Der Wechsel braucht einen klaren Schnitt. Vorhandene Nachweise müssen aus dem IHK-Dienst heraus und in eine geschützte Ablage. Für alle neuen Berichte legt der Betrieb einen festen Startpunkt fest.
Ein ungeprüfter PDF-Download erledigt nur den technischen Teil. Fehlende Wochen, offene Rückfragen oder falsche Zugriffsrechte fallen sonst womöglich erst bei der Prüfungsanmeldung auf.
Warum der Export nicht bis Dezember warten sollte
Ein früher Testexport zeigt, ob Zugangsdaten funktionieren, Berichte vollständig sichtbar sind und der Download im erwarteten Format ankommt. Bleibt ein Problem, besteht noch Zeit für eine Klärung mit der zuständigen IHK. Kurz vor dem Jahresende treffen Urlaub, Feiertage und der technische Stichtag ungünstig zusammen.
Bei laufenden Ausbildungen muss außerdem feststehen, bis zu welchem Berichtstag das alte System genutzt wird. Ohne ein festes Übergabedatum entstehen schnell doppelte oder fehlende Wochen. Deshalb sollte der Betrieb einen letzten Berichtszeitraum im bisherigen Dienst und einen ersten Berichtszeitraum im neuen Verfahren benennen.
Konten und Berichtsstände vorbereiten
Eine vollständige Liste der betroffenen Auszubildenden gehört an den Anfang. Sie muss auch Personen erfassen, deren Ausbildung 2026 beendet wurde, sofern ihre Nachweise noch nicht betrieblich archiviert sind.
- Für welche aktiven und ehemaligen Auszubildenden liegen Berichte im IHK-Dienst?
- Wer kann sich noch anmelden und den Export auslösen?
- Welche Wochen fehlen oder warten noch auf eine Rückmeldung?
- Welche Berichte wurden bereits bestätigt, welche sind noch offen?
- Wer übernimmt die Vollständigkeitsprüfung und dokumentiert das Ergebnis?
Offene Berichte sollten nicht stillschweigend als vollständig behandelt werden. Wenn eine Lücke fachlich geklärt werden muss, gehört sie auf eine Aufgabenliste mit Verantwortlichem und Termin.
Berichtshefte aus dem IHK-Dienst exportieren
Der offizielle Leitfaden beschreibt den Weg über das Serviceportal Bildung: anmelden, die Berichtsheftverwaltung öffnen, den Bereich zum Herunterladen aufrufen und den Export aller Einträge als PDF erzeugen. Oberflächen können sich ändern. Folgen Sie deshalb beim Export der aktuellen Fassung des IHK-Leitfadens.
- Mit dem vorgesehenen Benutzerkonto anmelden.
- Den vollständigen Export für die betreffende Person erzeugen.
- Die Datei lokal in einem vorbereiteten Arbeitsordner speichern.
- Dateiname und Zuordnung unmittelbar prüfen.
- Den Export in der betrieblichen Checkliste als durchgeführt markieren.
Ein nachvollziehbarer Dateiname enthält mindestens Person, Ausbildungszeitraum und Exportdatum. Personenbezogene Daten gehören nicht in frei zugängliche Teamordner oder ungeschützte Austauschverzeichnisse.
Jede exportierte Datei vollständig prüfen
Ein erfolgreicher Download sagt noch nichts über den Inhalt. Öffnen Sie jede PDF-Datei und prüfen Sie stichprobenartig Anfang, Mitte und Ende des Ausbildungszeitraums. Seitenzahl, Namen, Berichtszeiträume und Lesbarkeit müssen plausibel sein.
| Prüfpunkt | Konkrete Kontrolle |
|---|---|
| Zuordnung | Name und Ausbildungszeitraum passen zur vorgesehenen Person. |
| Zeitraum | Der erste und letzte erwartete Berichtszeitraum sind enthalten. |
| Inhalt | Betriebliche Tätigkeiten und Berufsschulzeiten sind lesbar dargestellt. |
| Status | Offene oder unvollständige Wochen sind separat dokumentiert. |
| Datei | Die PDF lässt sich nach dem Kopieren erneut öffnen und durchsuchen. |
Welche Bestätigungen und welcher Einreichungsweg später verlangt werden, entscheidet die zuständige Stelle. Betriebe sollten diese Anforderungen nicht aus dem bisherigen Portal ableiten, sondern für ihre IHK beziehungsweise andere zuständige Stelle prüfen.
Ablage, Zugriff und Sicherung festlegen
Weil die exportierten Nachweise personenbezogene Ausbildungsdaten enthalten, braucht der Ablageort ein Rollen- und Berechtigungskonzept. Sinnvoll ist eine Struktur nach Ausbildungsjahrgang und Person, ergänzt um eine kurze Exportdokumentation.
- ein definierter Hauptablageort statt persönlicher Laufwerke,
- Zugriff nur für die betrieblich zuständigen Personen,
- eine Datensicherung außerhalb des Hauptspeichers,
- eine dokumentierte Zuständigkeit für spätere Prüfungsanfragen,
- betriebliche Lösch- und Aufbewahrungsregeln für Ausbildungsunterlagen.
Die PDF sollte nach der Prüfung unverändert aufbewahrt werden. Ergänzende Notizen zu fehlenden Wochen oder späteren Nachreichungen gehören in eine getrennte Dokumentation, nicht in wechselnde Kopien derselben Datei.
Berichte ab 2027 ohne Medienbruch weiterführen
Noch vor dem Stichtag braucht der Betrieb für Ausbildungen, die über 2026 hinauslaufen, eine Anschlusslösung. Eine neue Eingabemaske allein genügt nicht. Festzulegen sind Benutzerkonten, Rollen, Freigaben, mobile Nutzung, PDF-Ausgabe und der Zugriff auf die alten Nachweise.
Alte PDFs müssen nicht zwingend in ein neues System zurückgeschrieben werden. Häufig ist eine saubere Trennung sinnvoller: geprüfte Altbestände bleiben in der geschützten Ablage, neue Berichte beginnen zum festgelegten Stichtag im neuen System. Ein Vermerk dokumentiert, wo sich beide Teile befinden.
Skillent verbindet digitales Berichtsheft und Ausbildungsmanagement. Für den Betrieb stehen eine Installation in der eigenen Infrastruktur und Managed Hosting in Deutschland zur Wahl. Der Beitrag „Welche Alternative passt ab 2027?“ ordnet die Auswahlkriterien ausführlicher ein.
Quellen und Stand
Geprüft am 27. Juli 2026: IHK-Leitfaden zum Export und Hinweise der IHK Aschaffenburg. Der konkrete Prüfungs- und Vorlageweg ist mit der jeweils zuständigen Stelle abzustimmen.