Ein Scanner ersetzt das Abtippen, nicht die Vorbereitung. Wie eine Inventur abläuft, welche Stammdaten vorher stimmen müssen und wie Abweichungen geklärt werden, beschreibt der Beitrag „Inventur mit QR-Code“. Hier geht es um die Technik davor: Code, Lesegerät und Etikett.
Strichcode oder QR-Code
Beide Varianten führen zum selben Ziel, haben aber unterschiedliche Eigenschaften.
| Merkmal | Strichcode (1D) | QR- oder Data-Matrix-Code (2D) |
|---|---|---|
| Platzbedarf | Braucht Breite, wird bei langen Nummern schnell unhandlich | Quadratisch, bleibt auch bei kleinen Etiketten lesbar |
| Robustheit | Ein Kratzer quer über die Striche macht ihn unlesbar | Enthält Fehlerkorrektur und verträgt kleine Beschädigungen |
| Lesegeräte | Jeder Scanner liest ihn, auch einfache Laser-Modelle | Nur Kamera-Scanner (Imager) oder Smartphone |
| Inhalt | Meist nur die Inventarnummer | Nummer oder ein Link, der den Datensatz öffnet |
Für die meisten Betriebe ist der 2D-Code die praktischere Wahl, besonders bei kleinen Geräten und rauen Umgebungen. Wer bereits Laser-Scanner im Lager nutzt, bleibt beim Strichcode, denn ältere Modelle lesen keine QR-Codes.
Scanner, Handgerät oder Smartphone
- USB-Scanner am Arbeitsplatz: günstig und wartungsarm, sinnvoll beim Einbuchen im Wareneingang.
- Bluetooth-Scanner: für die Zählung im Regal oder in der Werkstatt, ohne Kabel zum Rechner.
- Smartphone oder Tablet: reicht für kleinere Bestände und gelegentliche Inventuren, spart Anschaffungen.
- Robustes Handgerät: erst bei dauerhaftem Einsatz in Kälte, Nässe oder Staub wirtschaftlich.
Entscheidend ist weniger das Modell als die Zahl der Zählenden. Zwei Geräte für ein Team von fünf Personen bremsen die Inventur mehr als eine einfachere Bauart.
Warum der Tastaturmodus genügt
Handelsübliche Scanner arbeiten im Tastaturmodus: Der gelesene Code wird wie eine Tastatureingabe an das aktive Feld geschickt, gefolgt von einem Zeilenumbruch. Das funktioniert ohne Treiber und ohne Zusatzsoftware.
Für die Inventur bedeutet das: Der Cursor steht im Suchfeld, der Scan trägt die Nummer ein, die Anwendung öffnet den Datensatz. Inventonia unterstützt USB- und Bluetooth-Scanner in diesem Modus; die Handeingabe bleibt möglich, falls ein Etikett beschädigt ist.
Prüfen Sie vor dem Kauf zwei Einstellungen: das Zeichen am Ende der Eingabe und das Tastaturlayout. Ein auf US-Layout eingestellter Scanner liefert bei deutschen Sonderzeichen falsche Werte.
Etiketten für den Einsatzort wählen
Die meisten Ausfälle liegen nicht am Code, sondern am Etikett. Papier auf einer Maschine überlebt keine Reinigung, und ein Aufkleber auf einer Tablet-Hülle verschwindet mit der Hülle.
| Einsatzort | Anforderung |
|---|---|
| Büro und IT | Kunststoffetikett mit Dauerkleber, Platz ohne Lüftungsschlitze und ohne Akkuklappe |
| Werkstatt | Beständig gegen Öl, Reiniger und Abrieb, besser laminiert oder geätzt |
| Außenbereich | UV-beständig, sonst verblasst der Kontrast innerhalb einer Saison |
| Kühlung oder Hitze | Kleber passend zur Temperatur, sonst löst sich das Etikett |
| Leihgeräte | Auf dem Gerät selbst, nicht auf Hülle, Tasche oder Ladekabel |
Zur Größe: Ein Code wird erst dann klein, wenn die kleinste Struktur noch sauber gedruckt ist. Bei Thermodruckern gilt eine Mindestgröße je nach Auflösung; im Zweifel lieber ein etwas größeres Etikett als eine Zählung mit Handeingabe.
Inventarnummern vergeben
Die Nummer sollte eindeutig und stabil sein. Sprechende Nummern wirken praktisch, veralten aber: Ein Kürzel für die Abteilung stimmt nach dem ersten Standortwechsel nicht mehr.
- Fortlaufende Nummer mit festem Präfix, zum Beispiel für das Anschaffungsjahr.
- Keine Personennamen, keine Kostenstellen, keine Seriennummern im Code.
- Länge vorher festlegen und beibehalten, sonst passen alte Etiketten nicht ins Schema.
- Nummern nach dem Aussondern nicht erneut vergeben.
In Inventonia werden Inventarnummern nach dem festgelegten Schema vergeben, und Etiketten lassen sich direkt am Asset erzeugen. Das verhindert die übliche Lücke zwischen Etikettendrucker und Bestandsliste.
Vor dem Massendruck testen
Ein Probelauf mit zehn Etiketten kostet eine halbe Stunde und erspart einen zweiten Druckauftrag:
- Etiketten auf die tatsächlichen Materialien kleben, nicht auf Papier.
- Mit dem vorgesehenen Gerät scannen, auch aus schrägem Winkel und bei schwachem Licht.
- Eine Reinigung oder einen Arbeitstag abwarten und erneut scannen.
- Prüfen, ob die gescannte Nummer im System den richtigen Datensatz öffnet.
- Erst danach für den gesamten Bestand drucken.
Wer diesen Test überspringt, klebt erfahrungsgemäß zweimal.