Gibt es ein quelloffenes Berichtsheft, das man selbst hosten kann?
- Aktiv gepflegt und mehr als ein Einzelplatz-Werkzeug sind weniger als zehn quelloffene Projekte; keines hatte am Stichtag mehr als fünf Sterne.
- Mandantentrennung ist bei keinem der geprüften Projekte belegt, Betriebsanleitungen enden meist beim Start auf dem eigenen Rechner.
- Für eine einzelne Person oder eine vorhandene Nextcloud reicht ein offenes Projekt; ab mehreren Ausbildern, Abteilungen und Mandanten wird es zur Dauerbaustelle.
„Berichtsheft selbst hosten“ führt schnell zu einer Handvoll GitHub-Projekte. Welches davon ein Ausbildungsbetrieb tatsächlich in Betrieb nehmen kann, steht dort nicht. Diese Übersicht beantwortet das anhand der öffentlich einsehbaren Repositorys: Lizenz, letzter Stand, Datenbank, ob eine Anleitung für einen eigenen Server existiert und ob eine Freigabe durch Ausbilder im Code überhaupt vorgesehen ist.
Das Feld ist kleiner, als die Trefferzahl suggeriert
Eine Suche über die einschlägigen Stichworte liefert einige hundert Repositorys. Aktiv gepflegt und mehr als ein Einzelplatz-Werkzeug sind davon weniger als zehn. Kein einziges aktiv gepflegtes Projekt hat am Stichtag mehr als fünf Sterne; das meistbeachtete Suchergebnis überhaupt ist eine LaTeX-Vorlage, die seit 2017 unverändert ist. Wer hier auswählt, wählt fast immer das Projekt einer einzelnen Person.
Das ist kein Vorwurf. Es ist nur eine Information, die in die Entscheidung gehört: Es gibt in diesem Bereich keine große Gemeinschaft, die ein Projekt weiterträgt, wenn die Person aufhört.
Die Projekte, die sich auf einem eigenen Server betreiben lassen
Aufgenommen sind Projekte mit Ausbilder-Freigabe oder mindestens mehreren Rollen. Reine Einzelplatz-Werkzeuge stehen weiter unten.
| Projekt | Lizenz | Betrieb | Freigabe durch Ausbilder | Letzter Stand |
|---|---|---|---|---|
| ihk-berichtsheft | AGPL-3.0, allerdings nur in README und App-Manifest genannt, ohne Lizenzdatei | App für eine vorhandene Nextcloud ab Version 30, PHP 8.2, kein Container | ja, mit Rückweisung und Kommentar | 17. September 2026 |
| recordbook | Apache-2.0 | Docker Compose, PostgreSQL, Redis | ja, mit Begründung und Mailversand | 16. Juli 2026 im Entwicklungszweig |
| OpenBerichtsheft | MIT, nur im README genannt, ohne Lizenzdatei | Next.js und PostgreSQL; das Compose startet nur die Datenbank, nicht die Anwendung | ja, vier Zustände, vier Rollen | 19. Juli 2026 |
| Azubi-Berichtsheft-admin | Apache-2.0 | Next.js und PostgreSQL, kein Container; Anleitung nur für Vercel und Netlify | ja, mit Prüfwarteschlange und Sammelfreigabe | 18. September 2026 |
| MyWorkLog | MIT | statische Dateien ohne Bauschritt; für die kontenbasierte Freigabe zusätzlich eine eigene Supabase-Instanz | ja, wahlweise per Link oder über Konten | 18. September 2026 |
| Lara | MIT | kein Container, kein eigener Server vorgesehen: AWS mit DynamoDB, Anmeldung über Microsoft Entra ID | ja, mit Kommentaren und Statusmodell | 1. September 2026 |
Was hinter den Zeilen steckt
Für eine vorhandene Nextcloud ist ihk-berichtsheft der ausgereifteste Fund: durchgehend deutschsprachig, mit Administratorhandbuch in zehn Kapiteln, Fehlzeiten, wöchentlichen Erinnerungen und einem PDF-Export im Vier-Wochen-Rhythmus samt Deckblatt. Voraussetzung ist echter Serverzugriff — Konsolenzugang, ein Cronjob alle fünf Minuten, SMTP, und der Hoster muss Apps außerhalb des Nextcloud-App-Stores zulassen. Mandanten sind ausdrücklich nicht vorgesehen: laut Projekt installiert jeder Betrieb die App in seiner eigenen Nextcloud.
