Skillent-Funktionen im Detail
Berichtsheft, Recruiting, Planung, Betreuung und Abschluss in einem System
Die Skillent-Module für betriebliche Ausbildung im IHK-, HWK- und weiteren Zuständigkeitsumfeld.
Digitales Berichtsheft
Einfache und strukturierte Ausbildungsdokumentation
Ihre Azubis dokumentieren ihre Ausbildung direkt im Browser – von überall und auf jedem Gerät. Berichtshefte, Anhänge und Freigaben bleiben an einem Ort.
- Tages- und Wocheneinträge mit Ort, Anwesenheit, Tätigkeiten, Qualifikationen & Stunden
- Jahresansicht (KW 1–52) mit Farbcodes und übersichtlicher Statuslegende
- Ausbildungsstand & Fortschritt mit Qualifikationen-Übersicht
- Anhänge hochladen: PDF, Bilder und Office-Dokumente
- Strukturierte Eingabe mit Pflichtfeldern und klarer Statusprüfung
Genehmigungs-Workflow
Transparente Freigabeprozesse – flexibel konfigurierbar
1-stufiger Workflow
Azubi → Ausbilder
Der Azubi reicht seine Wochen direkt beim Ausbilder ein. Der Ausbilder prüft, kommentiert und gibt frei. Ideal für kleinere Betriebe mit direktem Kontakt.
2-stufiger Workflow
Azubi → Ausbildungsbeauftragter → Ausbilder
Ein Ausbildungsbeauftragter (z. B. Abteilungsleiter) prüft zunächst und leitet dann an den Ausbilder weiter. Ideal für größere Betriebe mit mehreren Ebenen.
Kommentare & Feedback
- Inline-Kommentare direkt im Berichtseintrag
- Wochen zurückziehen und überarbeiten
- Klare Begründung bei Ablehnung
- Vollständige Kommentar-Historie
Audit & Nachverfolgung
- Vollständige Freigabe-Historie
- Nachverfolgung der Freigabeaktionen
- Zeitstempel für jede Statusänderung
- Für interne Prüfungen und Rückfragen dokumentiert
Benutzerverwaltung & Rollen
Jeder Nutzer sieht nur, was für ihn relevant ist
Admin
Vollständige Kontrolle
- Verwaltung aller Standorte und Mandanten
- Benutzerverwaltung für das gesamte System
- Systemeinstellungen und Konfiguration
- Übersicht über alle Ausbildungsvorgänge
Ausbilder
Freigabe & Betreuung
- Übersicht über zugeordnete Azubis
- Berichte prüfen und freigeben
- Kommentare und Feedback geben
- Berichte exportieren und archivieren
Auszubildender
Dokumentation & Übersicht
- Berichtseinträge erstellen und bearbeiten
- Dateien und Anhänge hochladen
- Übersicht über eigenen Freigabe-Status
- Eigene Berichte als PDF exportieren
Ausbildungsbeauftragter
Zwischenstufe im Workflow
- Erste Prüfung von Berichten im 2-stufigen Workflow
- Zugeordnete Bereiche gemeinsam betreuen
- Feedback und Kommentare hinterlassen
Externer Beauftragter
Externe Prüfer einladen
- Per Einladung ohne eigenen Unternehmens-Account
- Für externe Ausbildungsbeauftragte, Kammerberatung oder weitere fachliche Begleitung
- Eigener, sicherer Zugang
Ab Basis enthalten. Die Micro-Lizenz ist für interne Kleinstbetriebe ohne externe Beauftragte gedacht.
Prüfer-/Kammer-Lesezugang ab Standard
Sicherer Lesezugang für zuständige Stellen
- Autorisierte Prüfer können Berichte einsehen
- Keine internen Kommentare sichtbar
- Kein Schreibzugriff – nur Lesen
In Standard, Professional und Enterprise inklusive.
Multi-Mandanten
Mehrere Standorte – eine Installation
Skillent ermöglicht es, mehrere Standorte, Filialen oder Tochtergesellschaften in einer einzigen Installation zu verwalten – mit strikter Datentrennung.
