🎓 Skillent – Digitales Berichtsheft
Schluss mit der Zettelwirtschaft beim Berichtsheft
Die IHK schaltet ihr digitales Formular Ende 2026 ab. Skillent ist die moderne Alternative: 100% DSGVO-konform – wahlweise absolut autark auf Ihren eigenen Servern oder von uns sorglos in Deutschland gemanagt.
⚠️ Wichtiger Hinweis: IHK-Digitales Berichtsheft läuft aus
Das bundesweit genutzte IHK-Digitale Berichtsheft wird zum 31.12.2026 eingestellt. Ausbildungsbetriebe müssen rechtzeitig auf eine Alternative umsteigen. Skillent bietet eine nahtlose Lösung – mit allen IHK-Anforderungen, aber auf Ihrer eigenen Infrastruktur.
Warum eigentlich Skillent?
Weil das Führen von Ausbildungsnachweisen im Jahr 2026 nicht mehr bedeuten sollte, dass man Word-Dokumente hin und her schickt.
Endlich Schluss mit dem Papier- und Ordner-Chaos. Skillent räumt die Ausbildungsdokumentation komplett auf: vom schnellen Tagesbericht des Azubis (auch am Handy) bis zur fertigen IHK-PDF mit einem einzigen Klick.
Ihre Daten, Ihre Regeln.
Personaldaten gehören nicht in irgendeine Blackbox-Cloud. Wählen Sie einfach genau das Modell, das am besten zu Ihrer IT-Strategie passt:
- On-Premises (Self-Hosted): 100 % Datenkontrolle. Betreiben Sie Skillent im eigenen Rechenzentrum – bei Bedarf vollständig autark und offline-fähig.
- Managed Hosting (Optional): Entlasten Sie Ihre interne IT. Wir übernehmen Serverbetrieb und Wartung auf Servern in Deutschland – inkl. DSGVO-konformer Verarbeitung und Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Ein späterer fließender Wechsel zwischen den Modellen ist jederzeit möglich.
Flexibel Anpassbar
Betriebsmodell nach Ihren Wünschen – von Self-Hosted bis Managed
DSGVO-konform
Ihre Daten bleiben im Unternehmen – keine externe Datenweitergabe
IHK-kompatibel
Erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen für die Ausbildungsdokumentation
Offline-fähig
Funktioniert vollständig ohne Internetzugang im eigenen Netzwerk
Der Ausbildungsalltag. Nur eben in entspannt.
Wir haben jeden unnötigen Klick entfernt. Übrig geblieben ist genau das, was Sie wirklich brauchen.
📔 Digitales Berichtsheft
Azubis schreiben ihre Berichte direkt am Smartphone oder PC – übersichtlich und strukturiert:
- Tages- und Wocheneinträge mit Ort, Anwesenheit, Tätigkeiten, Qualifikationen & Stunden
- Jahresansicht (KW 1–52) mit Farbcodes und übersichtlicher Statuslegende
- Ausbildungsstand & Fortschritt mit Qualifikationen-Übersicht
- Anhänge hochladen: PDF, Bilder und Office-Dokumente
✅ Genehmigungs-Workflow
Kein Hinterherrennen mehr. Genehmigungen auf Knopfdruck:
- 1-stufig (Azubi → Ausbilder) oder 2-stufig (mit Ausbildungsbeauftragtem)
- Wochen einreichen, bei Rückfragen einfach zur Korrektur ablehnen
- Inline-Kommentare direkt an der Stelle, wo es hakt
- Lückenlose Historie: Wer hat wann wo was angemerkt?
👥 Benutzerverwaltung & Rollen
Jeder sieht nur, was er braucht – klare Rollenstruktur:
- Unternehmensadmin, Ausbildungsadmin, Ausbilder, Ausbildungsbeauftragter, Auszubildender
- Externer Beauftragter: externe Prüfer per Einladung, ohne eigenen Unternehmens-Account
- IHK-Viewer: IHK-Prüfer erhalten sicheren Lesezugang (keine internen Kommentare sichtbar)
🏢 Multi-Mandanten
Mehrere Standorte oder Unternehmen in einer Installation:
- Verschiedene Standorte oder Gesellschaften separat verwalten
- Strikte Datentrennung zwischen Mandanten
- Zentrale Administration bei lokaler Autonomie
- Skalierbar von einem bis zu unbegrenzt vielen Standorten
📅 Azubi-Planer
Wer ist eigentlich wann in welcher Abteilung?
