Wie baut man ein Inventarnummern-Schema auf, das Umzüge, Umorganisationen und Aussonderungen übersteht?
- Standort, Abteilung, Person und Seriennummer gehören in Datenfelder, nicht in die Nummer; ein Präfix für grobe, stabile Kategorien ist vertretbar.
- Feste Länge mit führenden Nullen, nur eindeutige Zeichen und eine optionale Prüfziffer machen die Nummer tippsicher und tabellenfest.
- Vergebene Nummern werden nie erneut genutzt, und die Anlagennummer der Buchhaltung wird als eigenes Feld geführt.
„IT-MUC-VT-0042“ klingt ordentlich: IT-Gerät, Standort München, Vertrieb, laufende Nummer. Nach dem Umzug des Vertriebs nach Augsburg und einem Wechsel des Notebooks in den Einkauf stimmen zwei von vier Bestandteilen nicht mehr. Entweder wird neu etikettiert, oder die Nummer erzählt künftig etwas Falsches. Beides ist vermeidbar, wenn das Schema von Anfang an nur enthält, was sich nicht ändert.
Welcher Code auf das Etikett kommt und welche Scanner ihn lesen, beschreibt der Beitrag „Inventur mit Barcode-Scanner“. Hier geht es um die Nummer selbst: Aufbau, Zeichen, Vergabe und ihr Verhältnis zur Anlagenbuchhaltung.
Die Nummer identifiziert, sie beschreibt nicht
Eine Inventarnummer hat genau eine Aufgabe: ein Objekt eindeutig und dauerhaft wiederzufinden. Alles Beschreibende gehört in Felder der Datenbank, wo es sich ändern darf, ohne dass ein Etikett falsch wird. Die folgende Übersicht hilft bei der Entscheidung, welche Bestandteile in die Nummer dürfen.
| Bestandteil | In die Nummer? | Begründung |
|---|---|---|
| Standort, Raum, Gebäude | Nein | Geräte werden verlagert, Räume umgewidmet, Standorte geschlossen |
| Abteilung, Kostenstelle | Nein | Umorganisationen ändern beides häufiger als gedacht |
| Person, Kürzel | Nein | Geräte wechseln die Hand, und personenbezogene Angaben haben auf einem Etikett nichts zu suchen |
| Seriennummer | Nein | Uneinheitliche Länge und Zeichen, bei Garantieaustausch ändert sie sich |
| Grobe Kategorie | Möglich | Nur wenn die Kategorien über Jahre stabil bleiben |
| Anschaffungsjahr | Möglich | Ändert sich nie, verrät aber jedem das Alter des Geräts |
| Laufende Nummer | Ja | Der eigentliche eindeutige Teil |
Die schlichteste Lösung ist eine reine laufende Nummer mit festem Firmenpräfix. Sie ist nie falsch, dafür erkennt man am Etikett nichts über das Gerät. Für viele Betriebe ist das der richtige Kompromiss, weil die Nummer ohnehin fast immer gescannt oder gesucht wird.
Ein Präfix für die Kategorie: wann es trägt
Ein Präfix wie „NB“ für Notebooks oder „WZ“ für Werkzeuge hilft beim Sortieren von Listen und beim schnellen Blick auf einen Stapel Geräte. Es funktioniert, solange die Kategorien grob genug sind. „IT“, „Werkzeug“, „Möbel“ und „Fahrzeug“ überstehen Jahre; „Notebook 14 Zoll“ oder „Leihgerät Vertrieb“ nicht.
Legen Sie vorher fest, was bei einer Umkategorisierung passiert. Die sauberste Regel lautet: Die Nummer bleibt, auch wenn das Präfix danach nicht mehr zur Kategorie passt. Ein Gerät umzunummerieren bedeutet, Etikett, Protokolle, Belege und Verweise in anderen Systemen gleichzeitig anzupassen, und das gelingt selten vollständig.
Vorsicht bei Präfixen für Gesellschaften oder Mandanten. Werden Geräte zwischen zwei Gesellschaften einer Gruppe übertragen, entsteht dasselbe Problem wie beim Standort.
Länge, Zeichen und Prüfziffer
Die Form der Nummer entscheidet darüber, ob sie in Tabellen, Scannern und am Telefon ohne Fehler funktioniert.
- Feste Länge mit führenden Nullen: 000481 statt 481. So sortieren Listen richtig, und alle Etiketten haben dasselbe Format. Planen Sie großzügig; sechs Stellen reichen für fast jeden Mittelständler auf Jahrzehnte.
- Nur Großbuchstaben, Ziffern und Bindestrich: keine Umlaute, Leerzeichen, Schrägstriche oder Punkte. Sie machen Probleme bei Dateinamen, Importen und Scannern mit falschem Tastaturlayout.
- Keine verwechselbaren Zeichen: O und 0, I und 1, S und 5, B und 8 werden bei Handeingabe und am Telefon regelmäßig vertauscht. Wer Buchstaben im Präfix nutzt, verzichtet auf diese oder hält Buchstaben und Ziffern in getrennten Blöcken.
