Inventarverwaltung Open Source: selbst hostbare Projekte im Überblick

Wer „Inventarverwaltung Open Source“ sucht, bekommt Listen, in denen Warenwirtschaft, Ersatzteillager, Netzwerkdokumentation und Hausrat-Apps nebeneinanderstehen. Für einen Betrieb oder eine Schule, die wissen will, welcher Laptop bei wem liegt, passt davon nur ein Teil. Diese Übersicht trennt zuerst die Aufgaben und nennt dann die Projekte, die sich am Stichtag nachweislich selbst hosten ließen.

Lager oder Inventar: zwei verschiedene Aufgaben

Lagerverwaltung und Warenwirtschaft zählen Mengen: 400 Schrauben, 12 Kartons Toner, Zugänge, Abgänge, Lagerorte, Bestellungen, oft verbunden mit Einkauf, Verkauf und Buchhaltung. Das ist das Feld von ERP-Systemen wie Odoo (Community-Ausgabe unter LGPLv3) oder ERPNext (GPL-3.0). Wer so etwas sucht, ist mit den Projekten weiter unten falsch beraten.

Inventar- und Asset-Verwaltung dreht sich um das einzelne Stück: dieses Notebook mit dieser Seriennummer, ausgegeben an Frau Keller am 3. März, zurück mit Kratzer, geprüft bei der Inventur im Dezember. Hier geht es um Übergaben, Verantwortliche, Standorte, Garantien und Prüfungen. Die meisten Listenartikel werfen beides zusammen. Welche Fragen eine Tabelle an dieser Stelle nicht mehr beantwortet, steht im Beitrag Inventarverwaltung mit Excel.

Selbst hostbare Projekte am Stichtag

Aufgenommen sind Projekte, deren Quelltext und Lizenz öffentlich einsehbar sind und die aktuell gepflegt werden. Die Spalte „Schwerpunkt“ entscheidet mehr als jede andere, ob ein Projekt überhaupt in Frage kommt.

Übrig bleiben für die allgemeine Geräteverwaltung vor allem Snipe-IT und GLPI. i-doit open richtet sich an die IT-Dokumentation; der Hersteller bietet daneben die kostenpflichtige Ausgabe i-doit pro an. InvenTree und Part-DB sind stark, wenn es um Stückzahlen von Teilen geht, HomeBox ist nach eigener Beschreibung für Privathaushalte gebaut. NetBox dokumentiert Netzwerke und ist ausdrücklich kein allgemeines Inventarsystem.

Snipe-IT im Detail

Wer eine Snipe-IT Alternative sucht, sollte zuerst wissen, was Snipe-IT gut macht. Das Projekt existiert seit Jahren, hat auf GitHub knapp 15.000 Sterne und laut README über 300 Mitwirkende. Es unterscheidet sauber zwischen Assets mit eigener Inventarnummer, Zubehör ohne Einzelnummer, Komponenten wie RAM oder Festplatten, die einem Gerät zugeordnet werden, und Verbrauchsmaterial wie Toner. Dazu kommen Softwarelizenzen mit Plätzen, Ausgabe und Rücknahme an Personen, Standorte oder Geräte, Audits mit nächstem Audit-Datum und Sammel-Audit per Scan, Wartungen, Abschreibungen, LDAP-Abgleich, CSV-Import mit Spaltenzuordnung und eine REST-API. Ein Docker-Image gibt es ebenfalls.

Für den Betrieb in Deutschland ist Folgendes gut zu wissen:

• Server. Die aktuelle Dokumentation verlangt PHP ab 8.2 und unter 8.6, MySQL 5.7 oder MariaDB sowie Apache mit mod_rewrite oder IIS. Jeder PHP-Sprung ist damit ein eigener Wartungstermin.
• Sprache. Die deutsche Oberfläche entsteht über die Übersetzungsplattform Crowdin durch die Gemeinschaft, in einer Sie- und einer Du-Fassung. Wie vollständig einzelne Bereiche übersetzt sind, prüfen Sie am besten in der offiziellen Demo.
• Gehosteter Betrieb. Grokability, das Unternehmen hinter Snipe-IT, bietet kostenpflichtiges Hosting ab 39,99 US-Dollar im Monat an. Einen Serverstandort nennt die Preisseite nicht; für die Auftragsverarbeitung sollten Sie das vorher erfragen.
• Inventur. Das Audit bestätigt Gerät für Gerät, wann und wo es zuletzt gesehen wurde. Ob sich daraus die Stichtagsinventur für den Jahresabschluss belegen lässt, klären Sie mit der Buchhaltung; was dafür dokumentiert sein sollte, beschreibt der Beitrag Inventur zum Jahresabschluss.

