Skillent Funktionen
Berichtsheft, Freigaben, Rollen und Auswertungen für Ausbildungsbetriebe
Die wichtigsten Skillent-Module mit dem Blick auf den Ausbildungsalltag in Deutschland.
Digitales Berichtsheft
Einfache und strukturierte Ausbildungsdokumentation
Ihre Azubis dokumentieren ihre Ausbildung direkt im Browser – von überall und auf jedem Gerät. Berichtshefte, Anhänge und Freigaben bleiben an einem Ort.
- Tages- und Wocheneinträge mit Ort, Anwesenheit, Tätigkeiten, Qualifikationen & Stunden
- Jahresansicht (KW 1–52) mit Farbcodes und übersichtlicher Statuslegende
- Ausbildungsstand & Fortschritt mit Qualifikationen-Übersicht
- Anhänge hochladen: PDF, Bilder und Office-Dokumente
- Strukturierte Eingabe mit Pflichtfeldern und klarer Statusprüfung
Genehmigungs-Workflow
Transparente Freigabeprozesse – flexibel konfigurierbar
1-stufiger Workflow
Azubi → Ausbilder
Der Azubi reicht seine Wochen direkt beim Ausbilder ein. Der Ausbilder prüft, kommentiert und gibt frei. Ideal für kleinere Betriebe mit direktem Kontakt.
2-stufiger Workflow
Azubi → Ausbildungsbeauftragter → Ausbilder
Ein Ausbildungsbeauftragter (z. B. Abteilungsleiter) prüft zunächst und leitet dann an den Ausbilder weiter. Ideal für größere Betriebe mit mehreren Ebenen.
Kommentare & Feedback
- Inline-Kommentare direkt im Berichtseintrag
- Wochen zurückziehen und überarbeiten
- Klare Begründung bei Ablehnung
- Vollständige Kommentar-Historie
Audit & Nachverfolgung
- Vollständige Freigabe-Historie
- Lückenlose Nachverfolgung aller Aktionen
- Zeitstempel für jede Statusänderung
- IHK-konform dokumentiert
Benutzerverwaltung & Rollen
Jeder Nutzer sieht nur, was für ihn relevant ist
Admin
Vollständige Kontrolle
- Verwaltung aller Standorte und Mandanten
- Benutzerverwaltung für das gesamte System
- Systemeinstellungen und Konfiguration
- Übersicht über alle Ausbildungsvorgänge
Ausbilder
Freigabe & Betreuung
- Übersicht über zugeordnete Azubis
- Berichte prüfen und freigeben
- Kommentare und Feedback geben
- Berichte exportieren und archivieren
🎓 Auszubildender
Dokumentation & Übersicht
- Berichtseinträge erstellen und bearbeiten
- Dateien und Anhänge hochladen
- Übersicht über eigenen Freigabe-Status
- Eigene Berichte als PDF exportieren
🤝 Ausbildungsbeauftragter
Zwischenstufe im Workflow
- Erste Prüfung von Berichten im 2-stufigen Workflow
- Bis zu 3 Bereiche gleichzeitig betreuen
- Feedback und Kommentare hinterlassen
Externer Beauftragter
Externe Prüfer einladen
- Per Einladung ohne eigenen Unternehmens-Account
- Ideal für externe Ausbildungsbeauftragte oder Handwerkskammer-Berater
- Eigener, sicherer Zugang
Ab Basis enthalten. Die Micro-Lizenz ist für interne Kleinstbetriebe ohne externe Beauftragte gedacht.
IHK-Viewer ab Standard
Sicherer Lesezugang für die IHK
- IHK-Prüfer können Berichte einsehen
- Keine internen Kommentare sichtbar
- Kein Schreibzugriff – nur Lesen
In Standard, Professional und Enterprise inklusive.
Multi-Mandanten
Mehrere Standorte – eine Installation
Skillent ermöglicht es, mehrere Standorte, Filialen oder Tochtergesellschaften in einer einzigen Installation zu verwalten – mit strikter Datentrennung.