- Tabellen im Blick behalten: Tabellenkalkulationen entfernen führende Nullen, wenn eine Spalte als Zahl erkannt wird. Ein Präfix mit Buchstaben verhindert das zuverlässig.
Eine Prüfziffer ist optional. Sie lohnt sich, wenn Nummern oft von Hand eingetippt oder telefonisch durchgegeben werden. Verfahren wie der Luhn-Algorithmus erkennen jede einzelne falsche Ziffer und die meisten Zahlendreher benachbarter Ziffern. Beim Scannen bringt sie wenig, denn gängige Strichcodes wie Code 128 enthalten bereits ein eigenes Prüfzeichen für den Lesevorgang.
Nummern werden nie ein zweites Mal vergeben
Eine ausgesonderte, verlorene oder versehentlich angelegte Nummer bleibt verbraucht. Löschprotokolle, Übergabebestätigungen, Prüfberichte und Rechnungen verweisen auf sie. Taucht dieselbe Nummer Jahre später an einem neuen Gerät auf, lässt sich keiner dieser Nachweise mehr eindeutig zuordnen.
Lücken in der Nummernfolge sind deshalb normal und kein Hinweis auf Schlamperei. Wer eine lückenlose Folge erwartet, etwa bei einer Prüfung, sollte die Regel schriftlich festhalten.
Zwei Sonderfälle sollten Sie vorab regeln:
- Garantieaustausch: Liefert der Hersteller ein Austauschgerät, kann die Inventarnummer beim Vorgang bleiben, während Seriennummer und Historie aktualisiert werden. Alternativ bekommt das neue Gerät eine neue Nummer. Wichtig ist, dass alle gleich verfahren.
- Altbestand: Bestehende Nummern müssen nicht sofort ersetzt werden. Oft genügt es, die alte Nummer als eigenes Feld zu übernehmen und neue Etiketten erst bei der nächsten Inventur anzubringen.
Was auf das Etikett gehört und was in die Datenbank
Auf dem Etikett steht so wenig wie möglich: die Nummer im Klartext, der maschinenlesbare Code und gegebenenfalls der Firmenname mit einer Telefonnummer für Finder. Alles andere gehört in den Datensatz.
- Auf das Etikett: Inventarnummer, Code, Firmenname, gegebenenfalls ein Hinweis wie „Eigentum der …“.
- In die Datenbank: Standort, Nutzer, Kostenstelle, Kaufdatum, Preis, Seriennummer, Garantie, Prüftermine.
- Nirgends sichtbar: Passwörter, IP-Adressen oder interne Hostnamen, die Angreifern nützen würden.
Ob der Code die Nummer selbst, eine interne Kennung oder einen Link enthält, ist eine technische Entscheidung. Für Menschen muss die Nummer immer lesbar darunter stehen, damit ein beschädigtes Etikett nicht zum Stillstand führt.
Inventarnummer und Anlagennummer
In vielen Betrieben gibt es zwei Nummern für dasselbe Gerät. Die Anlagenbuchhaltung vergibt eine Anlagennummer für Vermögensgegenstände, die im Anlagenverzeichnis geführt und abgeschrieben werden. Die Inventarnummer dient der physischen Identifikation im Betrieb.
Beide Nummern decken sich selten eins zu eins. Günstige Geräte und Zubehör werden oft sofort als Aufwand gebucht und erscheinen nicht als eigene Anlage, sollen aber trotzdem ausgegeben und zurückgenommen werden. Umgekehrt kann eine Anlage aus mehreren Geräten bestehen, etwa eine Maschine mit fest zugeordnetem Zubehör. Führen Sie die Anlagennummer deshalb als Feld im Inventardatensatz, statt eine der beiden Nummern aus der anderen abzuleiten. Wie Buchhaltung und Bestandsliste zum Jahresabschluss zusammenkommen, beschreibt der Beitrag „Inventur zum Jahresabschluss“; die buchhalterische Behandlung klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Inventarnummern in Inventonia
Inventonia kann Inventarnummern auf Wunsch automatisch vergeben. Das Standardmuster lautet INV-{Kategorie}-{Kurzname}- gefolgt von sechs Ziffern; die Stellenzahl ist zwischen 1 und 12 einstellbar. Jede Nummer ist innerhalb einer Organisation eindeutig. Wer nach den Überlegungen oben lieber auf den Kategorienamen im Präfix verzichtet, passt das Muster in den Einstellungen an, bevor die ersten Etiketten gedruckt werden.
Etiketten entstehen als A4-PDF für Avery L7163 oder L7159, wahlweise mit Code 128 oder QR-Code. Der Code enthält eine interne Kennung, die Inventarnummer steht im Klartext darunter. USB- und Bluetooth-Scanner im Tastaturmodus funktionieren ohne Zusatzsoftware, bei Inventuraufgaben lässt sich auch mit der Kamera scannen.
