Was braucht es, um ein digitales Berichtsheft selbst zu hosten?
- Auf dem eigenen Server laufen drei Container über Docker Compose: Anwendung, Weboberfläche und PostgreSQL-Datenbank.
- Zwei Kerne, 4 GB Arbeitsspeicher und 20 GB SSD genügen als Mindestausstattung; die erste Installation dauert rund eine halbe Stunde.
- Der eigentliche Aufwand entsteht danach: Updates, geprüfte Backups, Anmeldung und eine benannte Zuständigkeit für Störungen.
Ein digitales Berichtsheft enthält Ausbildungsdaten, Freigaben, Rückfragen und häufig Anhänge. Beim Self-Hosting bleibt die technische Umgebung im Verantwortungsbereich des Betriebs. Das passt zu vielen IT-Strategien, funktioniert aber nur mit einem vollständigen Betriebsplan.
Für Ausbildungsbetriebe mit mehreren Ausbildern gibt es dafür fertige Pakete. Skillent ist eines davon: eine Container-Installation für den eigenen Server, bei vorbereiteter Umgebung in etwa einer halben Stunde eingerichtet. Ein Wiki oder eine Dateiablage lässt sich für denselben Zweck umbauen, kostet dabei aber den Freigabeprozess — welche Woche eingereicht, geprüft, zurückgewiesen oder genehmigt ist, bleibt dort Handarbeit statt Funktion. Was bei einer fertigen Installation auf dem Server läuft, steht im nächsten Abschnitt.
Warum Ausbildungsbetriebe Self-Hosting prüfen
Der häufigste Grund ist die vorhandene IT-Strategie. Behörden, größere Ausbildungsorganisationen und Unternehmen mit eigener Infrastruktur möchten Anwendungen in festgelegten Netzen betreiben, Identitäten zentral verwalten und Datenpfade selbst bestimmen. Eine Standard-Cloud passt dann nicht ohne Weiteres in die Architektur.
Self-Hosting ist jedoch kein Sicherheitsmerkmal aus sich heraus. Sicherheit entsteht durch Konfiguration, Wartung, Zugriffsschutz und einen geübten Wiederanlauf. Eine intern betriebene Anwendung ohne Verantwortlichen ist riskanter als ein Managed Service mit festgelegten Aufgaben.
Was nach der Installation auf dem Server läuft
Wer ein Berichtsheft selbst hosten will, will vorher wissen, was danach auf der Maschine steht. Bei Skillent sind es drei Container, die Docker Compose gemeinsam startet: die Anwendung, die Weboberfläche hinter einem Nginx und eine PostgreSQL-Datenbank. Eingestellt wird über eine einzelne Konfigurationsdatei — Datenbankzugang, die Adresse, unter der die Installation erreichbar sein soll, und ein zufällig erzeugter Schlüssel für Sitzungen.
Nach außen führt nur der Weg über den Browser. Die Datenbank bleibt im internen Netz der Container und braucht von außen keinen offenen Port. Adresse und Zertifikat stellt der Betrieb selbst — über einen vorhandenen Reverse Proxy oder auf dem Weg, den das Unternehmen für interne Anwendungen ohnehin nutzt. Die einzelnen Befehle stehen auf der Installationsseite.
Was der Server können muss
Ein Berichtsheft erzeugt wenig Rechenlast. Gelesen und geschrieben wird in kurzen Sitzungen, die Datenmenge wächst vor allem mit Anhängen. Entsprechend klein fällt die Anforderung aus:
| Mindestens | Empfohlen | |
|---|---|---|
| Prozessor | 2 Kerne | 4 Kerne |
| Arbeitsspeicher | 4 GB | 8 GB |
| Speicherplatz | 20 GB SSD | 50 GB SSD |
| Betriebssystem | Ubuntu 20.04 LTS oder neuer, alternativ Windows Server 2019 oder neuer mit WSL2 | |
| Laufzeit | Docker und Docker Compose 2.0 oder neuer | |
Ein gewöhnlicher virtueller Server genügt damit. Steht die Docker-Umgebung bereits, dauert die erste Installation etwa eine halbe Stunde. Der Rest der Arbeit verteilt sich auf die Monate danach — darum geht es in den folgenden Abschnitten. Wer stattdessen ein quelloffenes Projekt betreiben möchte, findet den Überblick dazu unter Berichtsheft Open Source: die selbst hostbaren Projekte.
