In kleineren Betrieben läuft Nachbestellung oft über Zuruf: Jemand merkt, dass etwas fast leer ist, und sagt Bescheid. Das klappt, bis die Person im Urlaub ist oder zwei Leute gleichzeitig bestellen. Das Ergebnis sind abwechselnd leere und übervolle Regale.
Mit zwei Zahlen je Artikel wird daraus ein planbarer Ablauf. Dieser Beitrag erklärt die Begriffe, zeigt eine Beispielrechnung und nennt die Fehler, die in der Praxis am häufigsten vorkommen.
Mindest-, Melde- und Höchstbestand
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Mindestbestand | Reserve für Verzögerungen und ungewöhnlich hohen Verbrauch. Wird im Normalfall nicht angetastet. Auch Sicherheits- oder eiserner Bestand genannt. |
| Meldebestand | Bestand, bei dem eine Bestellung ausgelöst wird, damit die Lieferung eintrifft, bevor der Mindestbestand erreicht ist. |
| Höchstbestand | Obergrenze, die wegen Platz, Haltbarkeit oder gebundenem Geld nicht überschritten werden soll. |
Wer nur einen Wert pflegt, nimmt meist den Mindestbestand und bestellt, wenn er erreicht ist. Dann fehlt die Reserve genau in der Lieferzeit. Der Meldebestand ist deshalb die wichtigere Zahl für den Alltag.
Den Meldebestand berechnen
Die übliche Formel lautet:
Meldebestand = Verbrauch pro Tag × Wiederbeschaffungszeit in Tagen + Mindestbestand
Ein Beispiel aus einer Werkstatt: Schutzhandschuhe werden im Schnitt 12 Paar pro Arbeitstag verbraucht. Vom Bestellen bis zum Einräumen vergehen 5 Arbeitstage. Als Reserve sollen 3 Tage Verbrauch da sein, also 36 Paar.
- Verbrauch in der Lieferzeit: 12 × 5 = 60 Paar
- Mindestbestand: 36 Paar
- Meldebestand: 60 + 36 = 96 Paar
Sinkt der Bestand auf 96 Paar, wird bestellt. Bei normalem Verbrauch sind bei Lieferung noch etwa 36 Paar im Regal. Die Bestellmenge richtet sich dann nach Höchstbestand, Verpackungseinheit und Preisstaffel.
Zur Wiederbeschaffungszeit gehört nicht nur die Lieferzeit des Händlers. Auch die Tage bis zur Freigabe der Bestellung und bis zum Einräumen zählen mit. Gerade die interne Freigabe wird oft vergessen.
Nicht jedes Teil braucht einen Wert
Für jede Schraube einen Meldebestand zu pflegen, ist Aufwand ohne Nutzen. Sinnvoll ist eine Auswahl:
- Unverzichtbar: Material, ohne das die Arbeit stoppt, etwa Schutzausrüstung, Ersatzteile für kritische Maschinen, Toner für den Versanddrucker.
- Lange Lieferzeit: Teile mit mehreren Wochen Wiederbeschaffung.
- Regelmäßiger Verbrauch: Artikel, die jede Woche gebraucht werden.
Geringwertige Kleinteile mit kurzer Lieferzeit können weiter nach Sicht bestellt werden. Wichtig ist nur, dass die Entscheidung bewusst getroffen wird.
Bestände je Lagerort
Ein Gesamtbestand von 200 Paar Handschuhen hilft wenig, wenn alle im Zentrallager liegen und die Außenstelle leer ist. Meldebestände gehören daher an den Ort, an dem verbraucht wird. Transfers zwischen Standorten sind dann eine Alternative zur Neubestellung.
In Inventonia werden Verbrauchsmaterial, Zubehör und Komponenten mengenbasiert je Standort gebucht. Standortbezogene Meldebestände erscheinen in der Betriebsübersicht, sobald sie erreicht oder unterschritten sind. Bestellungen lassen sich mit Teilwareneingängen erfassen und auf eine genehmigte Anfrage zurückführen.
Entnahmen wirklich buchen
Der beste Meldebestand nützt nichts, wenn der Bestand im System nicht stimmt. Die häufigste Ursache sind Entnahmen, die niemand bucht. Drei Maßnahmen helfen:
- Die Buchung so einfach wie möglich machen, etwa per Scan am Regal.
- Bei Kleinmaterial ganze Verpackungseinheiten buchen, nicht einzelne Stücke.
- Regelmäßig kurz nachzählen, zum Beispiel monatlich bei den wichtigsten Artikeln.
Weichen Zählung und System wiederholt ab, lohnt ein Blick auf den Ablauf statt nur auf die Zahl.
Werte regelmäßig prüfen
Verbrauch und Lieferzeiten ändern sich. Ein Meldebestand, der vor zwei Jahren gepasst hat, ist heute vielleicht zu niedrig oder bindet unnötig Geld. Einmal im Quartal reicht meist ein kurzer Abgleich:
- Wie oft wurde der Mindestbestand unterschritten?
- Welche Artikel liegen seit Monaten unverändert im Regal?
- Haben sich Lieferzeiten oder Lieferanten geändert?
Wer ohnehin noch mit Listen arbeitet, findet im Beitrag „Inventarverwaltung mit Excel: Wann Listen nicht mehr reichen“ Hinweise, wann sich der Wechsel lohnt.