Wie lange müssen Ausbildungsnachweise aufbewahrt werden?
- Weder BBiG noch Handwerksordnung noch die BIBB-Hauptausschussempfehlung 156 nennen eine Aufbewahrungsfrist für Ausbildungsnachweise.
- Der bearbeitete Nachweis geht in das Eigentum der Auszubildenden über und ist spätestens am Ende des Ausbildungsverhältnisses auszuhändigen.
- Ohne gesetzliche Frist muss der Betrieb eine eigene begründen: bis das Prüfungsverfahren abgeschlossen ist, danach nach Zweck und Löschkonzept.
Die Frage kommt meist am Ende eines Ausbildungsjahrgangs: Wie lange müssen wir die Berichtshefte eigentlich aufheben? Im Netz findet man darauf schnell eine Zahl — drei Monate, drei Jahre, manchmal zehn. Diese Zahlen lassen sich in keiner Vorschrift nachlesen.
Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist gibt es nicht
Durchgesehen wurden die Vorschriften, die für den Ausbildungsnachweis einschlägig sind: § 11 BBiG zur Form im Ausbildungsvertrag, § 13 zur Führungspflicht, § 14 zu den Pflichten der Ausbildenden, § 43 zur Prüfungszulassung, dazu § 36 der Handwerksordnung und die Empfehlung Nr. 156 des BIBB-Hauptausschusses in der Fassung vom 1. September 2020. Keine dieser Vorschriften nennt eine Aufbewahrungsfrist für Ausbildungsnachweise — das Wort „Aufbewahrung" kommt dort nicht vor.
Das ist keine Lücke, die man übersehen könnte. Es ist die Antwort. Wer eine konkrete Zahl nennt, sollte sagen können, woher sie stammt.
Was stattdessen gilt: Der Nachweis gehört der ausgebildeten Person
Die IHK Potsdam formuliert es deutlich: „Mit der schriftlichen Bearbeitung geht das Berichtsheft in das Eigentum des Azubis über!" Und weiter: Die Nachweise sind dem Azubi „bei Bedarf und zu Prüfungen sowie nach dem Ende des Ausbildungsverhältnisses auszuhändigen".
Damit verschiebt sich die Frage. Sie lautet nicht „wie lange dürfen wir behalten", sondern „wie stellen wir sicher, dass die Person bekommt, was ihr gehört". In der Beratungspraxis der Gewerkschaftsjugend tauchen regelmäßig Fälle auf, in denen ein Betrieb bei der Trennung die Nachweise nicht herausgibt. Für die betroffene Person ist das gravierend: Der Nachweis ist das Dokument, mit dem sich belegen lässt, was tatsächlich ausgebildet wurde.
Die praktische Untergrenze: bis das Prüfungsverfahren durch ist
Auch ohne Frist gibt es einen Zeitpunkt, vor dem niemand etwas vernichten sollte. Die Vorlage des Nachweises ist nach § 43 Absatz 1 Nummer 2 BBiG Zulassungsvoraussetzung zur Abschlussprüfung, und eine einmal erteilte Zulassung kann widerrufen werden. Solange das Prüfungsverfahren nicht abgeschlossen ist, muss der Stand belegbar bleiben.
Dazu kommt ein Eigeninteresse des Betriebs, das oft übersehen wird. § 14 Absatz 2 BBiG verpflichtet Ausbildende, zum Führen anzuhalten und regelmäßig durchzusehen. Kommt es später zum Streit darüber, ob ordnungsgemäß ausgebildet wurde, ist die dokumentierte Historie aus Prüfungen, Rückfragen und Rückweisungen der Beleg dafür, dass der Betrieb seine eigene Pflicht erfüllt hat. Wer nur die Nachweise aufhebt, aber nicht die Freigabehistorie, hebt die Hälfte auf.
Keine Frist heißt nicht „für immer"
Aus dem Fehlen einer Frist folgt gerade nicht, dass man Ausbildungsnachweise unbegrenzt speichern darf. Sie enthalten personenbezogene Daten, teils Beurteilungen und Anhänge. Nach der Datenschutz-Grundverordnung braucht jede weitere Speicherung einen Zweck; fällt der Zweck weg, ist zu löschen. Ein Betrieb sollte deshalb selbst festlegen, wie lange er aufbewahrt und warum — und das im Verarbeitungsverzeichnis festhalten.
Genau das ist der Unterschied zwischen „es gibt keine Frist" und „es ist egal". Wer keine Frist hat, muss sich eine begründete eigene geben. Die Bewertung für den konkreten Fall gehört zu Datenschutz und Rechtsberatung, nicht zum Softwareanbieter.
Beim digitalen Nachweis kommen drei Fragen dazu
- Herausgabe: In welcher Form bekommt die ausgelernte Person ihren Nachweis? Ein vollständiges PDF ist etwas anderes als ein Konto, das irgendwann abgeschaltet wird.
- Zugriffsentzug: Wann endet der Zugang der Person zum System, und liegt die Herausgabe zeitlich davor? Das ist die Reihenfolge, die in der Praxis am häufigsten schiefgeht.
- Unabhängigkeit vom Anbieter: Bleibt der Bestand lesbar, wenn der Vertrag endet oder der Anbieter den Dienst einstellt?
Die dritte Frage ist gerade keine theoretische. Das Digitale Berichtsheft der IHK-Organisation wird zum 31. Dezember 2026 eingestellt, und der Export daraus kann nach Auskunft der Kammern nur durch die Auszubildenden selbst erfolgen, nicht durch den Betrieb. Was das praktisch bedeutet, steht in der Export-Checkliste.
Vier Punkte, die ein Betrieb selbst festlegen sollte
- Wie lange wir aufbewahren — und mit welcher Begründung.
- Wann und in welcher Form die ausgelernte Person ihren vollständigen Nachweis erhält.
- Wer die Herausgabe auslöst und wo festgehalten wird, dass sie erfolgt ist.
- Wann gelöscht wird, und wer das durchführt.
Vier Sätze, einmal aufgeschrieben. Sie beantworten die Frage nach der Frist vollständig — und zwar besser, als jede Zahl aus einer Suchmaschine es könnte.
Wie Skillent das abbildet
Skillent gibt den Ausbildungsnachweis als zusammenhängendes PDF aus, führt eine Historie darüber, wer wann welche Woche geprüft und freigegeben hat, und kennt Aufbewahrungsregeln sowie einen geregelten Ablauf für Löschanfragen und persönliche Datenexporte. Betrieben wird es auf eigenen Servern oder als Managed Hosting in Deutschland; was dabei wo liegt, beschreibt der Beitrag Berichtsheft selbst hosten.
Dieser Beitrag beschreibt die Praxis und ersetzt keine Rechtsberatung. Verbindlich sind der Ausbildungsvertrag und die Vorgaben der zuständigen Kammer.