- Zentrale Administration bei gleichzeitiger lokaler Autonomie
- Jeder Mandant hat eigene Einstellungen und Benutzerverwaltung
- Daten sind zwischen Mandanten vollständig getrennt
- Skalierbar vom Einzelstandort bis zu großen Mandantenstrukturen
Typische Einsatzszenarien:
- Handwerksbetrieb mit Filialen: Jede Filiale als eigener Mandant mit eigenem Ausbilder-Team
- Bildungsträger: Verschiedene Ausbildungsprogramme oder Standorte separat verwalten
- Konzern: Jede Gesellschaft oder Geschäftsbereich als eigener Mandant
Azubi-Planer
Ausbildungsplanung strukturiert und übersichtlich
Abteilungsplanung
Planen Sie, in welchen Abteilungen und Bereichen Ihre Azubis zu welchem Zeitpunkt eingesetzt werden.
Überlappungsschutz
Das System verhindert automatisch, dass ein Azubi gleichzeitig in zwei Bereichen eingeplant wird.
Mehrfach-Betreuung
Ein Ausbildungsbeauftragter kann bis zu 3 Bereiche gleichzeitig betreuen – ohne Übersicht zu verlieren.
Export & Archivierung
IHK-konforme Ausgabe auf Knopfdruck
Skillent erstellt professionelle PDF-Dokumente, die für Prüfungen bei der IHK und zur Langzeitarchivierung geeignet sind.
- Einzelne Wochen oder gesamter Zeitraum als PDF
- ZIP-Download mit allen Anhängen auf einmal
- Fehlerhafte Wochen diagnostizieren & reparieren
- IHK-konforme Ausgabe – direkt prüfungsbereit
IHK-konform
Die exportierten Dokumente entsprechen den Anforderungen der Industrie- und Handelskammer und können direkt für Prüfungen verwendet werden.
Unterstützt alle gängigen Berufsbilder und Ausbildungsordnungen
Benachrichtigungen
Immer auf dem Laufenden – ohne Mehraufwand
In-App & E-Mail
Benachrichtigungen in der App (Glocke) und/oder per E-Mail – ganz nach Ihren Wünschen.
Einstellbare Frequenz
Sofort, stündlich oder täglich – Sie entscheiden, wie oft Sie benachrichtigt werden möchten.
Relevante Ereignisse
Benachrichtigung bei neuen Einträgen, Freigaben, Ablehnungen, Kommentaren und fehlenden Berichten.
Weitere Arbeitsbereiche
Zusätzliche Module für den operativen Ausbildungsalltag – ohne zweite Insellösung
Dokumentenmanagement
Relevante Unterlagen bleiben direkt am Azubi-Kontext, statt in Dateifreigaben oder E-Mail-Verläufen verloren zu gehen.
- Dokumente zentral am Profil und im Ausbildungsverlauf
- Versionierbare Uploads für PDF, Bild- und Office-Dateien
- Schneller Zugriff für Ausbilder, Azubis und Freigabeverantwortliche
360°-Feedback & Beurteilungen
Strukturierte Rückmeldungen und Bewertungsbögen bleiben nachvollziehbar, vergleichbar und revisionssicher.
- Feedback aus mehreren Perspektiven pro Zeitraum
- Bewertungsbögen direkt im Ausbildungskontext
- Klare Historie statt verstreuter Word- oder Excel-Dateien
Schichtplanung
Einsatzplanung und Ausbildungsrealität bleiben synchron, auch wenn mehrere Bereiche beteiligt sind.
- Schichten und Einsätze planbar pro Azubi
- Sichtbar im Zusammenhang mit Berichten und Fehlzeiten
- Geeignet für Filialen, Produktion und rotierende Teams
Zeiterfassung & Abwesenheiten
Arbeitszeiten, Fehlzeiten und Ausbildungszeiten landen an einer Stelle und müssen nicht parallel nachgepflegt werden.
- Zeiterfassung mit Bezug auf den Ausbildungstag
- Abwesenheiten strukturiert statt als Nebennotiz
- Weniger Rückfragen bei Freigaben und Nachweisen
Onboarding
Neue Azubis starten mit klaren Aufgaben, Zuständigkeiten und Unterlagen statt mit manuellen Listen.
