Ausbildungsmanagement-Software
Für Ausbildungsbetriebe: Berichtsheft, Einsatzplanung, Beurteilungen, Prüfungen und Dokumente laufen in einem System zusammen. Ausbilder sehen offene Aufgaben, die Ausbildungsleitung den Stand aller Jahrgänge.
Was Ausbildungsmanagement im Betrieb umfasst
Die Ausbildung eines Jahrgangs besteht aus vielen kleinen Vorgängen: Berichte prüfen, Einsätze planen, Gespräche führen, Prüfungen anmelden, Unterlagen ablegen. Verteilen sich diese Vorgänge auf Tabellen, Ordner und Postfächer, hängt der Überblick an einzelnen Personen.
Genau hier setzt eine Software für die Azubi-Verwaltung an: Eine gemeinsame Anwendung hält Stand, Zuständigkeit und Frist an einem Ort. Das ist der eigentliche Unterschied zu einer reinen Berichtsheft-Lösung.
Kriterien für den Vergleich von Ausbildungssoftware · Excel-Listen ablösen
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Nachweise führen und freigeben
Tages- und Wochenberichte, ein- oder zweistufige Freigabe mit Kommentaren, Historie und PDF-Export.
Berichtshefte prüfen -
Einsätze und Lernziele planen
Ausbildungsprogramme, Versetzungspläne über Abteilungen und Standorte, Aufgaben mit Fristen und Status.
Planung über Abteilungen -
Entwicklung beurteilen
Bewertungsbögen, Ausbildungsgespräche mit Vereinbarungen, Notenspiegel und Ausbildungszeugnisse.
Beurteilung und Gespräch -
Prüfungen und Unterlagen verwalten
Prüfungstermine mit Anmeldefristen und Status, Wissenschecks, Dokumente und externe Freigaben.
Prüfungen planen
Berichtsheft, Tabellen oder Ausbildungsmanagement
Welcher Umfang sinnvoll ist, hängt von Zahl der Auszubildenden, Standorten und beteiligten Ausbildern ab.
| Thema | Excel und Ordner | Nur digitales Berichtsheft | Ausbildungsmanagement |
|---|---|---|---|
| Ausbildungsnachweis | Vorlage je Betrieb, Freigabe per Unterschrift oder E-Mail | Berichte und Freigaben digital | Berichte und Freigaben digital, verbunden mit Einsatz und Lernzielen |
| Planung | Separate Tabelle je Jahrgang | Nicht enthalten | Ausbildungsprogramme, Einsätze und Fristen im System |
| Beurteilungen | Formulare als Datei oder Papier | Nicht enthalten | Bewertungsbögen und Gespräche am Ausbildungszeitraum |
| Überblick | Hängt an der Person, die die Tabelle pflegt | Offene Berichte sichtbar | Offene Aufgaben, Rückstände und Fristen je Rolle |
| Vertretung | Zugriff auf Dateien nötig | Vertretung für Freigaben | Rollen und Vertretungen für alle Bereiche |
| Datenhoheit | Dateiablage im Betrieb | Je nach Anbieter | Self-Hosted oder Managed Hosting in Deutschland |
Betrieb, Daten und Anbindung
Ausbildungsdaten enthalten personenbezogene Angaben, Beurteilungen und Anhänge. Deshalb entscheidet der Betriebsort mit. Skillent läuft Self-Hosted in Ihrer Infrastruktur oder als Managed Hosting auf Servern in Deutschland; für Managed Hosting gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Eine Anmeldung über LDAP oder Active Directory ist ab dem Paket Standard möglich. Ab Professional kommen API-Tokens, Webhooks und das Prüfungspaket für den Portal-Upload hinzu. Ab Professional ist außerdem die Anmeldung über OIDC enthalten; Enterprise ergänzt SAML und einen abgestimmten Einführungsumfang.
Pakete und Preise
Skillent Basis kostet Self-Hosted 890 € netto pro Jahr für bis zu 20 Auszubildende. Standard deckt bis zu 75, Professional bis zu 250 Auszubildende ab; Enterprise ist ohne Mengenlimit.
