Viele Betriebe verbinden die Inventur mit einem Samstag im Dezember, an dem alle Hände zählen und das Lager geschlossen bleibt. Das ist erlaubt, aber nicht die einzige Möglichkeit. Wer früh plant, kann die Zählung verschieben, auf Bereiche verteilen oder bei gut geführten Beständen teilweise ganz ersetzen.
Dieser Beitrag gibt einen Überblick. Welche Methode für den eigenen Abschluss zulässig ist, sollte mit Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfung abgestimmt werden, bevor die Planung beginnt.
Was das HGB verlangt
§ 240 HGB verpflichtet Kaufleute, zu Beginn ihres Handelsgewerbes und danach zum Schluss jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufzustellen. Darin stehen Vermögensgegenstände und Schulden mit Menge und Wert. Die Aufstellung muss innerhalb einer Zeit erfolgen, die einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entspricht.
Zwei Erleichterungen stehen ebenfalls in § 240 HGB: Regelmäßig ersetzte Sachanlagen und Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe von nachrangigem Gesamtwert dürfen unter Voraussetzungen mit einem Festwert angesetzt werden. Gleichartige Vorräte dürfen zu Gruppen zusammengefasst werden. Auch beim Festwert ist in der Regel alle drei Jahre eine körperliche Bestandsaufnahme nötig.
Vier Verfahren im Vergleich
| Verfahren | Grundlage | Kernidee | Voraussetzung |
|---|---|---|---|
| Stichtagsinventur | § 240 HGB | Zählung zeitnah zum Abschlussstichtag | Bewegungen zwischen Zähltag und Stichtag werden erfasst |
| Verlegte Inventur | § 241 Abs. 3 HGB | Zählung bis zu drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Stichtag | Wertmäßige Fort- oder Rückrechnung auf den Stichtag |
| Permanente Inventur | § 241 Abs. 2 HGB | Bestand laut Bestandsfortschreibung, Zählungen über das Jahr verteilt | Zuverlässige laufende Buchung aller Zu- und Abgänge |
| Stichprobeninventur | § 241 Abs. 1 HGB | Hochrechnung aus einer statistischen Stichprobe | Anerkanntes mathematisch-statistisches Verfahren |
Die Verfahren lassen sich kombinieren. Ein Betrieb kann etwa das Hauptlager permanent führen und nur die Werkstattausgabe zum Stichtag zählen.
Welches Verfahren für welchen Bestand
Eine grobe Orientierung aus der Praxis:
- Kleiner, überschaubarer Bestand: Die Stichtagsinventur ist meist am einfachsten, wenn sie an einem ruhigen Tag nahe am Jahresende möglich ist.
- Saisonbetrieb oder volles Lager im Dezember: Die verlegte Inventur nimmt Druck aus der Jahresendwoche, zum Beispiel mit einer Zählung Ende Oktober.
- Jede Entnahme wird ohnehin gebucht: Die permanente Inventur spart den großen Zähltag. Sie funktioniert nur, wenn die Buchungen wirklich vollständig sind.
- Sehr viele gleichartige Positionen: Eine Stichprobeninventur kommt eher für große Lager infrage und braucht fachliche Begleitung.
Anlagegüter wie Laptops, Maschinen oder Messgeräte werden oft über das Anlagenverzeichnis geführt. Dort lohnt ein Abgleich mit dem tatsächlichen Standort, denn ausgeschiedene Geräte bleiben sonst jahrelang in den Büchern.
Sechs Wochen vorher
Die Qualität einer Inventur entscheidet sich vor dem Zähltag. Diese Schritte haben sich bewährt:
- Verfahren und Zähltermin mit der Buchhaltung festlegen.
- Zählbereiche bilden, etwa nach Räumen, Regalen oder Fahrzeugen, und je Bereich eine verantwortliche Person benennen.
- Stammdaten bereinigen: Dubletten, ausgeschiedene Artikel und unklare Bezeichnungen vorher klären.
- Etiketten prüfen und fehlende nachdrucken.
- Regeln für Warenbewegungen am Zähltag festlegen, etwa eine Ausgabesperre oder eine gesonderte Liste.
- Zählteams kurz einweisen, auch zu Leergut, Kommissionsware und fremdem Eigentum.
Wie Etiketten und Scanablauf im Detail aussehen, steht im Beitrag „Inventur mit QR-Code“.
Der Zähltag
Am Zähltag gilt: zählen, nicht korrigieren. Wer beim Zählen gleichzeitig Stammdaten ändert, vermischt zwei Aufgaben und verliert den Überblick, was tatsächlich vorgefunden wurde.
- Jeder Bereich wird vollständig gezählt und als erledigt markiert.
- Gefundene Teile ohne Datensatz werden gesondert notiert, nicht spontan angelegt.
- Bei großen Abweichungen zählt eine zweite Person nach.
- Zählende und Zeitpunkt werden je Bereich festgehalten.
In Inventonia läuft eine Inventur als Sitzung vom Entwurf über die Zählung bis zum Abschluss. USB- und Bluetooth-Scanner funktionieren im Tastaturmodus, die Handeingabe bleibt möglich. Nicht geklärte Positionen bleiben als offener Klärungsbestand sichtbar.
Abweichungen und Nacharbeit
Nach der Zählung beginnt die eigentliche Arbeit. Jede Abweichung braucht eine Erklärung: nicht gebuchte Entnahme, falscher Lagerort, Verlust, Diebstahl oder schlicht ein Zählfehler. Erst danach werden Bestände angepasst.
Für die Buchhaltung sollten Ergebnisse, Abweichungen und die Begründungen als Bericht vorliegen. Inventonia stellt diese Inventurberichte als CSV und PDF bereit. Wer mehrere Abweichungen am selben Ort findet, sollte den Ablauf dort prüfen, statt nur den Bestand zu korrigieren. Sonst steht im nächsten Jahr dieselbe Differenz in der Liste.