Inventonia-Funktionen für strukturierte Inventarprozesse
Inventonia verbindet Assets, Mengenbestände, Übergaben, Beschaffung und Prüfprozesse in einer gemeinsamen Inventarverwaltung.
Inventar & Stammdaten
Geräte und andere Einzelwerte erhalten eine eindeutige Identität und einen vollständigen Lebenslauf.
Assets, Modelle & Kategorien
Inventarnummer, Seriennummer, Modell, Kategorie, Status, Standort und Lieferant werden gemeinsam geführt.
Standorte & Lieferanten
Standorte, Kategorien, Modelle und Lieferanten bilden die Referenzdaten für Bestand, Planung und Auswertung.
Etiketten & Inventarnummern
Inventarnummern werden nach dem festgelegten Schema vergeben; Etiketten lassen sich direkt am Asset erzeugen.
Anhänge & Nachweise
Rechnungen, Bilder und weitere Dokumente bleiben am Vorgang oder Asset auffindbar.
Garantie & Ersatzplanung
Garantiefristen, Nutzungsdauer und geplante Ersatztermine fließen in eigene Arbeitslisten ein.
Aussonderung & Datenträgerlöschung
Aussonderungen bleiben geschützt dokumentiert; bei Datenträgern kann der Lösch- oder Vernichtungsnachweis erfasst werden.
Kategoriebezogene Zusatzfelder
Hierarchische Kategorien können eigene Text-, Zahlen-, Datums-, Ja/Nein- und Auswahlfelder für ihre Assets vorgeben.
Suche, Filter & gespeicherte Ansichten
Asset-Listen lassen sich gezielt durchsuchen, kombinieren und als persönliche Ansicht wiederverwenden.
Stapelanlage & Duplizieren
Gleichartige Assets werden gesammelt angelegt oder aus einem vorhandenen Datensatz mit neuen eindeutigen Kennungen übernommen.
Anschaffungsdaten
Kaufdatum, Preis, Lieferant und Bestellbezug bleiben am Asset für Planung und Nachweise verfügbar.
Zubehör, Komponenten & Verbrauchsmaterial
Einzelne Assets und Mengenbestände werden mit den jeweils passenden Buchungen geführt.
Wiederverwendbares Zubehör
Verfügbare und ausgegebene Mengen, Rückgabedatum, Teilrückgabe und Aussonderung bleiben nachvollziehbar.
Hardware-Komponenten
Komponenten werden als verfügbar oder verbaut geführt und einem konkreten Asset zugeordnet.
Verbrauchsmaterial
Bestand, Entnahme und Zugang werden mengenbasiert je Standort gebucht.
Mindestbestände
Standortbezogene Meldebestände zeigen frühzeitig, wo nachbestellt werden muss.
Mitarbeitende, Ausgaben & Anfragen
Verantwortung, Bestätigung und Rückgabe bleiben über den gesamten Ausgabeprozess sichtbar.
Mitarbeitendenstammdaten
Mitarbeitende werden getrennt von Anmeldekonten geführt und können manuell oder aus dem Verzeichnis übernommen werden.
Ausgabe & Rückgabe
Zuweisungen, Rückgaben, Rückgabeanforderungen und der jeweilige Zustand werden in einem Ablauf dokumentiert.
Empfangsbestätigung & Protokoll
Empfänger bestätigen die Übernahme mit ihrem Konto; Übergabeprotokolle stehen als PDF bereit.
Self-Service
Mitarbeitende sehen eigene Assets, Zubehör und Softwarelizenzen und können Rückgaben oder neue Assets anfragen.
Asset-Anfragen
Anfragen nach Kategorie oder Modell werden mit Bestandssuche, Entscheidung und späterer Zuweisung bearbeitet.
Offboarding
Offene Rückgaben und aktive Zugänge blockieren den Abschluss, bis die verantwortlichen Stellen sie geklärt haben.
Bestellungen, Verträge & Softwarelizenzen
Beschaffung und laufende Verpflichtungen bleiben mit den betroffenen Assets verbunden.
Bestellungen & Wareneingänge
Assets, Zubehör, Komponenten und Verbrauchsmaterial werden mit Teilwareneingängen und Herkunftsnachweis erfasst.
Anfragen mit Bestellungen verknüpfen
Ein Beschaffungsvorgang kann direkt auf eine genehmigte Asset-Anfrage zurückgeführt werden.
Vertragsverwaltung
Wartungs-, Support-, Leasing-, Versicherungs- und Garantieverträge decken ein oder mehrere Assets ab.
Fristen & Verlängerungen
Vertragsfristen, Dokumente, Verlängerungen und frühere Abdeckungen bleiben nachvollziehbar.
Softwareprodukte & Lizenzen
Erworbene Lizenzen, Laufzeiten und verfügbare Plätze werden pro Softwareprodukt geführt.
Lizenzplätze zuweisen
Lizenzplätze werden Mitarbeitenden oder Assets zugeordnet; Produktschlüssel bleiben geschützt im Adminbereich.
Inventur, Transfers & Wartung
Physischer Bestand, Standortbewegungen und technische Aufgaben werden als geregelte Vorgänge geführt.
