Muss das Berichtsheft während der Arbeitszeit geschrieben werden?
- Nach § 14 Absatz 2 BBiG ist Auszubildenden Gelegenheit zu geben, den Ausbildungsnachweis am Arbeitsplatz zu führen; die BIBB-Empfehlung 156 ergänzt „während der Ausbildungszeit“.
- Den Nachweis in die Freizeit zu verlagern, kann der Betrieb nicht verlangen; darüber hinausgehende Beschäftigung ist nach § 17 Absatz 7 BBiG zu vergüten oder auszugleichen.
- Wie viel Zeit angemessen ist, regelt keine Vorschrift; ein fester, schriftlich vereinbarter Termin mit Ersatz für Schul- und Abwesenheitswochen hat sich bewährt.
„Mach das am Wochenende fertig, unter der Woche ist keine Zeit.“ Viele Auszubildende kennen diesen Satz, und viele Ausbilder haben ihn selbst noch so gehört. Die Antwort auf die Frage, ob das Berichtsheft in die Freizeit gehört, ist trotzdem eindeutig: Nein. Der Ausbildungsnachweis wird während der Ausbildungszeit geführt, und der Betrieb muss dafür sorgen, dass das auch tatsächlich möglich ist.
Weniger eindeutig sind die Folgefragen. Was gilt in Berufsschulwochen? Was, wenn jemand freiwillig abends schreibt? Und wie viel Zeit ist angemessen? Darum geht es in diesem Beitrag, für Auszubildende und Betriebe gleichermaßen.
Was im Berufsbildungsgesetz steht
Zwei Vorschriften greifen ineinander. Nach § 13 Satz 2 Nummer 7 BBiG sind Auszubildende verpflichtet, „einen schriftlichen oder elektronischen Ausbildungsnachweis zu führen“. Die Pflicht zum Schreiben liegt also bei ihnen. Die Gegenseite regelt § 14 Absatz 2 BBiG: Ausbildende müssen zum Führen anhalten und die Nachweise regelmäßig durchsehen, und im zweiten Satz heißt es wörtlich, den Auszubildenden sei „Gelegenheit zu geben, den Ausbildungsnachweis am Arbeitsplatz zu führen“.
Dieser zweite Satz steht erst seit dem 5. April 2017 im Gesetz. Vorher verlangte § 14 Absatz 1 Nummer 4 BBiG nur, Auszubildende zum Führen „von schriftlichen Ausbildungsnachweisen anzuhalten, soweit solche im Rahmen der Berufsausbildung verlangt werden“. Die Zeitfrage war damals allein in der Empfehlung des BIBB-Hauptausschusses vom 9. Oktober 2012 geregelt. Dort hieß es unter Nummer 7, die Nachweise seien „während der Ausbildungszeit im Betrieb zu führen“.
Die heute gültige Fassung der Empfehlung Nr. 156 vom 1. September 2020 verbindet beides. Nummer 6 lautet: „Auszubildenden ist Gelegenheit zu geben, die Ausbildungsnachweise während der Ausbildungszeit am Arbeitsplatz zu führen.“ Im selben Absatz steht, dass Nachweishefte, Formblätter und IT-Programme den Auszubildenden kostenlos zur Verfügung gestellt werden.
Die Kammern übernehmen diese Linie in ihren Richtlinien und Merkblättern. Die IHK Hannover zitiert Nummer 6 der Empfehlung wörtlich, die IHK Cottbus schreibt „während der Ausbildungszeit“, die Regeln der IHK zu Lübeck sprechen von der Ausbildungszeit „im Betrieb“, und die IHK Aachen formuliert, den Auszubildenden müsse die Gelegenheit gegeben werden, das Berichtsheft am Arbeitsplatz zu führen.
Schreibzeit ist Ausbildungszeit
„Gelegenheit am Arbeitsplatz“ heißt praktisch: Das Schreiben findet innerhalb der vereinbarten Ausbildungszeit statt, und es gibt einen Ort und ein Arbeitsmittel, an dem es möglich ist. Ein Satz im Ausbildungsvertrag oder ein Hinweis im Einführungsgespräch genügt dafür nicht, wenn der Wochenplan in der Praxis keine Lücke lässt.