- Zentrale Administration bei gleichzeitiger lokaler Autonomie
- Jeder Mandant hat eigene Einstellungen und Benutzerverwaltung
- Daten sind zwischen Mandanten vollständig getrennt
- Skalierbar vom Einzelstandort bis zu großen Mandantenstrukturen
Typische Einsatzszenarien
- Handwerksbetrieb mit Filialen: Jede Filiale als eigener Mandant mit eigenem Ausbilder-Team
- Bildungsträger: Verschiedene Ausbildungsprogramme oder Standorte separat verwalten
- Konzern: Jede Gesellschaft oder Geschäftsbereich als eigener Mandant
Azubi-Planer
Ausbildungsplanung strukturiert und übersichtlich
Abteilungsplanung
Planen Sie, in welchen Abteilungen und Bereichen Ihre Azubis zu welchem Zeitpunkt eingesetzt werden.
Überlappungsschutz
Das System verhindert automatisch, dass ein Azubi gleichzeitig in zwei Bereichen eingeplant wird.
Mehrfach-Betreuung
Ausbildungsbeauftragte können die ihnen zugeordneten Bereiche gemeinsam betreuen.
Vom Bewerber bis zum Ausbildungszeugnis
Skillent deckt neben dem Berichtsheft weitere Schritte der betrieblichen Ausbildung ab. Die verfügbaren Module richten sich nach Lizenz und Konfiguration.
Bewerbungen & Onboarding
Ausbildungsstellen, Bewerbungen, Gespräche und Zusagen lassen sich bis zur Übernahme in den Ausbildungsbetrieb verfolgen.
- Stellen und Bewerbungsphasen verwalten
- Gespräche, Bewertungen und Entscheidungen dokumentieren
- Zugesagte Bewerber in das Onboarding überführen
Berufe, Programme & Lernziele
Berufsbilder, Ausbildungsprogramme und betriebliche Lernziele bilden den fachlichen Rahmen jeder Ausbildung.
- Berufskatalog und Ausbildungsprogramme pflegen
- Abschnitte, Qualifikationen und Lernziele zuordnen
- Programmwechsel mit Verlauf dokumentieren
Aufgaben, Prüfungen & Wissenschecks
Vereinbarte Aufgaben, Prüfungstermine und Lernkontrollen werden mit Fristen, Status und Ergebnissen geführt.
- Ausbildungsaufgaben mit Nachweisen und Verlauf
- Prüfungstermine, Anmeldefristen und Anmeldestatus
- Wissenschecks mit Vorlagen, Versuchen und Auswertung
Schulungen & Ausbildungsgespräche
Unterweisungen, Schulungen und Entwicklungsgespräche bleiben mit Termin, Verantwortung und Ergebnis dokumentiert.
- Schulungskatalog, Termine, Teilnahmen und Zertifikate
- Wiederholungsfristen für Pflichtunterweisungen
- Gesprächsvorbereitung, Vereinbarungen und Verlauf
Beurteilungen, Noten & Zeugnisse
Leistungsentwicklung und Abschlussdokumente werden über den Ausbildungsverlauf hinweg zusammengeführt.
- Beurteilungen, Feedback und Notenspiegel
- Zeugnisentwurf, unabhängige Prüfung und Versionierung
- PDF-Abschluss und digitale Signaturen
Einsätze & Ausbildungsfortschritt
Ausbildungsabschnitte, Einsatzwünsche, Rotationen und Zielzeiten werden in einer gemeinsamen Planung sichtbar.
- Abteilungen, Zeiträume und Betreuung zuordnen
- Einsatzwünsche und Wechsel nachvollziehen
- Lernzielabdeckung und Ausbildungsfortschritt auswerten
Aktuelle Ansichten aus der Demo-Umgebung
Die Oberflächen stammen aus dem aktuellen Skillent-Build. Namen, Unternehmen und Inhalte sind als Demodaten gekennzeichnet.
Import, Export & Archivierung
Bestehende Daten übernehmen und Nachweise geordnet ausgeben
Skillent übernimmt Nutzer- und Berichtsheftdaten aus Tabellen und erzeugt freigegebene Ausbildungsnachweise für Ablage und Weitergabe.
