Kann man das Berichtsheft einfach mit Nextcloud führen?
- Für Dateien, Freigaben, Kommentare und Versionen ist eine Dateiablage gut geeignet; ein Ordner kennt aber keinen Zustand.
- Offen bleiben Einreichen, Zurückweisen mit Begründung, die Übersicht über offene Wochen, Lückenerkennung, Erinnerungen, der zusammenhängende Nachweis, Wechsel und das Ende der Ausbildung.
- Für eine vorhandene Nextcloud gibt es eine quelloffene App für Ausbildungsnachweise, die einen Teil davon abdeckt.
Die Frage kommt fast immer aus derselben Richtung: Nextcloud läuft ohnehin im Haus, es kostet nichts zusätzlich, die Daten liegen auf dem eigenen Server — warum nicht einfach je Auszubildendem einen Ordner anlegen? Das ist eine vernünftige Frage, und die Antwort lautet nicht rundheraus nein.
Sie hängt daran, was der Ausbildungsnachweis in Ihrem Betrieb eigentlich ist: eine Sammlung von Dokumenten oder ein Ablauf mit Zuständen. Für das Erste ist Nextcloud gebaut. Für das Zweite müssten Sie den fehlenden Teil selbst bauen, und es lohnt sich, vorher zu wissen, wie groß dieser Teil ist.
Was ohne jede Anpassung funktioniert
Einiges spricht ernsthaft dafür, und das sollte man nicht kleinreden:
- Ein Ordner je Auszubildendem, darin eine Datei je Kalenderwoche aus einer einheitlichen Vorlage.
- Gezielte Freigabe an den zuständigen Ausbilder, Gruppen für Abteilungen, Rechte pro Ordner.
- Kommentare an der Datei für Rückfragen, Versionsverlauf für frühere Fassungen.
- Bearbeitung im Browser, auf dem Telefon und im Dateisystem des Arbeitsplatzes.
- Der Betrieb auf eigener Infrastruktur, mit Ihrer Sicherung und Ihrem Anmeldeverfahren.
Für einen Betrieb mit einem Auszubildenden, bei dem ein Ausbilder einmal im Monat durchsieht, ist das oft tatsächlich genug. Dasselbe gilt sinngemäß für ein Wiki wie BookStack: Bücher, Kapitel und Seiten bilden Jahre und Wochen sauber ab, und das Rechtesystem trägt den Lesezugriff.
Was Sie selbst bauen müssten
Ein Ordner kennt keinen Zustand. Eine Datei ist da oder nicht da; sie ist nicht „eingereicht", „in Prüfung", „zurückgewiesen" oder „freigegeben". Alles, was an diesem Zustand hängt, entsteht dadurch nicht von selbst:
| Was der Ablauf braucht | Was dafür nötig wäre |
|---|---|
| Einreichen | Ein Signal, dass eine Woche fertig ist. Ohne Zustand bleibt nur eine Mail oder eine Namenskonvention wie „KW38-fertig.docx". |
| Prüfen und Zurückweisen | Die Begründung einer Rückweisung, nachvollziehbar mit Person und Zeitpunkt. Ein Dateikommentar ist kein Nachweis darüber, wer wann was entschieden hat. |
| Die Montagsfrage | Eine Ansicht über alle Auszubildenden, die zeigt, welche Wochen offen sind. In einer Ordnerstruktur heißt das: alle Ordner einzeln öffnen. |
| Lücken erkennen | Der Abgleich gegen den Kalender. Eine fehlende Kalenderwoche fällt in einer Dateiliste erst auf, wenn jemand gezielt danach sucht. |
| Erinnern | Automatische Hinweise vor dem Wochenende oder nach zwei offenen Wochen; sonst übernimmt das eine Person von Hand. |
| Ausgeben | Ein zusammenhängender Nachweis mit Deckblatt, fortlaufender Nummerierung und einheitlicher Form — nicht 104 einzelne Dateien. |
| Wechsel | Ausbilderwechsel, Vertretung im Urlaub, Abteilungswechsel des Auszubildenden. Jedes Mal Rechte umhängen, ohne die Historie zu verlieren. |
| Ende der Ausbildung | Aufbewahrung, Entzug des Zugriffs und die Herausgabe an die ausgelernte Person als geregelter Vorgang. |
Keine dieser Zeilen ist unmöglich. Jede einzelne ist Arbeit, die jemand macht — entweder einmalig als Automatisierung, die danach gepflegt werden muss, oder jede Woche von Hand.