- Abteilungen und Bereiche für Azubis einplanen
- Überlappungsschutz: kein Azubi in zwei Bereichen gleichzeitig
- Bis zu 3 Bereiche gleichzeitig pro Ausbildungsbeauftragtem
- Übersichtliche Darstellung des gesamten Ausbildungsplans
📤 Export & Archivierung
Alles für IHK-Prüfungen und Archivierung:
- Einzelne Wochen oder gesamter Zeitraum als PDF exportieren
- ZIP-Download mit allen Anhängen auf einmal
- Fehlerhafte Wochen diagnostizieren & automatisch reparieren
- IHK-konforme Ausgabe – direkt prüfungsbereit
🔔 Benachrichtigungen
Immer auf dem Laufenden – ohne Mehraufwand:
- In-App-Benachrichtigungen (Glocke) und/oder E-Mail
- Frequenz frei einstellbar: sofort, stündlich oder täglich
- Erinnerungen bei fehlenden Einträgen
- Benachrichtigung bei Freigaben, Ablehnungen und Kommentaren
🔒 Echtes Vertrauen
Keine Kompromisse bei sensiblen Mitarbeiterdaten:
- DSGVO auf Knopfdruck: Daten sicher archivieren & löschen
- Strikter Audit-Log für ultimative Transparenz
- Absolute Stille nach Hause: Kein Tracking, keine Telemetrie
- Optional: Einloggen direkt mit dem Windows-Account (Active Directory)
⭐ Enterprise-Features
Per Lizenz freischaltbare Premium-Funktionen für größere Unternehmen
🔗 LDAP / Active Directory
Zentrales Firmen-Login: Ihre Mitarbeiter nutzen ihre gewohnten Unternehmens-Zugangsdaten. Keine doppelte Benutzerverwaltung.
👁️ IHK-Viewer
IHK-Prüfer erhalten einen sicheren Lesezugang – ohne Zugriff auf interne Kommentare oder Kommunikation.
🤝 Externer Beauftragter
Externe Prüfer und Ausbildungsbeauftragte können per Einladung hinzugefügt werden – ganz ohne eigenen Unternehmens-Account.
📊 Analytics
Erweiterte Statistiken und KPI-Dashboards für tiefere Einblicke in Ihre Ausbildungsqualität und -fortschritte.
🔄 Webhooks
Nahtlose Anbindung an externe Systeme wie HR-Software oder Ausbildungsportale – vollständig automatisiert.
📨 IHK-Export
Digitale Übermittlung der Ausbildungsnachweise direkt an die IHK – vollständig konform mit den IHK-Anforderungen.
Lizenzpakete
Das passende Paket für jeden Betrieb – individuelle Preise auf Anfrage
Starter
Für kleine Ausbildungsbetriebe
- 1 Standort
- Bis ~25 Azubis
- Digitales Berichtsheft
- Genehmigungs-Workflow
- PDF-Export
- E-Mail-Benachrichtigungen
Professional
Für mittlere Betriebe
EMPFOHLEN- Mehrere Standorte
- Bis ~100 Azubis
- Alles aus Starter
- Multi-Mandanten
- Externer Beauftragter
- Analytics
Enterprise
Für große Unternehmen & Ketten
- Unbegrenzte Azubis
- Alles aus Professional
- LDAP / Active Directory
- IHK-Viewer
- Webhooks
- Priority Support
Alle Pakete beinhalten kostenlose Updates. Preise werden individuell vereinbart – kontaktieren Sie uns für ein persönliches Angebot.
Warum Skillent?
Überzeugende Gründe, die für Skillent sprechen
- Volle Datenkontrolle – Self-Hosted auf Ihrer Hardware, ohne Cloud-Abhängigkeit
- Flexibel – Jederzeit auf eine Managed-Lösung erweiterbar
- Nachfolger des IHK-Berichtshefts – läuft zum 31.12.2026 aus
- DSGVO-konform – sicheres Hosting oder lokaler Betrieb
- Skaliert von kleinen Betrieben bis Enterprise
- Einfache Installation – in kurzer Zeit einsatzbereit
- Kostenlose Updates – immer auf dem neuesten Stand
- Made in Germany – deutschsprachiger Support
Häufige Fragen
Dank modernster Softwarearchitektur und strikter Ressourcen-Optimierung ist Skillent extrem sparsam und gleichzeitig hochperformant. Unsere Empfehlungen basieren auf harten, realen Lasttests und orientieren sich an gleichzeitig aktiven Nutzern (zur selben Zeit, z. B. beim Schichtbeginn) und nicht nur an der reinen Anzahl angelegter Accounts.
Selbst für den Einsatz in Betrieben mit bis zu 300 gleichzeitig aktiven Nutzern genügen minimale Hardware-Systeme (ab 2 CPU-Kernen und 4 GB RAM). Für große Unternehmen skaliert das System mühelos und stabil auf Tausende von gleichzeitigen Nutzern – wahlweise auf einem einzelnen leistungsstarken Server oder als verteiltes System (Split-Setup) für maximale Ausfallsicherheit.
Wichtig: Wenn Sie unser Managed-Hosting wählen, müssen Sie sich über Server-Dimensionierung oder Lastspitzen keinerlei Gedanken machen – wir skalieren die Leistung automatisch und unsichtbar für Sie. Entscheiden Sie sich für die Self-Hosted-Variante im eigenen Haus, empfehlen wir für größere Umgebungen vor dem offiziellen Go-Live einen finalen Abnahme-Lasttest (mit produktionsnahen Daten), um Ihnen von Tag eins an maximale Stabilität auf Ihrer Infrastruktur garantieren zu können.
Probieren geht über Studieren.
Klicken Sie sich einfach mal durch. Wir richten Ihnen extrem gerne eine persönliche Testumgebung ein, in der Sie ganz in Ruhe prüfen können, ob Skillent zu Ihrem Betrieb passt.