Managed Hosting auf einem eigenen Server in Deutschland beginnt bei 3.990 € netto pro Jahr und wird nach geklärtem Betriebsumfang angeboten. Ohne eigenen Server: Skillent online, ein eigenes Angebot auf skillent.de mit eigenen Bedingungen. Bis 5 Azubis kostenlos; mit einem bezahlten Tarif ab 0,99 € netto je Azubi und Monat, gerechnet ab dem ersten Azubi. Kleinstbetriebe mit bis zu drei Auszubildenden erhalten auf Anfrage eine kostenfreie Micro-Lizenz. Preisstand: 9. Oktober 2026.
Häufige Fragen
Was ist Ausbildungsmanagement-Software?
Ausbildungsmanagement-Software, je nach Anbieter auch Ausbildungsmanagementsystem oder Software für die Ausbildungsverwaltung genannt, bündelt die organisatorischen Aufgaben der betrieblichen Ausbildung in einem System: Ausbildungsnachweis, Einsatz- und Versetzungsplanung, Aufgaben, Beurteilungen, Prüfungstermine, Dokumente und Auswertungen. Sie ersetzt damit Sammlungen aus Excel-Listen, Ordnern und E-Mail-Verläufen.
Worin unterscheidet sie sich von einem digitalen Berichtsheft?
Ein digitales Berichtsheft deckt den Ausbildungsnachweis ab, also Tages- und Wochenberichte samt Freigabe. Ausbildungsmanagement-Software enthält das Berichtsheft und zusätzlich Planung, Beurteilungen, Prüfungsverwaltung, Dokumente und Rollen. Betriebe mit wenigen Auszubildenden kommen oft mit dem Berichtsheft aus; sobald mehrere Ausbilder, Abteilungen oder Standorte beteiligt sind, lohnt das größere System.
Was kostet Ausbildungsmanagement-Software?
Skillent beginnt Self-Hosted bei 890 EUR netto pro Jahr für bis zu 20 Auszubildende; monatliche Zahlung bei 12 Monaten Laufzeit ist auf Anfrage möglich. Managed Hosting auf einem eigenen Server in Deutschland beginnt bei 3.990 EUR netto pro Jahr und wird nach Angebot vereinbart. Skillent online ist ein eigenes Angebot auf skillent.de mit eigenen Bedingungen. Bis 5 Azubis kostenlos; mit einem bezahlten Tarif ab 0,99 € netto je Azubi und Monat, gerechnet ab dem ersten Azubi. Kleinstbetriebe mit bis zu drei Auszubildenden erhalten auf Anfrage eine kostenfreie Micro-Lizenz.
Gibt es Ausbildungsmanagement-Software als Open Source oder zum Selbstbetrieb?
Skillent ist keine Open-Source-Software, lässt sich aber Self-Hosted im eigenen Rechenzentrum oder auf eigenen Servern betreiben. Der Betrieb läuft containerbasiert; die Daten bleiben in der eigenen Infrastruktur. Alternativ übernimmt SoftwareGenie24 den Betrieb als Managed Hosting in Deutschland.
Für welche Betriebsgrößen eignet sich die Software?
Die Pakete reichen von bis zu 20 Auszubildenden in einem Mandanten bis zu Unternehmensgruppen mit beliebig vielen Mandanten und mehr als 250 Auszubildenden. Filialen, Werke und Abteilungen eines Unternehmens sind in jedem Paket innerhalb eines Mandanten abbildbar, Benutzer ab Basis unbegrenzt. Die Ausbildungsleitung sieht alle Standorte, Ausbilder und Bereichsbetreuer lassen sich auf ihren Standort beschränken. Braucht ein Standort eine eigene Leitung mit getrennten Daten, wird er ein eigener Mandant. Für Betriebe mit bis zu drei Auszubildenden gibt es eine kostenfreie Micro-Lizenz auf Anfrage.
Lässt sich die Software an bestehende Systeme anbinden?
Ab dem Paket Standard ist eine Anmeldung über LDAP oder Active Directory möglich. Ab Professional kommen API-Tokens und Webhooks hinzu, dazu Exportprofile für Ausbildungsnachweise und Auswertungen. Ab Professional ist außerdem die Anmeldung über OIDC enthalten; Enterprise ergänzt SAML und einen abgestimmten Einführungsumfang.
Ausbildungsmanagement mit Ihrem Ablauf prüfen
Wir gehen Jahrgänge, Standorte, Rollen und den gewünschten Betrieb durch und zeigen Skillent an Ihrem Ablauf.