recordbook ist technisch das, wonach die meisten suchen: Java und Angular, PostgreSQL, fertige Compose-Dateien, ein durchdachtes Rollenmodell mit Einreichen, Annehmen und Zurückweisen samt Begründung. Das Projekt versteht sich erkennbar als laufende Entwicklung — es gibt bislang keine Releases und keine Installationsanleitung, der aktuelle Stand liegt im Entwicklungszweig. Wer es einsetzen möchte, plant die Inbetriebnahme also selbst und ersetzt dabei die Vorgabewerte aus der Beispielkonfiguration für Administratorkonto, Datenbank und Token, die die Bereitstellungsdatei nicht als Umgebungsvariablen führt.
MyWorkLog ist am schnellsten gestartet — Dateien ablegen, fertig, kein Bauschritt. Für den Weg, den ein Betrieb braucht, also Freigabe über Konten statt über einen Link, verweist die Anleitung auf eine Datei mit den Datenbankregeln. Diese Datei war am Stichtag im Repository nicht zu finden; dieser Schritt wäre dann vorab mit dem Projekt zu klären.
Lara wird in Suchergebnissen oft als selbst hostbar geführt. Im Repository gibt es weder Dockerfile noch Compose-Datei; vorgesehen ist ein Rollout in ein eigenes AWS-Konto mit DynamoDB, S3, CloudFront und einer Anmeldung über Microsoft Entra ID. Ein Betrieb auf einem gewöhnlichen Linux-Server ist nicht dokumentiert.
Daneben existiert eine Reihe reiner Einzelplatz-Werkzeuge — Desktop-Anwendungen und Browser-Apps, die Daten nur lokal halten, PDFs erzeugen und ohne Konten auskommen. Für eine Person, die ihr eigenes Heft führt, ist das oft die einfachste Lösung überhaupt. Eine Freigabe durch den Ausbilder ist dort meist gar nicht vorgesehen.
Drei Lücken ziehen sich durch fast alle Projekte
- Mandanten. Bei keinem der geprüften Projekte ist eine echte Trennung mehrerer Betriebe in einer Installation belegt. Für Bildungsträger, Verbünde und Unternehmensgruppen ist das die erste Anforderung, nicht die letzte.
- Unterschrift. Meist ist es ein gezeichnetes Bild oder eine Textzeile mit dem Namen des Ausbilders im PDF. Eine kryptografisch geprüfte Signatur ist nur bei einem Projekt belegt.
- Betriebsunterlagen. Anleitungen beschreiben fast durchgehend den Start auf dem eigenen Rechner. Reverse Proxy, Zertifikat, Prozessverwaltung, Sicherung und Update im Dauerbetrieb bleiben Aufgabe des Lesers.
Wann ein offenes Projekt vollkommen ausreicht
Es gibt Fälle, in denen sich eine Lizenzgebühr nicht rechtfertigen lässt, und die sollte man aussprechen:
- Eine Person führt ihr eigenes Heft und braucht am Ende ein sauberes PDF.
- Nextcloud läuft ohnehin im Haus, es geht um ein bis zwei Auszubildende, und der Ausbilder prüft im selben System.
- Im Haus arbeitet jemand mit Docker, Node oder Java, der die Installation nicht nur aufsetzen, sondern über Jahre pflegen will.
Trifft das zu, ist ein offenes Projekt die richtige Wahl.
