Wer muss das Berichtsheft unterschreiben und wie oft?
- Das Gesetz nennt keinen Turnus und verlangt in § 14 Absatz 2 BBiG nur, zum Führen anzuhalten und regelmäßig durchzusehen.
- Die BIBB-Hauptausschussempfehlung 156 nennt mindestens monatlich und lässt beim elektronischen Nachweis ausdrücklich eine elektronische Freigabe genügen.
- Für die Prüfungsvorlage verlangen einzelne Kammern zusätzlich einen Ausdruck oder eine qualifizierte Signatur — das gehört vor der Einführung geklärt.
„Mein Chef möchte aber nicht hunderte Seiten unterschreiben." Der Satz steht so in einem Ausbildungsforum, und er beschreibt das Problem genauer als jede Gesetzeskommentierung. Rund um das Abzeichnen des Ausbildungsnachweises halten sich hartnäckig Annahmen, die teils aus der Papierzeit stammen und teils schlicht falsch sind.
Dieser Beitrag trennt drei Ebenen, die fast überall vermischt werden: was im Gesetz steht, was die Empfehlung des BIBB-Hauptausschusses sagt — die ausdrücklich nicht bindend ist — und was Ihre Kammer in der Praxis verlangt, was sich regional unterscheidet.
Was tatsächlich im Gesetz steht
Überraschend wenig. § 14 Absatz 2 BBiG lautet: „Ausbildende haben Auszubildende zum Führen der Ausbildungsnachweise nach § 13 Satz 2 Nummer 7 anzuhalten und diese regelmäßig durchzusehen. Den Auszubildenden ist Gelegenheit zu geben, den Ausbildungsnachweis am Arbeitsplatz zu führen."
Daraus folgt dreierlei. Der Betrieb muss anhalten — das Nachhalten ist also ausdrücklich seine Aufgabe und nicht allein die des Auszubildenden. Er muss regelmäßig durchsehen. Und er muss Gelegenheit geben, den Nachweis während der Arbeitszeit zu führen.
Was das Gesetz nicht sagt: wie oft „regelmäßig" ist. Und das Wort „unterschreiben" kommt in dieser Vorschrift gar nicht vor. Auch § 43 Absatz 1 Nummer 2 BBiG verlangt für die Zulassung zur Abschlussprüfung nur, dass ein Ausbildungsnachweis „schriftlich oder elektronisch" vorgelegt wurde — von „abgezeichnet" steht dort nichts.
Wie oft abgezeichnet werden muss
Den Turnus liefert nicht das Gesetz, sondern die Empfehlung Nr. 156 des BIBB-Hauptausschusses in der Fassung vom 1. September 2020. Sie ist eine Empfehlung an die zuständigen Stellen, kein Gesetz. Nummer 7 lautet:
„Ausbildende oder Ausbilderin/Ausbilder prüfen die Eintragungen in den Ausbildungsnachweisen mindestens monatlich (§ 14 Absatz 2 BBiG). Bei schriftlichen Ausbildungsnachweisen bestätigen sie die Richtigkeit und Vollständigkeit der Eintragungen mit Datum und Unterschrift. Bei elektronisch erstellten Ausbildungsnachweisen kann die Bestätigung auch auf andere Weise elektronisch (z. B. durch Austausch von bestätigenden E-Mails mit einfacher elektronischer Signatur oder durch elektronische Freigaben) dokumentiert werden."
Geführt wird täglich oder wöchentlich, geprüft mindestens monatlich. Einzelne Kammern setzen die Messlatte höher: Die IHK Potsdam verlangt wöchentliches Prüfen und Abzeichnen, die Handwerkskammer Rhein-Main „regelmäßig vierzehntägig (jedoch mindestens monatlich)". Maßgeblich ist, was Ihre zuständige Stelle veröffentlicht.
Beim digitalen Nachweis genügt laufend ein Klick
Das ist der Punkt, an dem die meisten Betriebe zu vorsichtig sind. Für das laufende Abzeichnen ist keine qualifizierte elektronische Signatur nötig. In der Begründung zur Gesetzesänderung heißt es, dass mit dem Erstellungsprozess des elektronischen Berichtshefts keine besonderen Formerfordernisse verbunden sind — ausdrücklich auch nicht die elektronische Form im Sinne des § 3a Verwaltungsverfahrensgesetzes. Genannt wird dort als ausreichend: das Anklicken eines Häkchens „Zur Kenntnis genommen und auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft" in einem Workflow-Programm.
Damit löst sich das Problem aus dem Eingangszitat auf. Niemand muss hunderte Seiten unterschreiben. Was zählt, ist die dokumentierte Bestätigung: wer hat wann welche Woche geprüft, und was wurde gegebenenfalls zurückgewiesen.
Bei der Prüfungszulassung wird es wieder strenger — und uneinheitlich
Für die Vorlage zur Prüfung gelten teils andere Anforderungen als für das laufende Abzeichnen, und hier gehen die Kammern auseinander:
- Die Handwerkskammer Stuttgart schreibt, elektronisch erstellte Nachweise seien für die Vorlage auszudrucken und zu unterzeichnen; möglich sei alternativ die elektronische Übermittlung mit qualifizierter elektronischer Signatur.
