Welche Alternative passt nach dem Ende des IHK-Digitalen Berichtshefts?
- Der bisherige IHK-Dienst endet am 31. Dezember 2026; bestehende Daten sollten vorher exportiert werden.
- Eine gute Alternative braucht mehr als eine Eingabemaske: Freigaben, mobile Nutzung, PDF-Export und klare Rollen gehören dazu.
- Ausbildungsbetriebe sollten jetzt prüfen, wie Berichte, Ausbilder-Freigaben und Datenmigration künftig ablaufen sollen.
Wochen eintragen, Rückfragen beantworten, freigeben, exportieren: Diese Arbeit läuft in vielen Betrieben bisher über den IHK-Dienst. Ab 2027 steht er nicht mehr zur Verfügung. Wer noch laufende Ausbildungen betreut, muss den Ablauf deshalb vor dem Jahreswechsel neu ordnen.
Die IHK-Ankündigung betrifft nicht alle Ausbildungsbereiche
Die Abschaltung betrifft den bisherigen Dienst der IHK-Organisation. Für Handwerksberufe sind in der Regel Handwerkskammern zuständig. Daneben gibt es eigene Stellen für Landwirtschaft, freie Berufe, den öffentlichen Dienst sowie weitere gesetzlich geregelte Bereiche. Das digitale Berichtsheft als betrieblicher Ablauf bleibt daher ein breiteres Thema als dieser einzelne IHK-Dienst.
Skillent ist nicht auf IHK-Berufe beschränkt. Berichte, Freigaben, Rollen und PDF-Ausgaben können auch in Ausbildungsorganisationen mit HWK oder einer anderen zuständigen Stelle eingesetzt werden. Welche Form und welcher Übergabeweg verlangt werden, sollte der Betrieb vor der Einführung mit seiner zuständigen Stelle abstimmen. Das BIBB führt die zuständigen Stellen nach BBiG auf.
Was das Ende des IHK-Digitalen Berichtshefts praktisch bedeutet
Die Eingabe ist meist der kleinere Teil. Arbeit entsteht in den Folgeprozessen: Einträge müssen geprüft, Rückfragen zugeordnet und Berichte für die Dokumentation ausgegeben werden. Dazu kommt die Entscheidung, wo Ausbildungsdaten liegen und wer darauf zugreifen darf.
Vor dem Wechsel müssen die vorhandenen Nachweise vollständig gesichert werden. Der Beitrag „IHK-Berichtsheft exportieren“ beschreibt Export, Vollständigkeitsprüfung und geschützte Ablage.
Je größer der Betrieb, desto wichtiger wird das. An einem Standort mit wenigen Auszubildenden lassen sich einzelne Lücken noch per Hand nachziehen. Bei mehreren Ausbildern, Berufen oder Standorten führt ein schlecht gewählter Ersatz schnell zu Nebenlisten, Mail-Schleifen und zusätzlichen Rückfragen.
Es gibt drei verschiedene richtige Antworten — je nach Kammer
Wer nach dem Nachfolger sucht, findet widersprüchliche Auskünfte. Das liegt nicht an schlechter Recherche, sondern daran, dass die Kammern unterschiedlich kommunizieren. Drei Fälle lassen sich unterscheiden:
- Eine gemeinsame Nachfolgelösung wird benannt. Viele Kammern verweisen auf das Azubiheft. Die Registrierungsseite des Anbieters führt am 7. Oktober 2026 elf IHKs: Düsseldorf, Erfurt, Hagen, Halle-Dessau, Koblenz, Magdeburg, Neubrandenburg, Nürnberg, Saarland, Südthüringen und Trier. Die Grundversion stellen diese Kammern ihren Mitgliedsbetrieben meist kostenfrei bereit, Zusatzfunktionen kosten extra. Eine einheitliche Lösung aller IHKs ist es nach Angabe des Anbieters nicht.
- Eine andere Lösung wird bereitgestellt. Die IHKs Südlicher Oberrhein und Ulm bieten BLok an.
- Es wird ausdrücklich keine Empfehlung ausgesprochen. Die IHK Hannover schreibt dazu, sie dürfe aus rechtlichen Gründen keine Empfehlung aussprechen; ähnlich äußern sich die IHKs Ostwürttemberg, Nordschwarzwald und Rheinhessen.
Für den Betrieb heißt das: Die erste Handlung ist nicht die Auswahl eines Anbieters, sondern eine Auskunft der eigenen zuständigen Kammer. Fragen Sie dort, ob eine Nachfolgelösung bereitgestellt wird, ob sie für Ihren Betrieb kostenfrei ist und welche Form der Nachweis bei der Prüfungsvorlage haben muss. Wer nur Wochenberichte braucht und ein kostenfreies Kammerangebot bekommt, ist damit gut bedient.