Eine Einschränkung gehört an dieser Stelle dazu, weil sie sonst untergeht: Wenn es nicht um das eigene Heft geht, sondern um einen Kleinstbetrieb mit bis zu drei Auszubildenden, muss dafür niemand etwas selbst pflegen. Für bis zu drei Azubis, zwei interne Benutzer und einen Standort gibt es Skillent auf Anfrage als kostenfreie Micro-Lizenz, Self-Hosted ohne Lizenzgebühr auf dem eigenen Server. Wer in dieser Größe zwischen einem GitHub-Projekt und einer gepflegten Installation wählt, wählt nicht zwischen kostenlos und bezahlt, sondern zwischen selbst warten und nicht selbst warten.
Wann es im Betrieb nicht mehr trägt
Die Grenze verläuft selten an einer Funktion, sondern an der Organisation. Ab diesen Punkten wird ein offenes Projekt zur Dauerbaustelle:
- Mehrere Ausbilder mit Vertretung, mehrere Abteilungen, wechselnde Zuständigkeiten.
- Mehrere Betriebe oder Standorte in einer Installation.
- Nachweise, die bei der Prüfungszulassung vorliegen müssen, mit einer Aufbewahrung, die jemand verantwortet.
- Eine Störung, bei der jemand erreichbar sein muss, der nicht selbst im Urlaub ist.
- Die Frage, was passiert, wenn die einzige Person, die das Projekt pflegt, aufhört.
Die Rechnung, die selten gemacht wird
Quelloffen heißt kostenlos in der Anschaffung, nicht im Betrieb. In die Gegenüberstellung gehören die Einrichtung, ein Update alle paar Wochen, eine Sicherung, die jemand auch wiederherstellt, und die Rückfragen aus der Ausbildung. Diese Stunden mit dem eigenen internen Stundensatz bewertet ergeben eine Zahl, die sich mit einem Lizenzpreis vergleichen lässt. Ohne diese Rechnung vergleicht man null Euro mit einem Angebot, und dann gewinnt immer die Null. Die einzelnen Blöcke stehen im Beitrag Was kostet ein digitales Berichtsheft?.
Warum gerade jetzt so viele danach suchen
Das Digitale Berichtsheft im IHK-Serviceportal wird zum 31. Dezember 2026 eingestellt; neue Betriebe werden seit September 2025 nicht mehr freigeschaltet. Einige Kammern benennen einen Nachfolger, andere sprechen ausdrücklich keine Empfehlung aus. Eine automatische Datenübernahme gibt es nach Auskunft mehrerer Kammern nicht. Welche Vorgaben für Sie gelten, sagt Ihre zuständige Kammer — den Ablauf für den Wechsel beschreibt der Beitrag Welche Alternative passt ab 2027?.
Für die Frage dieses Beitrags ist dabei eines wichtig: Die genannten Nachfolgeangebote sind gehostete Dienste. Wer selbst hosten will, ist damit nicht bedient.
Wo Skillent in dieser Liste steht
Skillent ist nicht quelloffen und steht deshalb nicht in der Tabelle. Sie erhalten ein Installationspaket, das Sie auf eigenen Servern betreiben — drei Container über Docker Compose, wie im Beitrag Berichtsheft selbst hosten beschrieben. Alternativ übernehmen wir den Betrieb in Deutschland.
Bezahlt wird dabei genau das, was oben fast durchgehend fehlt: mehrere Ausbilder, Abteilungen und Mandanten in einer Installation, eine benannte Zuständigkeit bei Störungen und jemand, der den Export pflegt, wenn sich Vorgaben ändern. Ob das den Preis wert ist, hängt an der Zahl der Auszubildenden — und bis zu drei Azubis kostet die Micro-Lizenz gar nichts. Wer sein eigenes Heft führt, ist mit einem der Projekte von oben trotzdem besser bedient; dafür braucht es keinen Anbieter.
Dieser Beitrag beschreibt die Praxis und ersetzt keine Rechtsberatung. Verbindlich sind der Ausbildungsvertrag und die Vorgaben der zuständigen Kammer.