- Standardisierte Startschritte je Standort oder Bereich
- Offene Aufgaben und fehlende Unterlagen sofort sichtbar
- Sauberer Übergang in die laufende Ausbildung
Nachrichten
Rückfragen und kurze Abstimmungen bleiben direkt im Produkt und hängen nicht von privaten Messengern ab.
- In-App-Kommunikation im Ausbildungskontext
- Schnelle Rückfragen zu Berichten, Freigaben und Dokumenten
- Zusammen mit Benachrichtigungen und Zuständigkeiten nutzbar
Datenschutz & Sicherheit
Schutz sensibler Ausbildungsdaten mit klaren Betriebs- und Rollenmodellen
DSGVO-konform
Datenaufbewahrungsrichtlinien, manuelle Löschung und vollständige Datenkontrolle
Audit-Log
Vollständige Nachverfolgbarkeit aller Aktionen im System
Keine externen Verbindungen
Kein CDN, keine Telemetrie, keine externen Datenverbindungen
LDAP / Active Directory
Zentrales Firmen-Login — in Standard, Professional und Enterprise inklusive
Erweiterte Funktionen & Integrationen
Lizenzierbare Zusatzfunktionen für größere Rollouts, Integrationen und besondere Betriebsmodelle
LDAP / Active Directory ab Standard
Skillent integriert sich in Ihr bestehendes Unternehmens-Login statt eine zweite Benutzerverwaltung aufzubauen.
- Zentrales Firmen-Login für Mitarbeiter
- Automatische Benutzersynchronisation
- Unterstützt Microsoft AD, OpenLDAP u. a.
In Standard, Professional und Enterprise inklusive · nicht Teil der Micro-Lizenz.
Analytics ab Standard
Ausbildungsfortschritt, Freigaben und operative Engpässe bleiben auswertbar, ohne separate Excel-Auswertungen zu bauen.
- KPI-Dashboards für Ausbildungsstände
- Freigabe-Zeiten und Rückstände im Blick
- Aussagekräftige Auswertungen pro Bereich oder Standort
IHK-Viewer ab Standard
IHK-Prüfer erhalten den nötigen Einblick, ohne interne Notizen oder sensible Ausbildungsdaten zu sehen.
- Sicherer Lesezugang für Prüfprozesse
- Keine Freigabe interner Kommentare
- In Standard, Professional und Enterprise inklusive
Webhooks & API ab Professional
Bestehende HR-, Portal- oder Reporting-Systeme können Ereignisse aus Skillent automatisiert weiterverarbeiten.
- Automatische Übergabe an Drittsysteme
- Saubere Integration in bestehende Abläufe
- API-Tokens und SCIM für Provisionierung
IHK-Export ab Professional
Ausbildungsnachweise können digital und ohne Medienbruch in den vorgesehenen IHK-Prozess überführt werden.
- Digitale Übergabe statt manuellem Exportprozess
- Passend für große Rollouts mit IHK-Anbindung
- Im Professional und Enterprise vorgesehen
SSO & Custom Branding Enterprise
SAML- oder OIDC-basierte Anmeldung und eigenes Erscheinungsbild für große Installationen.
- SSO-Integration in bestehende Identity-Provider
- Eigenes Logo und Farbgebung
- Für Enterprise-Kunden vorgesehen
Lohnexport Enterprise
Zeit- und Ausbildungsdaten lassen sich für nachgelagerte Lohn- oder Abrechnungssysteme vorbereiten.
- Saubere Weitergabe relevanter Daten
- Weniger manuelle Übertragungsfehler
- Für Enterprise-Prozesse vorgesehen
KI-Unterstützung Auf Anfrage
Für einzelne Projekte prüfen wir lokale, kontrollierbare KI-Unterstützung dort, wo sie fachlich und datenschutzrechtlich sinnvoll ist.
- Keine pauschale Cloud-Pflicht
- Nur für passende Einsatzszenarien
- Projektbezogen und bewusst freigeschaltet
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