Schulen und Bildungsträger haben ein eigenes Inventarproblem. Die Geräte wechseln häufiger die Hand als in einem Büro, die Nutzer sind oft minderjährig oder nur für einen Kurs da, und ein Teil der Anschaffungen stammt aus Förderprogrammen mit eigenen Nachweispflichten. Dazu kommt, dass die Verwaltung selten eine eigene IT-Abteilung hat.
Dieser Beitrag zeigt, wie sich Leihgeräte, Klassensätze und Fachraumausstattung so organisieren lassen, dass auch eine Vertretung den Überblick behält.
Typische Ausgangslage
An Schulen und bei Bildungsträgern zeigen sich häufig dieselben Muster:
- Tablets und Laptops werden verliehen, die Liste dazu führt eine Lehrkraft nebenbei.
- Ein Klassensatz Taschenrechner ist „irgendwo im Physikraum“, die Stückzahl kennt niemand genau.
- Rückgaben am Schuljahresende werden abgehakt, Schäden aber nicht festgehalten.
- Bei einer Prüfung des Förderträgers muss der Verbleib einzelner Geräte mühsam rekonstruiert werden.
- Bei Bildungsträgern mit mehreren Standorten weiß kein Standort, was der andere hat.
Keiner dieser Punkte ist ein Softwareproblem allein. Aber eine gemeinsame Datenbasis macht es deutlich leichter, Regeln einzuhalten.
Assets, Bestände und Räume unterscheiden
Nicht jedes Teil braucht einen eigenen Datensatz. Eine sinnvolle Faustregel:
| Art | Beispiele | Erfassung |
|---|---|---|
| Einzelgerät | Tablet, Laptop, Beamer, Dokumentenkamera, Mikroskop | Eigenes Asset mit Seriennummer, Standort und Etikett |
| Mengenbestand | Taschenrechner, Kopfhörer, Ladekabel, Stifte für Tablets | Bestand je Raum oder Schrank mit Stückzahl und Mindestbestand |
| Verbrauchsmaterial | Druckerpatronen, Laborbedarf, Bastelmaterial | Bestand mit Mindestmenge für die Nachbestellung |
Als Standorte eignen sich Gebäude, Räume und bei Bedarf einzelne Schränke oder Gerätewagen. Wichtig ist, dass die Bezeichnungen zu den Schildern an den Türen passen. „Raum 2.14“ findet jeder, „Physik hinten“ nur Eingeweihte.
Leihgeräte ausgeben und zurücknehmen
Bei Leihgeräten zählt die Übergabe. Sie sollte immer dieselben Angaben enthalten:
- Gerät mit Inventar- oder Seriennummer und mitgegebenem Zubehör,
- Person oder Klasse und die ausgebende Person,
- Datum und geplanter Rückgabezeitpunkt,
- Zustand bei Ausgabe, bei Bedarf mit Foto,
- Empfangsbestätigung, bei Minderjährigen nach den Regeln der Schule auch durch Erziehungsberechtigte.
Die Nutzungsvereinbarung selbst ist Sache der Schule oder des Schulträgers. Das Inventarsystem sollte nur festhalten, welche Vereinbarung für die Übergabe galt. Personenbezogene Daten gehören dort nur so weit hinein, wie sie für Ausgabe und Rückgabe nötig sind. Die Löschfristen sollten vorher mit der oder dem Datenschutzbeauftragten abgestimmt sein.
In Inventonia werden Übergaben und Rückgaben mit Empfangsbestätigung erfasst und als PDF-Protokoll abgelegt. Ein ausführlicher Ablauf für Übergaben an Beschäftigte steht im Beitrag „Geräteübergabe an Mitarbeiter dokumentieren“. Für Lehrkräfte und Personal von Bildungsträgern lässt er sich direkt übernehmen.
Inventur zum Schuljahresende
Das Schuljahresende ist der natürliche Inventurtermin. Die meisten Leihgeräte kommen ohnehin zurück, und vor den Ferien werden Räume aufgeräumt. Ein Ablauf, der sich bewährt:
- Zwei Wochen vorher: Liste aller ausgegebenen Geräte mit Rückgabedatum an die Klassenleitungen.
- Rücknahme an festen Terminen, Zustand direkt beim Eingang erfassen.
- Räume und Gerätewagen per QR-Code-Scan durchgehen, statt Listen abzuhaken.
- Abweichungen sofort klären: verliehen, verlegt, defekt oder verloren.
- Defekte Geräte für die Reparatur in den Ferien markieren.
Warum QR-Codes dabei so viel Zeit sparen, beschreibt der Beitrag „Inventur mit QR-Code“. Die Etiketten sollten auf Tablets so sitzen, dass sie Hüllen und Schutzfolien überstehen, also meist innen in der Hülle oder auf der Rückseite unter einer klaren Schutzfolie.
Wartung und Prüftermine
Auch in Schulen gelten Prüfpflichten, zum Beispiel für ortsveränderliche elektrische Geräte oder Laborausstattung. Die Fristen legt der Träger auf Grundlage seiner Gefährdungsbeurteilung fest. Das Inventar sollte sie als Termin am Gerät führen, damit sie nicht in einer separaten Liste verloren gehen.
Inventonia verwaltet Wartungs- und Prüfaufgaben ab dem Paket Professional. Der Beitrag zu Wartung und Prüfterminen zeigt, wie sich Intervalle und Zuständigkeiten sauber festlegen lassen.
Nachweise für geförderte Geräte
Förderprogramme für digitale Ausstattung verlangen in der Regel, dass Beschaffung, Einsatz und Verbleib der Geräte nachvollziehbar sind. Welche Angaben genau nötig sind, steht in den jeweiligen Förderbedingungen. Praktisch hilft es, schon bei der Erfassung festzuhalten:
- aus welchem Programm oder Haushalt das Gerät finanziert wurde,
- Rechnung oder Bestellung als Anhang,
- Anschaffungsdatum und Standort,
- Ausscheiden mit Datum und Grund, etwa Defekt oder Diebstahl.
Mit diesen Angaben lässt sich eine Auswertung für den Förderträger in Minuten erstellen, statt Ordner durchzusehen.
Schrittweise einführen
Niemand muss am ersten Tag den gesamten Bestand erfassen. Ein realistischer Weg:
| Schritt | Inhalt |
|---|---|
| 1. Leihgeräte | Tablets und Laptops mit Ausgabe und Rückgabe erfassen, dort ist der Nutzen am größten |
| 2. Fachräume | Teure Einzelgeräte und Klassensätze je Raum ergänzen |
| 3. Prüftermine | Prüfpflichtige Geräte mit Intervall hinterlegen |
| 4. Standorte | Bei Bildungsträgern weitere Standorte und Transfers anbinden |
Bestehende Excel-Listen lassen sich meist als Ausgangspunkt nutzen. Worauf beim Wechsel zu achten ist, steht im Beitrag „Inventarverwaltung mit Excel: Wann Listen nicht mehr reichen“. Für Schulträger mit eigener IT kommt ein Self-Hosted-Betrieb im eigenen Netz infrage. Kleinere Träger ohne eigene Server nutzen eher Managed Hosting in Deutschland.