Wenn Nextcloud läuft, gibt es dafür eine App
Ein Zwischenweg wird selten genannt, obwohl er für diesen Fall der naheliegendste ist: Für Nextcloud existiert eine quelloffene App für Ausbildungsnachweise, mit Einreichen und Prüfen, Fehlzeiten, Erinnerungen und einem PDF-Export mit Deckblatt. Sie ist deutschsprachig und ausführlich dokumentiert. Voraussetzung ist echter Zugriff auf die Instanz, also Konsolenzugang, ein regelmäßiger Cronjob und ein Hoster, der Apps außerhalb des offiziellen App-Stores zulässt. Mandanten sind nicht vorgesehen; jeder Betrieb betreibt seine eigene Instanz.
Damit lösen Sie die halbe Tabelle oben, ohne etwas selbst zu bauen. Einzelheiten und den Stand dazu finden Sie in der Übersicht Berichtsheft Open Source.
Die Rechnung, die dabei meistens fehlt
„Kostet nichts extra" stimmt für die Lizenz und selten für den Aufwand. In die Gegenüberstellung gehören die Einrichtung der Struktur und der Vorlagen, die wöchentliche Kontrolle, welche Wochen fehlen, die Sammlung am Ende des Ausbildungsjahres und die Pflege jeder Automatisierung, die Sie sich gebaut haben. Diese Stunden mit Ihrem internen Stundensatz bewertet ergeben eine Zahl, die sich vergleichen lässt. Die einzelnen Blöcke stehen im Beitrag Was kostet ein digitales Berichtsheft?.
Eine ehrliche Faustregel
Ordner reichen, wenn ein Ausbilder für ein bis zwei Auszubildende zuständig ist, in Sichtweite sitzt und das Nachhalten ohnehin nebenbei passiert. Der Aufwand, etwas anderes einzuführen, wäre größer als der Nutzen.
Ordner reichen nicht mehr, sobald mehrere Ausbilder mit Vertretung beteiligt sind, Auszubildende zwischen Abteilungen wechseln, jemand gegenüber der zuständigen Stelle den vollständigen Nachweis vorlegen muss oder niemand mehr aus dem Kopf sagen kann, welche Wochen offen sind. Ab da entstehen Nebenlisten, und Nebenlisten sind das eigentliche Problem.
Wo Skillent steht
Skillent bringt genau den Teil mit, der einer Dateiablage fehlt: Einreichen, Prüfen, Zurückweisen mit Begründung, eine Übersicht über alle offenen Wochen, Erinnerungen und die Ausgabe des Nachweises als zusammenhängendes PDF. Betrieben wird es auf dem eigenen Server, wie Nextcloud auch — was dafür nötig ist, steht unter Berichtsheft selbst hosten.
Und für die Größe, in der ein Ordner gerade noch trägt, kostet es nichts: Für bis zu drei Auszubildende, zwei interne Benutzer und einen Standort gibt es die kostenfreie Micro-Lizenz, Self-Hosted ohne Lizenzgebühr. Wer in dieser Größe zwischen Ordnern und einer richtigen Freigabekette wählt, wählt nicht zwischen kostenlos und bezahlt.
Dieser Beitrag beschreibt die Praxis und ersetzt keine Rechtsberatung. Verbindlich sind der Ausbildungsvertrag und die Vorgaben der zuständigen Kammer.