Was gehört ins Berichtsheft, wenn Urlaub, Krankheit oder Berufsschule anstehen?
- Urlaubs-, Krankheits- und Feiertage brauchen keinen Bericht, werden aber am jeweiligen Tag vermerkt; das verlangen die Kammern übereinstimmend.
- Diagnosen und Krankmeldungen gehören nicht ins Berichtsheft, weil Berufsschule, Betriebsrat und gegebenenfalls der Prüfungsausschuss es lesen können.
- Berufsschultage und Blockwochen sind nach § 15 BBiG Ausbildungszeit und bekommen Themen je Fach oder Lernfeld, überbetriebliche Lehrgänge gehören zu den Unterweisungen.
Die Frage kommt in jedem Ausbildungsjahr wieder: Was schreibe ich ins Berichtsheft, wenn ich die halbe Woche krank war? Und was gehört an einen Berufsschultag, an einen Feiertag oder in die Woche vor der Abschlussprüfung? Die Antwort ist einfacher als befürchtet. Ein freier oder fehlender Tag braucht keinen Text, aber er darf auch nicht einfach leer bleiben.
Der Grundsatz dahinter: Der Ausbildungsnachweis soll den Ablauf der gesamten Ausbildung nachvollziehbar machen, nicht nur die produktiven Tage. Deshalb wird jeder Tag erklärt, entweder durch Inhalte oder durch einen kurzen Vermerk, warum es an diesem Tag keine gibt.
Was das Berichtsheft enthalten muss
Die Mindestinhalte stehen nicht im Gesetz, sondern in der Empfehlung Nr. 156 des BIBB-Hauptausschusses, aktuell in der Fassung vom 1. September 2020. Nach Nummer 4 wird der Nachweis täglich oder wöchentlich geführt und gibt mindestens stichwortartig wieder:
- die betrieblichen Tätigkeiten,
- Unterweisungen, überbetriebliche Unterweisungen, betrieblichen Unterricht und sonstige Schulungen,
- die Themen des Berufsschulunterrichts.
Außerdem soll die zeitliche Dauer der Tätigkeiten erkennbar sein. Die Musterformulare der Empfehlung haben genau diese drei Bereiche, jeweils mit einer Spalte für Stunden. Ein eigenes Feld für Urlaub oder Krankheit gibt es dort nicht. Das regeln die Kammern.
Und die sind sich in diesem Punkt einig. Die Handelskammer Hamburg bittet darum, sicherzustellen, dass „Abwesenheiten, wie Urlaub, Krankheit und sonstige Verhinderungsgründe, dokumentiert sind". Die Handwerkskammer Stuttgart schreibt: „Urlaubs- und Krankheitstage werden ebenfalls vermerkt." Die Handwerkskammer für Schwaben verlangt, dass Auszubildende „Zeiten wie Krankheit, Urlaub und sonstige Ausfallzeiten" angeben, und ihre Musterwoche zeigt, wie knapp das aussehen darf: Mittwoch „krank", Freitag „Urlaub", Samstag „kein Arbeitstag".
Situation und Eintrag im Überblick
| Situation | Was eintragen | Was nicht hineingehört |
|---|---|---|
| Urlaub | „Urlaub" am jeweiligen Tag; im Wochenmodus die Tage benennen | Urlaubsziel, Begründung |
| Krankheit | „Krank" am jeweiligen Tag; bei halben Tagen die erledigten Inhalte des restlichen Tages | Diagnose, Beschwerden, Arztbesuch im Detail, Krankmeldung |
| Berufsschultag | Fächer oder Lernfelder mit den behandelten Themen, Klassenarbeiten | Bloß „Berufsschule" ohne Themen |
| Blockunterricht | Themen je Fach oder Lernfeld für die Woche; zusätzliche betriebliche Termine gesondert | Fünf identische Tageseinträge |
| Gesetzlicher Feiertag | „Feiertag", gern mit Namen | Leeres Feld ohne Vermerk |
| Freistellung für Prüfung | „Zwischenprüfung" oder „Abschlussprüfung, schriftlicher Teil"; Vortag als „freigestellt" | Prüfungsaufgaben, Ergebnisse |
| Überbetriebliche Ausbildung, Lehrgang | Kursinhalt und Tätigkeiten im Bereich Unterweisungen | Nur der Kurstitel |
| Betriebsruhe | „Betriebsruhe" oder „Urlaub", je nachdem, wie der Tag im Betrieb verbucht ist | Erfundene Tätigkeiten |
Die Spalte rechts ist kein Gesetzestext, sondern Praxis. Ob Ihre Kammer bestimmte Formulierungen erwartet, steht in deren Merkblatt.
