890 Euro hier, ein monatlicher Betrag dort: Auf den ersten Blick scheint der Vergleich einfach. Doch derselbe Lizenzpreis kann ganz unterschiedliche Leistungen und Aufgaben abdecken. Bei einem Angebot übernimmt der Anbieter den Betrieb, beim anderen die eigene IT.
Für die Rechnung zählt daher der gesamte Nutzungszeitraum. Dazu gehören Einführung, laufender Betrieb, Support und auch ein späterer Wechsel.
Sechs Kostenblöcke gehören in die Rechnung
| Kostenblock | Typische Positionen |
|---|---|
| Lizenz | Auszubildende, Benutzer, Standorte, Module und Vertragslaufzeit |
| Hosting | Server, Datenbank, Backup, Monitoring, Updates und Störungsannahme |
| Einführung | Konfiguration, Rollen, Import, Schulung und interner Projektaufwand |
| Betrieb | Benutzerpflege, Berechtigungen, Supportfälle und technische Wartung |
| Fachprozess | Erinnerungen, Rückfragen, Freigaben, Auswertungen und Exporte |
| Wechsel | Datenexport, Archivierung, Vertragsende und Übergabe an ein Folgesystem |
Lizenzpreis und Paketgrenzen gemeinsam lesen
Ein Preis ist nur zusammen mit seinen Grenzen aussagekräftig. Neben der Zahl der Auszubildenden können auch Ausbilder, Ausbildungskoordination, Personalabteilung, Standorte und technische Integrationen die Paketwahl beeinflussen.
Skillent beginnt als Self-Hosted-Jahreslizenz bei 890 € netto für bis zu 20 Auszubildende. Standard kostet 1.590 € netto für bis zu 75 Auszubildende und mehrere Standorte. Professional liegt bei 3.990 € netto für bis zu 250 Auszubildende und enthält zusätzliche Schnittstellenfunktionen.
Zusatzmodule können einen niedrigen Grundpreis deutlich verändern. Prüfen Sie deshalb, ob LDAP, mehrere Standorte, Exporte, API-Zugriff oder erweiterter Support bereits enthalten sind oder später einzeln angeboten werden.
Self-Hosting und Managed Hosting richtig abgrenzen
Bei Self-Hosting stellt der Betrieb die technische Umgebung bereit. Lizenzkosten sind dann gut sichtbar, interne IT-Kosten dagegen oft nicht. Server, Datenbank, TLS, Backup, Monitoring und Updates müssen trotzdem erledigt werden.
Managed Hosting bündelt Software und vereinbarte Betriebsaufgaben. Bei Skillent beginnen die Managed-Pakete bei 3.990 € netto pro Jahr. Standard liegt bei 4.990 €, Professional bei 8.490 €. Für den Vergleich muss klar sein, welche dieser Aufgaben die eigene IT bereits abdeckt.
- Wer überwacht Anwendung, Datenbank und Speicherauslastung?
- Wie werden Backups geprüft und Wiederherstellungen getestet?
- Wer plant Updates und kontrolliert die Anwendung danach?
- Welche Reaktionswege gelten bei einer Störung?
- Wo werden Daten verarbeitet und welche Vertragsunterlagen gehören dazu?
Der Beitrag „Berichtsheft Self-Hosted betreiben“ beschreibt diese Aufgaben ausführlicher.
Einführung und Datenübernahme sind keine Nebensache
Auch eine gut bedienbare Anwendung braucht einen vorbereiteten Start. Berufe, Standorte, Benutzer, Rollen und Freigabewege müssen zum Betrieb passen. Wer diese Arbeit nicht einplant, verschiebt sie in die ersten Nutzungswochen und bezahlt mit Rückfragen.
Für eine realistische Einführungskalkulation helfen vier Angaben: Zahl der Benutzer, gewünschter Starttermin, vorhandene Datenquellen und beteiligte Standorte. Ein Import aus einer sauberen Stammdatenliste ist etwas anderes als die Zusammenführung mehrerer historischer Dateien.
Schulungskosten hängen ebenfalls vom Modell ab. Eine kurze Einweisung für zentrale Administratoren kann genügen, wenn diese ihre Ausbilder intern begleiten. Bei vielen Standorten oder dezentralen Verantwortlichen ist ein gestaffelter Rollout oft sinnvoller.
Die größten laufenden Kosten entstehen oft außerhalb der Rechnung
Ein Berichtsheft verursacht vor allem dann Aufwand, wenn Informationen fehlen oder der Status unklar ist. Ausbildungsleitungen suchen offene Wochen, Ausbilder erinnern per E-Mail, und vor der Prüfung werden Nachweise aus mehreren Quellen zusammengesetzt.
Für den Vergleich sollten Betriebe deshalb typische Tätigkeiten messen oder zumindest schätzen:
- Wie viele Erinnerungen und Rückfragen entstehen pro Monat?
- Wie schnell erkennt die Ausbildungsleitung fehlende Berichte?
- Wie werden Vertretungen und Ausbilderwechsel abgebildet?
- Wie lange dauert ein vollständiger PDF-Export?
- Wie viele Nebenlisten bleiben trotz Software bestehen?
Eine teurere Lizenz kann wirtschaftlicher sein, wenn sie regelmäßig manuelle Arbeit vermeidet. Umgekehrt lohnt ein großes Paket nicht, wenn der Betrieb die zusätzlichen Module nicht nutzt.
Angebote mit demselben Mengengerüst vergleichen
Für jedes Angebot sollten dieselben Zahlen und Anforderungen gelten: Auszubildende, interne Benutzer, Standorte, Hostingform, gewünschte Schnittstellen und Supportweg. Erst dann lassen sich Jahrespreise sinnvoll nebeneinanderstellen.
- Gesamtkosten für drei Jahre aufschreiben, nicht nur den Einstiegspreis.
- Einmalige Einführungskosten von laufenden Kosten trennen.
- Interne IT-Aufgaben beim Self-Hosting mit Zeit und Zuständigkeit bewerten.
- Pflichtfunktionen von optionalen Wünschen trennen.
- Export und Vertragsende vor der Entscheidung klären.
Warum SoftwareGenie24 die eigenen Preise neu kalkuliert hat, erläutert der Beitrag „Warum wir unsere Preise angepasst haben“. Die aktuell gültigen Beträge stehen immer auf der Skillent-Produktseite.