Das passt zum Zweck des Nachweises. Nach Nummer 3 der Empfehlung soll er Auszubildende und Ausbildende zur Reflexion über Inhalte und Verlauf der Ausbildung anhalten. Das Berichtsheft ist damit Teil der Ausbildung selbst und keine Hausaufgabe, die neben ihr herläuft.
Umgekehrt bleibt die Pflicht der Auszubildenden bestehen. Wer den eingeplanten Termin regelmäßig für anderes nutzt, verletzt die eigene Pflicht aus § 13 BBiG. Dass das Schreiben in die Ausbildungszeit gehört, bedeutet nicht, dass es von selbst erledigt wird.
Zu Hause schreiben: verlangen kann der Betrieb das nicht
Aus § 14 Absatz 2 BBiG folgt, dass der Betrieb das Berichtsheft nicht pauschal in den Feierabend oder auf das Wochenende verlagern darf. Wird trotzdem Zeit über die vereinbarte tägliche Ausbildungszeit hinaus verlangt, greift § 17 Absatz 7 BBiG: Eine solche Beschäftigung „ist besonders zu vergüten oder durch die Gewährung entsprechender Freizeit auszugleichen“.
Anders liegt der Fall, wenn Auszubildende aus eigenem Antrieb abends ein paar Zeilen ergänzen, etwa weil ihnen zu Hause die Formulierung leichter fällt. Das verbietet niemand. Ob solche Zeit dann als Ausbildungszeit gilt, regelt das Gesetz nicht ausdrücklich. Wer das dauerhaft so handhaben möchte, sollte es mit dem Ausbilder klären, statt es stillschweigend einreißen zu lassen.
Für Betriebe lohnt der Blick auf die eigene Praxis. Rückstände im Berichtsheft entstehen selten aus Faulheit, häufiger, weil kein Termin dafür vorgesehen ist. Wenn ein Auszubildender mehrere Wochen hinterherhängt, ist ein zusätzlicher Termin in der Ausbildungszeit die saubere Lösung. Die Aufforderung, den Rückstand am Wochenende aufzuholen, ist es nicht.
Bei Minderjährigen zählen die Grenzen des JArbSchG
Für Auszubildende unter 18 Jahren gilt nach § 15 Absatz 3 BBiG das Jugendarbeitsschutzgesetz. Jugendliche dürfen nach § 8 Absatz 1 JArbSchG nicht mehr als acht Stunden täglich und nicht mehr als 40 Stunden wöchentlich beschäftigt werden. Weil das Führen des Nachweises zur Ausbildung gehört, muss es in diesem Rahmen Platz finden. Ein Berichtsheft, das bei Jugendlichen regelmäßig nach Dienstschluss entsteht, ist deshalb nicht nur eine Frage der Vergütung.
Berufsschulwochen und Berufsschultage
Auch die Themen des Berufsschulunterrichts gehören in den Nachweis. Geschrieben werden sie aber oft nicht in der Schulwoche selbst. Nach § 15 Absatz 2 BBiG wird eine Blockwoche mit mindestens 25 Unterrichtsstunden an mindestens fünf Tagen mit der durchschnittlichen wöchentlichen Ausbildungszeit angerechnet. Daneben erlaubt § 15 Absatz 1 BBiG nur zusätzliche betriebliche Ausbildungsveranstaltungen bis zu zwei Stunden wöchentlich.
Ähnlich ist es am langen Berufsschultag: Einmal in der Woche sind Auszubildende nach mehr als fünf Unterrichtsstunden von mindestens je 45 Minuten freizustellen, und der Tag zählt mit der durchschnittlichen täglichen Ausbildungszeit. In der Praxis werden die Schulthemen deshalb am nächsten Betriebstag nachgetragen. Damit bis dahin nichts verloren geht, genügen ein paar Stichpunkte aus dem Unterricht.
Mobil oder im Homeoffice schreiben
§ 28 Absatz 2 BBiG erlaubt in angemessenem Umfang digitales mobiles Ausbilden, also Ausbildung ohne gleichzeitige Anwesenheit am selben Ort. An solchen vereinbarten Tagen ist der mobile Arbeitsplatz der Ort, an dem die Ausbildungszeit stattfindet, und das Berichtsheft kann dort ebenso geschrieben werden. Die dafür zusätzlich nötige Hard- und Software stellt der Betrieb nach § 14 Absatz 1 Nummer 3 BBiG kostenlos.