Urlaub: ein Wort genügt
Ein Urlaubstag braucht keinen Bericht. Es genügt der Vermerk am betreffenden Tag. Wer wöchentlich führt, nennt die Tage, etwa „Mo–Mi Urlaub", und beschreibt nur die restlichen Tage inhaltlich. Eine ganze Urlaubswoche wird trotzdem angelegt und als Urlaub gekennzeichnet, damit die fortlaufende Reihe der Wochen keine Lücke hat.
Das hat auch einen praktischen Nutzen. Die Handwerkskammer Halle weist darauf hin, dass das von beiden unterschriebene Berichtsheft schnell Klarheit schaffen kann, wenn Auszubildende und Ausbilder sich über die Zahl der noch offenen Urlaubstage uneinig sind.
Krankheit: Tage ja, Ursache nein
Krankheitstage werden ebenso vermerkt: „krank" am Tag, mehr nicht. Inhalte, die man verpasst hat, schreibt niemand nach. War jemand nur vormittags beim Arzt und danach im Betrieb, steht der Nachmittag mit seinen Tätigkeiten im Bericht.
Was nicht hineingehört, sind Diagnosen, Beschwerden und die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Gesundheitsdaten sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt, und das Berichtsheft wird von mehreren Stellen gelesen: Nach der Hauptausschussempfehlung können Berufsschule und Betriebsrat Einsicht nehmen, unter Umständen sieht es auch der Prüfungsausschuss. Die Krankmeldung läuft ohnehin über einen anderen Weg. Nach § 5 EFZG wird die Arbeitsunfähigkeit dem Arbeitgeber gemeldet; bei gesetzlich Versicherten ruft der Arbeitgeber die Bescheinigung inzwischen elektronisch ab. Sie gehört in die Personalunterlagen, nicht in den Ausbildungsnachweis. In keinem der hier ausgewerteten Kammermerkblätter wird verlangt, sie beizulegen.
Berufsschule und Blockunterricht
Berufsschule ist Ausbildungszeit. § 15 Absatz 2 BBiG rechnet die Unterrichtszeit einschließlich Pausen und notwendiger Wegezeiten auf die Ausbildungszeit an. Ein Berufsschultag mit mehr als fünf Unterrichtsstunden von mindestens je 45 Minuten zählt einmal in der Woche mit der durchschnittlichen täglichen Ausbildungszeit, eine Blockwoche mit mindestens 25 Stunden an mindestens fünf Tagen mit der durchschnittlichen wöchentlichen. Für das Berichtsheft folgt daraus: Diese Tage sind keine Lücke, sondern Teil der Ausbildung, und sie bekommen Inhalt.
Ins Feld gehören die Themen, nicht bloß der Ort. Die Handwerkskammer für Schwaben nennt „Unterrichtsfach bzw. Lernfeld mit Unterrichtsstoff", die Handwerkskammer Halle empfiehlt zusätzlich, Klassenarbeiten zu vermerken. Ein Eintrag wie „LF 5: Angebote vergleichen, Bezugskalkulation; Deutsch: Protokoll" sagt mehr als eine Seite Fließtext.
Im Blockunterricht bietet sich eine Zusammenfassung für die ganze Woche an. Statt fünf fast gleicher Tage stehen die Themen je Fach oder Lernfeld untereinander. Der Betrieb darf in einer Blockwoche nach § 15 Absatz 1 BBiG zusätzlich bis zu zwei Stunden betriebliche Ausbildungsveranstaltungen ansetzen; findet so etwas statt, gehört es mit Thema in den Bereich Unterweisungen.
Wie viele Stunden für einen Schultag eingetragen werden, die tatsächlichen Unterrichtsstunden oder die angerechnete Ausbildungszeit, regeln Betriebe und Kammern unterschiedlich. Legen Sie das einmal fest und halten Sie es für alle Auszubildenden gleich.
