegt. In dieser Zeit sind die Unterlagen für den Zugriff gesperrt und werden nur für diesen Zweck verwendet.

15. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO (Art. 21 DSGVO). Diese Rechte bestehen nach den Voraussetzungen der genannten Vorschriften; wo eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder ein Sperrvermerk Ihres Betriebs entgegensteht, sagen wir Ihnen das und begründen es.

Ihre Daten können Sie unmittelbar in der Anwendung einsehen und ändern. Auszubildende können zusätzlich ihr persönliches Datenarchiv selbst herunterladen; es enthält die personenbezogenen Daten aus allen Bereichen, in denen sie anfallen. Für die übrigen Nutzer gibt es dieses Archiv nicht; sie wenden sich an ihren Betrieb. Die Beendigung des Nutzungsverhältnisses erklären Sie nach den Nutzungsbedingungen.

Außerhalb der Anwendung halten wir zu Ihnen nur diese Angaben, und sie sind im Archiv nicht enthalten:

die technischen Protokolle des Aufrufs mit Netzadresse, höchstens sieben Tage,
den E-Mail-Verkehr mit Ihnen, also die Nachrichten dieses Dienstes und eine etwaige Supportkorrespondenz,
bei der Person, die einen Betrieb registriert hat, ihre bestätigte Kontaktadresse und ihren Namen,
bei einer Bestellung die Angaben zu Vertrag, Rechnung und Zahlung nach dem Abschnitt zu Tarif, Nutzungsumfang und Abrechnung,
in unserer Verwaltungsplattform die Kennung Ihres Mandanten, seine Art, seinen Status, den Tarif und die Gültigkeit der Lizenz, die Verbrauchszahlen einschließlich der monatlichen Höchststände aktiver Auszubildenden-Konten mit dem Tag des Höchststands, die Zeitpunkte zur fairen Nutzung des Speichers und zur Zusatzbuchung für Bewerbungen, den Tag, an dem Sie die Registrierung abgesendet haben, die Zeitpunkte der Bestätigung und der Anlage des Mandanten, die Angabe, ob ein Sperrvermerk die Beendigung verhindert, sowie bei einem Mandanten eines Betriebs den Prüfwert, die Fassung und den Zeitpunkt des angenommenen Auftragsverarbeitungsvertrags.

Bei einem Mandanten ohne Betrieb liegen Ihr Name, Ihre bestätigte Kontaktadresse und die Antwort auf die Frage nach der Volljährigkeit dagegen in der Anwendung und stehen im Archiv; in unsere Verwaltungsplattform werden Name und Kontaktadresse dort nicht übertragen.

Wollen Sie auch dazu Auskunft oder deren Löschung, schreiben Sie an support@softwaregenie24.de. Das gilt ebenso für eine Einschränkung der Verarbeitung und für einen Widerspruch; beides entscheiden wir im Einzelfall. Sie müssen die Anwendung dafür nicht nutzen — eine Anfrage per E-Mail genügt immer, und wir beantworten sie innerhalb eines Monats.

Betrifft Ihre Anfrage den Mandanten eines Betriebs, richten Sie sie an diesen Betrieb. Erreicht sie uns, leiten wir sie an ihn weiter und sagen Ihnen das.

16. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover

17. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Dienst, die eingesetzten Dienstleister oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Es gilt die jeweils unter dieser Adresse veröffentlichte Fassung. Über Änderungen, die für Sie wesentlich sind, unterrichten wir Sie zusätzlich per E-Mail.