- Einzelne Wochen oder gesamter Zeitraum als PDF
- ZIP-Download mit allen Anhängen auf einmal
- Nutzerimport aus CSV, XLSX oder JSON
- Berichtswochen aus CSV oder XLSX mit Vorprüfung übernehmen
- Fehlerhafte Wochen diagnostizieren & reparieren
- IHK-, Lohn- und Audit-Export abhängig vom gebuchten Paket
Vorlage vorab abstimmen
Formale Anforderungen können je nach Ausbildungsberuf und zuständiger Stelle variieren. Prüfen Sie die PDF-Ausgabe deshalb im Rahmen der Einführung mit Ihrer IHK, HWK oder der sonst zuständigen Stelle.
Eine allgemeine Zertifizierung oder Freigabe durch Kammern und Behörden wird nicht behauptet.
Benachrichtigungen
Hinweise nach persönlichem Bedarf einstellen
In-App & E-Mail
Benachrichtigungen in der App (Glocke) und/oder per E-Mail – ganz nach Ihren Wünschen.
Einstellbare Frequenz
Sofort, stündlich oder täglich – Sie entscheiden, wie oft Sie benachrichtigt werden möchten.
Relevante Ereignisse
Benachrichtigung bei neuen Einträgen, Freigaben, Ablehnungen, Kommentaren und fehlenden Berichten.
Weitere betriebliche Arbeitsbereiche
Dokumente, Arbeitszeiten, Schichten und Kommunikation im selben Rollenmodell
Dokumentenmanagement
Relevante Unterlagen bleiben direkt am Azubi-Kontext, statt in Dateifreigaben oder E-Mail-Verläufen verloren zu gehen.
- Dokumente und Wissensbasis zentral am Profil und im Ausbildungsverlauf
- Versionierbare Uploads für PDF, Bild- und Office-Dateien
- Externe Freigaben und öffentliche Token-Ansichten mit festgelegtem Umfang
360°-Feedback & Beurteilungen
Rückmeldungen und Bewertungsbögen bleiben am Ausbildungszeitraum dokumentiert und vergleichbar.
- Feedback aus mehreren Perspektiven pro Zeitraum
- Bewertungsbögen direkt im Ausbildungskontext
- Klare Historie statt verstreuter Word- oder Excel-Dateien
Schichtplanung & Schichttausch
Schichten, Einsatzplanung und Ausbildungsrealität bleiben synchron, auch wenn mehrere Bereiche beteiligt sind.
- Schichten und Einsätze planbar pro Azubi
- Tauschanfragen mit geregelter Freigabe
- Geeignet für Filialen, Produktion und rotierende Teams
Zeiterfassung & Abwesenheiten
Arbeitszeiten, Korrekturen, Fehlzeiten und Urlaubssalden werden gemeinsam mit dem Ausbildungsverlauf geführt.
- Zeiterfassung und Korrekturanträge
- Arbeitszeitmodelle, Pausenregeln, Monatsabschluss, Feiertage und Zeitkonten
- Abwesenheiten und Urlaubssalden nach Verantwortungsbereich
Onboarding
Neue Azubis starten mit klaren Aufgaben, Zuständigkeiten und Unterlagen statt mit manuellen Listen.
- Standardisierte Startschritte je Standort oder Bereich
- Offene Aufgaben und fehlende Unterlagen sofort sichtbar
- Übergang in die laufende Ausbildung dokumentiert
Nachrichten
Rückfragen und kurze Abstimmungen bleiben im Ausbildungskontext und hängen nicht von privaten Messengern ab.
- Direkt- und Gruppennachrichten
- Schnelle Rückfragen zu Berichten, Freigaben und Dokumenten
- Gruppenbilder, E-Mail- oder Push-Zustellung und persönlicher Kalender
Arbeitslinks, Ankündigungen & Abläufe
Wichtige Fachsysteme, betriebliche Hinweise und wiederkehrende Arbeitsschritte stehen dort bereit, wo das Ausbildungsteam arbeitet.
- Arbeitslinks zu Intranet, Lernplattformen und Fachsystemen
- Ankündigungen für festgelegte Zielgruppen
- Freigegebene regelbasierte Abläufe
Prüferfreigaben & externe Zugriffe
Ausgewählte Ausbildungsdaten können kontrolliert an Prüfer oder externe Beauftragte freigegeben werden.