Diese Aufgaben liegen typischerweise beim eigenen IT-Betrieb
Die genaue Aufteilung gehört in die Produkt- und Betriebsunterlagen. Für eine erste Prüfung hilft folgende Zuordnung:
| Bereich | Frage vor dem Start |
|---|---|
| Infrastruktur | Wer stellt Server, Speicher, Netzwerk, TLS-Zertifikate und Datenbank bereit? |
| Verfügbarkeit | Wer überwacht Anwendung und Ressourcen, und wie werden Störungen gemeldet? |
| Datensicherung | Welche Daten werden gesichert, wie lange und wie wird eine Wiederherstellung getestet? |
| Aktualisierung | Wer plant Updates, prüft Voraussetzungen und hält einen Rückweg bereit? |
| Benutzerverwaltung | Wer vergibt Rollen, sperrt Konten und pflegt die Anbindung an LDAP oder Active Directory? |
| Support | Welche Informationen erhält der Hersteller bei einem Fehler, ohne unnötige Ausbildungsdaten offenzulegen? |
Backups und Updates brauchen überprüfbare Abläufe
Ein Backup ist erst dann belastbar, wenn die Wiederherstellung getestet wurde. Der Betrieb sollte festlegen, welcher Datenverlust im Störungsfall vertretbar ist und wie lange der Wiederanlauf dauern darf. Daraus ergeben sich Sicherungsrhythmus, Aufbewahrung und technische Auslegung. Allgemeine Versprechen wie „tägliches Backup“ beantworten diese Fragen noch nicht.
Für Updates gilt dasselbe. Benötigt werden ein verantwortlicher Empfänger für Versionshinweise, ein Wartungsfenster und eine Prüfung nach der Aktualisierung. Bei einer containerisierten Installation umfasst das je nach Aufbau Anwendung, Datenbank und vorgeschaltete Infrastruktur.
Technisch ist beides kurz: die Sicherung ein Datenbankabzug aus dem laufenden Container, das Update ein Herunterfahren, ein neues Abbild, ein erneuter Start. Der Aufwand steckt nicht im Befehl, sondern daneben. Jemand muss den Termin setzen, vorher sichern, hinterher prüfen, ob Anmeldung, Freigabe und Export noch funktionieren, und wissen, wie er zurückkommt, wenn nicht. Diese halbe Stunde pro Update ist der eigentliche Preis des Selbstbetriebs — nicht der Server.
Anmeldung und Rollen sind zwei verschiedene Ebenen
LDAP oder Active Directory kann die Anmeldung und Kontenpflege vereinfachen. Daraus folgt noch nicht, welche Person Berichte lesen, freigeben oder administrieren darf. Diese fachlichen Berechtigungen müssen in der Anwendung passend zur Ausbildungsorganisation vergeben werden.
Vor der Anbindung sollte die IT festlegen, welche Verzeichnisgruppen übernommen werden, wie ausgeschiedene Benutzer gesperrt werden und ob lokale Notfallkonten nötig sind. Die Ausbildungsleitung entscheidet parallel, welche Rollen für Azubis, Ausbilder, Koordination und Personalabteilung gelten.
Managed Hosting verlagert den Betrieb, nicht die Fachverantwortung
Beim Managed Hosting stellt der Anbieter die vereinbarte technische Umgebung bereit und übernimmt definierte Betriebsaufgaben. Der Ausbildungsbetrieb bleibt für Benutzer, Berechtigungen, Inhalte und interne Abläufe verantwortlich. Wenn personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet werden, müssen Vertrag, Auftragsverarbeitung und technische Maßnahmen zur geplanten Nutzung passen.
Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt für Auftragsverarbeiter eine vertragliche Regelung der Verarbeitung. Welche Pflichten im Einzelfall gelten, sollte der Betrieb mit Datenschutz und Rechtsberatung prüfen. DSGVO, insbesondere Artikel 28
Eine brauchbare Entscheidungsvorlage passt auf eine Seite
Ausbildungsleitung und IT sollten die Auswahl gemeinsam vorbereiten. Dafür genügen zunächst sechs konkrete Angaben:
- Anzahl der Auszubildenden, Ausbilder, Standorte und Mandanten
- gewünschter Betriebsort und vorhandene Server- oder Containerplattform
- Anmeldeverfahren einschließlich LDAP, Active Directory oder lokaler Konten
- Verantwortung für Backup, Monitoring, Updates und Störungsannahme
- Anforderungen an Export, Löschung und Wechsel des Systems
- Beteiligung von Datenschutz, Betriebsrat und Informationssicherheit
Skillent wird Self-Hosted oder mit Managed Hosting in Deutschland angeboten. Die Fachfunktionen richten sich nach dem gewählten Paket; Betriebsaufwand und Zuständigkeiten unterscheiden sich durch die Hostingform. In einer Demo lässt sich neben der Oberfläche auch die technische Einführung besprechen.
Dieser Beitrag ordnet ein und ersetzt keine rechtliche Prüfung. Für den eigenen Fall gehören die Verantwortlichen für Datenschutz und Informationssicherheit früh eingebunden.