Wie holt ein Betrieb beim Austritt alle Geräte, Schlüssel, Lizenzen und Zugänge vollständig zurück?
- Die Rückgabeliste entsteht aus den offenen Zuweisungen der Person, die allgemeine Checkliste ergänzt nur, was nicht im Inventar steht.
- Verluste entstehen vor allem bei Dockingstationen, SIM-Karten, Zubehör, Schlüsseln und Lizenzen, und ein Rückgabeprotokoll hält jeden Posten einzeln fest.
- Private Daten, Postfach und Konten brauchen eigene, vorher abgestimmte Regeln; die Hardware-Rückgabe schließt keinen Zugang.
Am letzten Arbeitstag liegen Notebook und Firmenhandy auf dem Tisch, alle sind zufrieden. Drei Wochen später fehlt im Lager eine Dockingstation, der Transponder für die Tiefgarage ist noch aktiv und ein Konto im Projektmanagement-Tool läuft weiter, weil es nie am zentralen Verzeichnis hing. Keiner dieser Punkte stand auf der Checkliste, denn die Checkliste kennt nur typische Gegenstände, nicht die tatsächlich ausgegebenen.
Dieser Beitrag ist das Gegenstück zum Artikel „Geräteübergabe an Mitarbeiter dokumentieren“. Dort geht es um die saubere Ausgabe. Hier geht es darum, beim Austritt alles zurückzubekommen und die Zugänge getrennt davon zu schließen.
Die Rückgabeliste aus der Ausgabehistorie ableiten
Eine allgemeine Checkliste beantwortet die Frage „Was bekommen Mitarbeitende üblicherweise?“. Beim Austritt zählt eine andere Frage: Was hat genau diese Person in den letzten Jahren erhalten und nicht zurückgegeben? Die Antwort steht in den Übergabevorgängen, sofern sie dokumentiert wurden.
Ziehen Sie deshalb die Rückgabeliste aus allen offenen Zuweisungen der Person und ergänzen Sie die allgemeine Checkliste nur noch um Punkte, die nicht im Inventar geführt werden. Dazu gehören etwa Zutrittsrechte, Firmenkreditkarten oder Parkberechtigungen. Wer die Übergaben bisher nur teilweise erfasst hat, sollte zusätzlich die zuständige Teamleitung fragen, was im Alltag ausgeliehen wurde.
- alle aktiven Zuweisungen an die Person, auch ältere Ersatz- und Leihgeräte,
- ausgegebenes Zubehör mit Stückzahl, nicht nur das Hauptgerät,
- Schlüssel, Transponder, Ausweise und Zutrittsrechte,
- zugewiesene Softwarelizenzen und Konten in Fachanwendungen,
- offene Reservierungen, etwa für Beamer, Messgeräte oder Poolfahrzeuge.
Wo Rückgaben typischerweise hängen bleiben
Die großen Geräte kommen fast immer zurück. Verluste entstehen bei Kleinteilen und bei allem, was nie als eigener Datensatz angelegt wurde.
| Gegenstand | Warum er fehlt | Was hilft |
|---|---|---|
| Notebook, Tablet | Selten, eher wegen eines privat genutzten Zweitgeräts im Homeoffice | Seriennummer beim Einsammeln mit dem Datensatz abgleichen |
| Dockingstation, Monitor | Steht im Homeoffice und wurde nie als Ausgabe erfasst | Homeoffice-Ausstattung wie jede andere Ausgabe buchen |
| Diensthandy und SIM | Gerät kommt zurück, die Karte bleibt aktiv oder wird mitgenommen | Karte als eigenen Posten führen, Vertrag separat kündigen oder umschreiben |
| Headset, Netzteil, Adapter | Zubehör läuft ohne Stückzahl mit | Zubehör mit Menge ausgeben, Teilrückgaben vermerken |
| Schlüssel, Transponder | Werden von Haustechnik oder Empfang verwaltet, nicht von der IT | Eine gemeinsame Liste oder ein Ablauf, an dem beide Stellen beteiligt sind |
| Lizenzen | Kein physischer Gegenstand, daher auf keiner Rückgabeliste | Lizenzplätze wie Geräte zuweisen und beim Austritt freigeben |
Legen Sie für Außendienst und Homeoffice früh einen Rückgabeweg fest. Ein vorfrankierter Karton mit Inhaltsliste funktioniert besser als der Satz „bitte irgendwann vorbeibringen“. Wie Sie Lizenzplätze ohne Excel-Nebenliste führen, beschreibt der Beitrag „Softwarelizenzen im Unternehmen verwalten“.
Den Austritt ab der Kündigung planen
Wer erst am letzten Tag mit der Rückgabe beginnt, hat keinen Spielraum mehr für Nachfragen. Ein einfacher Zeitplan verteilt die Arbeit:
- Sobald der Austritt feststeht: Rückgabeliste aus den offenen Zuweisungen erstellen, Personalabteilung, Teamleitung, IT und Haustechnik informieren.
- In den letzten zwei Wochen: nicht mehr benötigte Leihgeräte und Zubehör einsammeln, Reservierungen beenden, Übergabe der Aufgaben und Dateien an die Nachfolge klären.
- Am letzten Arbeitstag: Hauptgeräte, Schlüssel und Ausweis zurücknehmen, Rückgabeprotokoll gemeinsam abschließen, Konten zum vereinbarten Zeitpunkt sperren.
- Danach: Fehlteile nachverfolgen, Geräte prüfen und zurücksetzen, Lizenzen neu vergeben.