Kostenlos selbst hosten: der Aufwand im Betrieb

Die Lizenz kostet nichts, der Betrieb kostet Arbeitszeit. Welche Stunden das sind, hängt von Ihrer Umgebung ab. Die Arbeitsblöcke sind aber bei allen Projekten dieselben:

• Einrichtung. Server, Webserver, Datenbank, Zertifikat, Mailversand, Zeitpläne für Hintergrundaufgaben.
• Updates. Die Releases lesen, vorher sichern, einspielen, Datenbankmigration abwarten, danach prüfen. Bei aktiven Projekten kommt das mehrmals im Jahr vor.
• Plattformpflege. PHP-, Python- oder Datenbankversionen laufen aus und müssen gewechselt werden, oft unabhängig vom Release-Takt des Projekts.
• Sicherung. Datenbank und hochgeladene Dateien regelmäßig sichern und die Rücksicherung mindestens einmal ausprobieren.
• Anbindung. LDAP oder Active Directory, Gruppen, Rollen, Abmeldung ausgeschiedener Mitarbeitender.
• Rückfragen. Jemand muss erreichbar sein, wenn der Scanner nicht mehr liest oder ein Import scheitert, auch in der Urlaubszeit.

Bewerten Sie diese Blöcke mit Ihrem internen Stundensatz. Erst dann ist „kostenlos“ mit einem Lizenzpreis vergleichbar. In vielen Häusern ist die Rechnung trotzdem eindeutig zugunsten des offenen Projekts, vor allem wenn ohnehin jemand PHP-Anwendungen betreibt.

Wechsel von Snipe-IT oder GLPI

Ein Wechsel ist in beide Richtungen möglich und läuft fast immer über Tabellen. Snipe-IT erzeugt über den benutzerdefinierten Asset-Bericht eine CSV-Datei, GLPI exportiert Suchergebnisse als CSV, SLK oder PDF, wahlweise nur die aktuelle Seite oder alle Treffer. Diese Dateien werden im neuen System über eine Spaltenzuordnung eingelesen.

Planen Sie dabei drei Punkte ein. Die Historie, also frühere Ausgaben und Audits, kommt über eine einfache Tabelle meist nicht mit; bewahren Sie den Altbestand deshalb als Export auf. Personen, Standorte und Kategorien sollten im Zielsystem vorher angelegt oder aus dem Verzeichnisdienst übernommen sein. Und prüfen Sie die Umlaute: Die GLPI-Dokumentation weist selbst darauf hin, dass Excel UTF-8-kodierte CSV-Dateien nicht immer richtig anzeigt.

Wo Inventonia steht

Inventonia ist nicht Open Source und steht deshalb nicht in der Tabelle. Neue Releases sind proprietär; frühere Fassungen, die unter MIT veröffentlicht wurden, behalten diese Lizenz, ohne dass daraus Updates oder Support für neue Versionen folgen. Sie betreiben Inventonia als Docker-Paket auf eigenen Servern oder lassen es von uns in Deutschland hosten.

Es gibt kein Gratispaket. Die Jahrespreise liegen netto bei 790 € für Starter (500 Assets, 5 Konten mit Bearbeitungsrechten, ein Standort, Wartung und Prüfungen), 1.490 € für Professional mit LDAP, Softwarelizenzen, mehreren Standorten und API, 2.990 € für Business und ab 5.900 € für Enterprise. Leser, Self-Service und Prüfer zählen nicht zum Kontolimit. Managed Hosting beginnt bei 3.990 € im Jahr.

Zum Wechsel: Einen eigenen Importer für Snipe-IT oder GLPI hat Inventonia nicht. Der Import nimmt CSV, XLSX und XLSM, führt durch Prüfen, Spaltenzuordnung und Vorschau, meldet Fehler je Zeile und speichert Zuordnungsprofile. Übernommen werden Assets; Mitarbeitende kommen aus LDAP oder SCIM oder werden angelegt. Nach Vertragsende bleiben Ansicht und der vollständige Export „Alle Daten herunterladen“ mit CSV je Tabelle, Dokumenten und Prüfsummen. Wie Übergaben mit Empfangsbestätigung dort ablaufen, zeigt der Beitrag Geräteübergabe an Mitarbeiter dokumentieren.

Wenn in Ihrem Haus jemand Snipe-IT oder GLPI gern betreibt und die Funktionen reichen, bleiben Sie dabei. Inventonia lohnt den Blick, wenn Sie Pflege und Updates nicht selbst tragen wollen oder Prüftermine, Offboarding und Aussonderung mit Nachweis in einem System brauchen. Die Live-Demo läuft ohne Registrierung.

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