Inventursitzungen
Inventuren laufen vom Entwurf über die Zählung bis zum Abschluss mit offenem Klärungsbestand.
Inventurberichte
Ergebnisse und Abweichungen stehen als CSV und PDF für die weitere Bearbeitung bereit.
Standorttransfers lizenzabhängig
Gemischte Sendungen aus Assets und Mengenbeständen unterstützen Versand, Teilannahme und Stornierung.
Reservierungen ab Professional
Assets werden für Zeiträume reserviert; Überschneidungen werden vor der Bestätigung geprüft.
Wartung & Prüfungen ab Professional
Aufgaben, Fälligkeiten, Durchführungen, Nachweise und Kosten werden pro Asset dokumentiert.
Fälligkeiten & Hinweise
Überfällige Rückgaben, Bestellungen, Verträge, Lizenzen und Wartungen laufen in Arbeitslisten zusammen.
Import, Berichte & Audit
Datenübernahme, Auswertung und Änderungshistorie gehören zum laufenden Betrieb.
Geführter Tabellenimport
Dateien werden hochgeladen, geprüft, zugeordnet und erst nach einer Vorschau übernommen. Fehler bleiben pro Zeile sichtbar.
Importprofile & Verzeichnisse
Wiederkehrende Zuordnungen lassen sich als Profil speichern; überwachte Verzeichnisse unterstützen regelmäßige Zulieferungen.
Berichte & Arbeitslisten
Bestand, Ersatzplanung, Garantiefristen, Rückgaben und weitere operative Kennzahlen werden gebündelt ausgewertet.
Audit- und Bewegungshistorie
Änderungen, Anmeldungen und Bestandsbewegungen halten Zeitpunkt, Vorgang und verantwortliches Konto fest.
Archivieren & anonymisieren
Offene Zuweisungen und andere aktive Beziehungen verhindern einen vorschnellen Abschluss; geregelte Archivierung und Anonymisierung erhalten notwendige Nachweise.
Datenschutzexport & Aufbewahrung
Personenbezogene Daten können für Auskunftsfälle exportiert und nach den festgelegten Aufbewahrungsregeln bearbeitet werden.
Identität, Schnittstellen & Betrieb
Inventonia lässt sich in vorhandene Verzeichnis-, Betriebs- und Sicherungsabläufe einordnen.
LDAP / Active Directory ab Professional
Anmeldung, Verzeichnissuche, Gruppen-Mapping und Synchronisationsläufe werden zentral verwaltet.
Rollen & Berechtigungen
Feste Rollen und Scopes trennen Administration, Inventararbeit, Prüfung und persönlichen Self-Service.
Mehrere Standorte ab Professional
Bestände und Transfers werden standortbezogen geführt. Getrennte Organisationen erhalten jeweils eine eigene Installation.
OIDC & SCIM Enterprise
Unternehmens-Login und automatische Bereitstellung können für vorbereitete Enterprise-Einführungen freigeschaltet werden.
REST-API ab Professional
Persönlich verwaltete API-Tokens binden Inventonia an freigegebene Drittsysteme an.
Installierbare Web-App
Die Oberfläche ist für Desktop und Mobilgeräte ausgelegt und kann als Web-App installiert werden. Buchungen benötigen eine Verbindung zum Inventonia-Server.
Docker-Betrieb
Der ausgelieferte Docker-Stack umfasst Anwendung, Datenbank, Warteschlange, Objektspeicher und Reverse Proxy.
Backup, Restore & Updates
Skripte unterstützen Sicherung, Wiederherstellung, Diagnose und Aktualisierung; beim Managed Hosting übernehmen wir den vereinbarten Betrieb.
Systemeinrichtung im Browser
Anwendung, Verzeichnis, SSO, E-Mail, Webhook, Aufbewahrung, Anhänge und Inventarnummern werden zentral eingerichtet.
Offline-Lizenzprüfung
Signierte Lizenzdateien steuern Funktionsumfang und Limits ohne laufende Verbindung zu einem Lizenzserver.
Hilfe auf Deutsch & Englisch
Das integrierte Hilfe-Center beschreibt die wichtigsten Arbeitsabläufe und Begriffe in beiden Oberflächensprachen.
Benachrichtigungen
Persönliche Hinweise, E-Mail-Präferenzen und zusammengefasste Arbeitsstände unterstützen die tägliche Bearbeitung.
Bestand und Änderungen für Prüfungen auswerten
Die Berichtsansicht zeigt Bestand nach Status, Aktivitäten, fällige Rückgaben und Importvorgänge. CSV-/JSON-Export und Filter im Audit-Log unterstützen die weitere Auswertung.
- Bestandsübersicht zum Stichtag
- Audit-Log mit Änderungshistorie
- Fällige & überfällige Zuweisungen automatisch markiert
- Export als CSV/JSON ohne Plugin
Inventonia direkt prüfen
Die öffentliche Demo zeigt Übergaben, Rückgaben, Inventuren und Auswertungen mit vorbereiteten Beständen. Eigene Asset-Typen klären wir in einer persönlichen Demo.