Das BSI beschreibt im IT-Grundschutz dieselbe Richtung: Beim Weggang von Mitarbeitenden sollen Unterlagen, Schlüssel, Geräte, Ausweise und Zutrittsberechtigungen eingezogen und alle betroffenen Stellen informiert werden; empfohlen wird ausdrücklich eine Checkliste. BSI-Baustein ORP.2, Anforderung ORP.2.A2
Was im Rückgabeprotokoll stehen sollte
Das Rückgabeprotokoll schließt die jeweilige Übergabe ab, es ersetzt sie nicht. Es hält fest, was zurückkam, in welchem Zustand und was noch offen ist. Ein Protokoll mit der Zeile „alles erhalten“ hilft bei einer späteren Rückfrage nicht weiter.
- Datum der Rücknahme sowie abgebende und annehmende Person,
- jeder Gegenstand mit Inventarnummer, bei Geräten mit Seriennummer,
- Vollständigkeit des Zubehörs, fehlende Teile einzeln benannt,
- sichtbare Schäden, ohne Wertung oder Schuldzuweisung,
- weiterer Weg des Geräts: Lager, Prüfung, Reparatur oder Aussonderung,
- Bestätigung beider Seiten, auf Papier oder elektronisch.
Fehlt etwas, gehört das als offener Punkt mit Zuständigkeit und Frist ins Protokoll. Ob und wie ein Ersatz verlangt werden kann, ist eine arbeitsrechtliche Frage, die die Personalabteilung klärt. Die Inventarverwaltung liefert dafür nur die Fakten.
Private Daten auf Geräten und das Postfach
Auf fast jedem zurückgegebenen Smartphone und vielen Notebooks liegen private Fotos, Chatverläufe oder gespeicherte Passwörter. Wie damit umzugehen ist, hängt unter anderem davon ab, ob die private Nutzung erlaubt war und was dazu vereinbart wurde. Pauschale Antworten gibt es hier nicht; die Regeln sollten mit Datenschutzbeauftragten und, wo vorhanden, dem Betriebsrat abgestimmt sein, bevor der erste Austritt ansteht.
Einige Grundsätze haben sich in der Praxis bewährt:
- Mitarbeitende erhalten vor der Rückgabe Gelegenheit, private Inhalte selbst zu entfernen.
- Die IT sichtet zurückgegebene Geräte nicht aus Neugier, sondern setzt sie nach dem festgelegten Verfahren zurück.
- Dienstliche Dateien werden vor dem Austritt an die Nachfolge oder in Teamablagen übergeben, nicht erst hinterher von der Festplatte gesucht.
- Für das Postfach gibt es eine vorher festgelegte Regel, etwa eine Abwesenheitsnotiz mit neuem Ansprechpartner und eine befristete Aufbewahrung.
Ob die Geschäftsführung nach dem Austritt auf ein Postfach zugreifen darf, ist eine Rechtsfrage mit mehreren Abhängigkeiten. Lassen Sie diese Frage einmal grundsätzlich klären und halten Sie das Ergebnis im Offboarding-Ablauf fest. Wie Datenträger vor der Wiederausgabe oder Entsorgung gelöscht und die Löschung belegt wird, beschreibt der Beitrag „IT-Geräte aussondern: Datenlöschung nachweisbar dokumentieren“.
Zugänge sind ein eigener Strang
Die Rückgabe der Hardware sagt nichts darüber aus, ob die Person sich noch anmelden kann. Konten werden in anderen Systemen verwaltet und brauchen eine eigene Zuständigkeit. Typische Stellen sind:
- zentrales Verzeichnis wie Active Directory, LDAP oder ein Identitätsanbieter,
- SaaS-Anwendungen ohne Single Sign-on, die eigene Konten führen,
- gemeinsam genutzte Zugangsdaten, die nach dem Austritt geändert werden müssen,
- Tokens für die Mehrfaktor-Anmeldung, VPN-Zertifikate und API-Schlüssel,
- Telefonanlage, Rufumleitungen und Verteilerlisten.
Sinnvoll ist ein fester Zeitpunkt für die Sperrung, abgestimmt zwischen Personalabteilung und IT. Viele Betriebe deaktivieren Konten zunächst, statt sie sofort zu löschen, damit Dateien und Berechtigungen noch übertragen werden können. Wann danach gelöscht wird, gehört in das Löschkonzept.
Offboarding in Inventonia
Inventonia führt je Mitarbeitendem einen Offboarding-Ablauf. Der Abschluss bleibt gesperrt, solange Zuweisungen, Reservierungen, Zubehör, Lizenzplätze oder ein aktives Benutzerkonto offen sind. Die Rückgabeliste ergibt sich damit aus dem tatsächlichen Bestand der Person und nicht aus einer Vorlage.
Zubehör wie Headsets, Docks und Ladegeräte lässt sich teilweise zurücknehmen, Ausstattungssets werden je Teil zurückgegeben. Zurückgenommene Assets gehen entweder in den Bestand oder direkt in die Wartung. Über den Self-Service sehen Mitarbeitende ihre eigenen Geräte, ihr Zubehör und ihre Lizenzen und können Rückgaben anfragen.
Für die Zugänge verlangt Inventonia eine ausdrückliche Verzeichnis-Entscheidung: keine Verknüpfung, im Verzeichnis deaktiviert oder für eine Wiedereinstellung behalten. Die Deaktivierung selbst nimmt Inventonia nicht vor. Konten in LDAP oder in SaaS-Diensten sperrt weiterhin die zuständige Stelle in den jeweiligen Systemen; Inventonia dokumentiert, dass diese Entscheidung getroffen wurde.
Dieser Beitrag ordnet ein und ersetzt keine rechtliche Prüfung. Für den eigenen Fall gehören die Verantwortlichen für Datenschutz und Informationssicherheit früh eingebunden.