Feiertage, Prüfungen und Lehrgänge
Feiertage werden wie andere freie Tage gekennzeichnet: „Feiertag", am besten mit Namen. Das erklärt bei der späteren Durchsicht sofort, warum eine Woche nur vier Tage hat. Fällt ein Feiertag auf einen Berufsschultag, gilt dasselbe.
Prüfungen sind Freistellungen nach § 15 Absatz 1 BBiG. Der Betrieb stellt für die Teilnahme an Prüfungen frei und außerdem an dem Arbeitstag, der der schriftlichen Abschlussprüfung unmittelbar vorangeht. Beide Tage werden mit Anlass vermerkt. Inhalte oder Ergebnisse der Prüfung gehören nicht ins Berichtsheft. Wann welche Prüfung ansteht und woran die Zulassung hängt, beschreibt der Beitrag Zwischenprüfung und Abschlussprüfung planen: Fristen, Zulassung, Vorbereitung.
Überbetriebliche Ausbildung und Lehrgänge nennt die Hauptausschussempfehlung ausdrücklich im selben Bereich wie Unterweisungen und betrieblichen Unterricht. Im Handwerk gehört die überbetriebliche Lehrlingsunterweisung in vielen Berufen dazu; die Handwerkskammer für Schwaben verlangt dafür „Inhalt des Kurses und Tätigkeiten". Für mehrtägige Lehrgänge an anderen Orten gilt dasselbe wie für Blockwochen: Themen zusammenfassen, Tage nicht einzeln wiederholen.
Was Betriebe einmal festlegen sollten
Damit Ausbilder bei der Durchsicht nicht jede Woche neu entscheiden, lohnt eine kurze Regel für alle Auszubildenden:
- Welche Kennzeichnungen gelten für Urlaub, Krankheit, Feiertag, Betriebsruhe und Freistellung?
- Wie werden Stunden an Berufsschultagen und in Blockwochen angegeben?
- Wird im Blockunterricht täglich oder wöchentlich berichtet?
- Wo werden überbetriebliche Lehrgänge eingetragen?
- Wer gleicht Abwesenheiten im Bericht mit der Urlaubs- und Krankheitsübersicht ab?
Den letzten Punkt übersehen viele. Weicht der Bericht von der Personalverwaltung ab, fällt das sonst erst bei der Prüfungsanmeldung auf. Wie Ausbilder die Durchsicht organisieren, steht im Beitrag Berichtsheft prüfen: So kontrollieren Ausbilder Nachweise; was Betriebe sonst zur Form des Nachweises regeln müssen, in Digitaler Ausbildungsnachweis: Was Betriebe festlegen müssen.
Wie Skillent das abbildet
In Skillent wählt die oder der Auszubildende für jeden Tag einen Lernort (Betrieb, Berufsschule, Unterweisungen oder Schule & Betrieb) und eine Anwesenheit: Anwesend, Urlaub, Krank, Sonstige Abwesenheit oder Freistellung. Ob täglich oder wöchentlich berichtet wird, legt die Berichtsvorlage des Berufs oder des Betriebs fest.
Der Pflichttext richtet sich nach dem Lernort. An Berufsschultagen werden Berufsschulthemen verlangt statt betrieblicher Tätigkeiten, an Unterweisungstagen Unterweisungen, bei Schule & Betrieb beides. An Abwesenheitstagen genügt die Anwesenheitsart; Stunden und Tätigkeitstexte sind dann nicht nötig.
Unter „Vorschläge aus der Planung" bietet Skillent genehmigten Urlaub und Krankheit als Anwesenheitsart an, ab dem Paket Standard auch Berufsschulblöcke, die die Ausbildung als feste Zeitblöcke in der Einsatzplanung hinterlegt hat. Das sind Vorschläge: Die oder der Auszubildende wählt aus, eingetragen wird nichts automatisch. In den Paketen Micro und Basis tragen Auszubildende Berufsschultage direkt im Bericht ein. Mit „Aus Zeiterfassung aktualisieren" lassen sich abgeschlossene Tage und genehmigte Abwesenheiten nach Bestätigung übernehmen, eigene Eingaben bleiben erhalten.
Welche Kennzeichnungen Ihre Kammer im Einzelnen erwartet, ersetzt keine Software. Das bleibt eine Frage an die zuständige Stelle.
Dieser Beitrag beschreibt die Praxis und ersetzt keine Rechtsberatung. Verbindlich sind der Ausbildungsvertrag und die Vorgaben der zuständigen Kammer.