- Zeitlich begrenzte Links mit festgelegtem Umfang
- Getrennte Übersichten für persönliche und administrative Freigaben
- Interne Kommentare und nicht freigegebene Daten bleiben ausgeschlossen
Datenschutz & Sicherheit
Schutz sensibler Ausbildungsdaten mit klaren Betriebs- und Rollenmodellen
Aufbewahren und löschen
Aufbewahrungsregeln, manuelle Löschung und kontrollierbare Datenhaltung
Audit-Log
Sicherheitsrelevante und fachliche Aktionen mit Zeitpunkt und verantwortlichem Konto
Isolierter Betrieb möglich
Self-Hosted lässt sich ohne externe Analyse- oder Cloud-Dienste betreiben; benötigte Integrationen legt Ihre IT fest.
LDAP / Active Directory
Zentrales Firmen-Login — in Standard, Professional und Enterprise inklusive
MFA & Sitzungen
Mehrfaktor-Anmeldung, aktive Geräte und gezielter Widerruf einzelner Sitzungen
Auskunft & Löschanfragen
Persönlicher Datenexport, geregelte Löschanfragen und administrative Aufbewahrungsprüfung
Erweiterte Funktionen & Integrationen
Lizenzierbare Zusatzfunktionen für größere Rollouts, Integrationen und besondere Betriebsmodelle
LDAP / Active Directory ab Standard
Skillent integriert sich in Ihr bestehendes Unternehmens-Login statt eine zweite Benutzerverwaltung aufzubauen.
- Zentrales Firmen-Login für Mitarbeiter
- Anbindung an vorhandene Verzeichnisdienste
- Unterstützt Microsoft AD und OpenLDAP
In Standard, Professional und Enterprise inklusive · nicht Teil der Micro-Lizenz.
Analytics ab Standard
Ausbildungsfortschritt, Freigaben und operative Engpässe bleiben auswertbar, ohne separate Excel-Auswertungen zu bauen.
- KPI-Dashboards für Ausbildungsstände
- Freigabe-Zeiten und Rückstände im Blick
- Aussagekräftige Auswertungen pro Bereich oder Standort
Prüfer-/Kammer-Lesezugang ab Standard
Autorisierte Personen der zuständigen Stelle erhalten den nötigen Einblick, ohne interne Notizen oder nicht freigegebene Ausbildungsdaten zu sehen.
- Sicherer Lesezugang für Prüfprozesse
- Keine Freigabe interner Kommentare
- In Standard, Professional und Enterprise inklusive
Webhooks & API ab Professional
Bestehende HR-, Portal- oder Reporting-Systeme können Ereignisse aus Skillent automatisiert weiterverarbeiten.
- Automatische Übergabe an Drittsysteme
- Integration in bestehende Abläufe
- API-Tokens für angebundene Systeme
Prüfungspaket für Portal-Upload ab Professional
Das Prüfungspaket bündelt freigegebene Ausbildungsnachweise für einen manuellen Portal-Upload.
- PDF- oder ZIP-Paket nach dem gewählten Exportprofil
- Keine direkte Schnittstelle zu einer Kammer
- Im Professional und Enterprise vorgesehen
Eigenes Branding ab Professional
Produktname, Logo und Akzentfarbe lassen sich an das Erscheinungsbild des Unternehmens anpassen.
- Eigener Produktname in Anmeldung und Navigation
- Firmenlogo und passende Akzentfarbe
- In Professional und Enterprise enthalten
SSO & SCIM Enterprise
OIDC- oder SAML-Anmeldung und SCIM-Provisionierung werden für abgestimmte Enterprise-Einführungen eingerichtet.
- SSO-Integration in bestehende Identity-Provider
- Automatische Kontobereitstellung per SCIM im Managed-Betrieb
- Provider, Rollen und Mandantenzuordnung werden vorab festgelegt
Lohnexport Enterprise
Zeit- und Ausbildungsdaten lassen sich für nachgelagerte Lohn- oder Abrechnungssysteme vorbereiten.
- Strukturierte Weitergabe relevanter Daten
- Weniger manuelle Übertragungsfehler
- Für Enterprise-Prozesse vorgesehen
Lokale Textvorschläge Optional
Aus selbst eingegebenen Stichpunkten kann Skillent lokal einen Textvorschlag erstellen. Inhalte werden weder automatisch übernommen noch ohne Prüfung freigegeben.
- Lokales llama.cpp-Profil statt verpflichtendem Cloud-Dienst
- Nur nach Freischaltung in Lizenz, Installation und Mandant
- Der Benutzer prüft und bearbeitet jeden Vorschlag selbst
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