Entscheidend ist nicht der Ort, sondern die Zeit: Ein mobiler Tag ist Ausbildungszeit, ein freier Abend am Küchentisch nicht. Wie mobile Phasen insgesamt geregelt werden, beschreibt der Beitrag Digitales mobiles Ausbilden im Betrieb organisieren.
Wie viel Zeit ist angemessen?
Eine Minutenzahl nennen weder das Gesetz noch die Empfehlung. Einen Anhaltspunkt gibt nur der Umfang: Nach Nummer 4 der Empfehlung wird der Nachweis stichwortartig geführt, „ca. eine DIN-A4-Seite für eine Woche“. Wie viel Zeit das braucht, hängt vom Beruf, von der Übung und vom gewählten Modus ab. Die Entscheidung trifft der Betrieb, und sie sollte sich daran orientieren, was eine ordentliche Woche tatsächlich kostet, nicht daran, was im Tagesgeschäft gerade übrig bleibt.
Bewährt haben sich drei Modelle:
| Modell | Passt, wenn | Darauf achten |
|---|---|---|
| Fester Wochentermin, etwa am Freitagnachmittag | wöchentlich geführt wird und die Woche im Betrieb einen ruhigen Abschluss hat | Fällt der Termin auf einen Schul- oder Urlaubstag, braucht es einen Ersatztermin. |
| Kurze tägliche Einträge zum Ende der Schicht | täglich geführt wird oder viele wechselnde Tätigkeiten anfallen | Die Minuten müssen vor Dienstende liegen, nicht danach. |
| Nachtragstermin nach der Berufsschule | Blockunterricht oder lange Schultage den regulären Termin verdrängen | Stichpunkte aus dem Unterricht sichern, bevor die Erinnerung verblasst. |
Welches Modell gilt, gehört schriftlich festgehalten und allen Ausbildungsbeauftragten bekannt. Gerade in Fachabteilungen, die Auszubildende nur für einige Wochen haben, wird der Termin sonst als Erstes geopfert. Wer die Nachweise später durchsieht, erkennt Lücken schneller, wenn klar ist, wann geschrieben werden sollte. Wie diese Durchsicht abläuft, steht im Beitrag Berichtsheft prüfen: So kontrollieren Ausbilder Nachweise.
Wie Skillent das unterstützt
In Skillent kann die Administration geplante Bearbeitungszeiten anlegen: wiederkehrende Wochentage und Uhrzeiten mit einem Hinweis, der Auszubildenden und Ausbildern angezeigt wird. Damit steht der vereinbarte Termin dort, wo auch geschrieben wird. Eine Zeitbuchung ist das nicht: Die Funktion prüft nicht, wann tatsächlich geschrieben wurde, und das Schreiben erzeugt keinen Zeiteintrag. Ob der Termin eingehalten wird, bleibt Sache der Ausbildung vor Ort.
Für mobile Tage lässt sich Skillent als Web-App auf dem Smartphone oder Tablet installieren. Bereits geöffnete Wochen bleiben sieben Tage offline bearbeitbar; zum Anlegen einer Woche, zum Hochladen von Anhängen und zum Einreichen braucht es eine Verbindung. Wer trotz Termin in Rückstand gerät, wird ab vier offenen Wochen täglich um 9 Uhr erinnert, ab acht offenen Wochen zusätzlich der Ausbilder. Wochen, die nie angelegt wurden, lösen keine Erinnerung aus, erscheinen in der Jahresansicht aber als „fehlt“.
Ob die Zeiten im Betrieb großzügig genug bemessen sind, kann keine Software beantworten. Sie kann aber dafür sorgen, dass der vereinbarte Termin nicht nur im Ausbildungsplan steht, sondern jede Woche sichtbar ist.
Dieser Beitrag beschreibt die Praxis und ersetzt keine Rechtsberatung. Verbindlich sind der Ausbildungsvertrag und die Vorgaben der zuständigen Kammer.