- Die IHK Pfalz verlangt, elektronisch erstellte Nachweise monatlich auszudrucken oder durch eine elektronische Signatur sicherzustellen, dass sie in den vorgegebenen Abständen erstellt und abgezeichnet wurden.
- Andere Kammern akzeptieren die Freigabe im System als ausreichend.
Das ist keine Kleinigkeit. Es entscheidet darüber, ob am Ende der Ausbildung ein Stapel Papier entsteht oder nicht. Diese Frage gehört vor der Einführung geklärt, nicht danach — und zwar schriftlich bei der für Sie zuständigen Stelle, nicht anhand eines Anbieterversprechens.
Wer abzeichnen darf
Das Gesetz spricht von „Ausbildende oder Ausbilderin/Ausbilder". In größeren Betrieben übernimmt die tägliche Durchsicht häufig eine ausbildungsbeauftragte Person in der Fachabteilung, während die Verantwortung bei der ausbildenden Person bleibt. Ob und in welchem Umfang Ihre Kammer eine Bestätigung durch andere Personen akzeptiert, ist ebenfalls regional geregelt und gehört zu den Fragen, die man einmal klärt und dann festhält.
Ein Fall aus der Praxis, der zeigt, warum das wichtig ist: In einem Forum wird ein ausgelernter Mitarbeiter gebeten, rückwirkend sämtliche Seiten eines Berichtshefts von 2018 bis heute zu unterschreiben, obwohl er vertraglich kein Ausbilder ist. Wer eine Bestätigung abgibt, bestätigt Richtigkeit und Vollständigkeit von Eintragungen — rückwirkend für Zeiträume, die man nicht begleitet hat, ist das nichts, was man nebenbei tut.
Bei minderjährigen Auszubildenden empfiehlt Nummer 9 der Hauptausschussempfehlung, dass die gesetzlichen Vertreter in angemessenen Abständen Kenntnis erhalten und dies bestätigen. Das ist eine Soll-Empfehlung, keine gesetzliche Pflicht.
Wenn nicht geführt oder nicht abgezeichnet wird
Der Nachweis ist Zulassungsvoraussetzung zur Abschlussprüfung. Die IHK Köln formuliert knapp: „Wer kein Berichtsheft führt, hat keinen Anspruch auf Zulassung zur Abschlussprüfung." Die Handwerkskammer Stuttgart differenziert und weist darauf hin, dass eine Ablehnung nur dann angemessen ist, wenn der Auszubildende nachweislich wiederholt zur ordnungsgemäßen Führung angehalten wurde und den Mangel allein zu vertreten hat.
Darin steckt der eigentliche Hinweis für Betriebe: Die Pflicht, zum Führen anzuhalten, liegt beim Ausbildenden. Wer sie nicht dokumentiert erfüllt hat, steht im Zweifel schlechter da. Eine nachvollziehbare Historie aus Erinnerungen, Prüfungen und Rückweisungen ist deshalb nicht nur Verwaltung — sie ist der Nachweis, dass der Betrieb seiner Pflicht nachgekommen ist.
Der Nachweis selbst wird übrigens nicht benotet. Nummer 11 der Empfehlung stellt klar, dass er im Rahmen der Zwischen- und Abschlussprüfungen nicht bewertet wird.
Fünf Punkte, die einmal festgelegt gehören
- Welche Form steht im Ausbildungsvertrag — schriftlich oder elektronisch?
- In welchem Turnus wird geprüft, und was verlangt die zuständige Kammer dazu?
- Wer zeichnet ab, und wer vertritt diese Person im Urlaub?
- Was akzeptiert die zuständige Stelle bei der Prüfungszulassung: die Freigabe im System, einen Ausdruck oder eine qualifizierte Signatur?
- Wie wird dokumentiert, dass der Betrieb zum Führen angehalten hat?
Wie Skillent das abbildet
In Skillent reicht die oder der Auszubildende eine Woche ein, die zuständige Person prüft, gibt frei oder weist mit Begründung zurück. Jeder dieser Schritte wird mit Person und Zeitpunkt festgehalten, offene Wochen sind über alle Auszubildenden hinweg sichtbar, und der Nachweis lässt sich als zusammenhängendes PDF ausgeben. Das entspricht der elektronischen Freigabe, die Nummer 7 der Hauptausschussempfehlung ausdrücklich nennt.
Ob Ihre Kammer für die Prüfungsvorlage darüber hinaus einen Ausdruck oder eine qualifizierte Signatur verlangt, sagt Ihnen nur Ihre Kammer. Fragen Sie das vor der Einführung — bei uns wie bei jedem anderen Anbieter.
Dieser Beitrag beschreibt die Praxis und ersetzt keine Rechtsberatung. Verbindlich sind der Ausbildungsvertrag und die Vorgaben der zuständigen Kammer.