Der bundesweite Stichtag ist der 31. Dezember 2026; danach gibt es keinen zweiten Export. Nach der Mitteilung der IHK Hannover endet damit auch der Zugriff auf bestehende Einträge. Einige Kammern nehmen schon jetzt keine neuen Auszubildenden oder Betriebe mehr in den alten Dienst auf. Eine automatische Datenübernahme in ein Nachfolgesystem gibt es nach Auskunft mehrerer Kammern nicht; das exportierte PDF lässt sich aber in der Regel als Anhang im neuen System ablegen.
Worauf Ausbildungsbetriebe bei einer Alternative achten sollten
1. Berichte müssen im Alltag leicht gepflegt werden können
Wenn Azubis Berichte nur am Desktop im Büro nachtragen können, landen sie wieder bei Zetteln, Notizen oder Lücken. Die Alternative sollte deshalb auf Smartphone und Rechner funktionieren. Sonst wird die Dokumentation erneut aufgeschoben.
2. Ausbilder brauchen einen klaren Freigabeprozess
Viele Ersatzlösungen konzentrieren sich auf das Schreiben. Für Betriebe zählt jedoch ebenso der Freigabeprozess: Was ist offen? Wo gibt es Rückfragen? Welche Woche ist genehmigt? Wenn dieser Ablauf nicht klar sichtbar ist, geht die Arbeit aus dem Tool wieder in E-Mails oder Zurufe zurück.
3. Export und Nachweise dürfen kein Sonderprojekt sein
Berichte müssen sich ohne Umwege ausgeben lassen. Screenshots, Copy-and-Paste oder nachträglich gebaute PDFs verlagern den Aufwand nur. Benötigt werden brauchbare PDF-Ausgaben, eine dokumentierte Historie und ein Aufbau, den Betrieb und zuständige Stelle prüfen können.
4. Datenhoheit ist kein Nebenthema
Ausbildungsdaten enthalten persönliche Angaben, Bewertungen, Anhänge und interne Abläufe. Viele Betriebe verlangen deshalb Self-Hosting oder zumindest Hosting in Deutschland. Für Unternehmen, Träger und Verwaltungen kann der Betriebsort den Ausschlag geben.
Warum Übergangslösungen oft doppelt Arbeit machen
Nach dem Auslaufen eines etablierten Tools liegt der Wechsel zu PDF, Word, SharePoint oder einer Tabelle nahe. Für den Übergang kann das genügen. Rollen, Historie, Freigaben und ein verlässlicher Export lassen sich damit jedoch selten gemeinsam abbilden.
Oft entsteht dadurch doppelte Arbeit: Auszubildende tragen an einer Stelle ein, Ausbilder kommentieren per Mail und die Ausbildungsleitung führt parallel eine Liste. Für Gespräche oder Prüfungen muss anschließend wieder ein zusammenhängender Stand aus mehreren Quellen gebaut werden. Eine Alternative sollte genau diese Reibung beseitigen.
Wann Skillent besonders gut passt
Skillent verbindet den Ersatz des bisherigen Formulars mit einem durchgängigen Arbeitsablauf für den Ausbildungsalltag. Dazu gehören digitale Berichtshefte, Freigaben, PDF-Ausgaben für die Ausbildungsdokumentation, Beurteilungen und eine gemeinsame Sicht für Ausbilder und Ausbildungskoordination.
- Sie wollen Berichtshefte digital führen, ohne in eine fremde Standard-Cloud gedrückt zu werden.
- Sie haben mehrere Ausbilder, Standorte oder Berufe und brauchen eine gemeinsame Übersicht.
- Sie wollen lieber jetzt in Ruhe umstellen als Ende 2026 mit Zeitdruck improvisieren.
Eine sinnvolle Auswahl-Checkliste für die nächsten Monate
- Welche Berichte, Freigaben und Exporte müssen ab 2027 zwingend funktionieren?
- Wie mobil soll die Lösung im Alltag sein?
- Wer braucht welche Rechte: Azubis, Ausbilder, Ausbildungsleitung, Verwaltung?
- Soll die Lösung auf eigener Infrastruktur laufen oder als Managed Hosting in Deutschland?
- Wie lassen sich bestehende Daten, Vorlagen und Arbeitsweisen übernehmen?
Wer diese Fragen früh beantwortet, kann den Wechsel ohne Zeitdruck vorbereiten und den künftigen Ablauf verbindlich festlegen.
Dieser Beitrag beschreibt die Praxis und ersetzt keine Rechtsberatung. Verbindlich sind der Ausbildungsvertrag und die Vorgaben der zuständigen Kammer.